Налоговая учетная политика: Приложение № 8 к НУП

Порядок оформления служебных командировок

Утвержден приказом от «___» ___________ 20 __ г. № ____

1. Командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

2. В служебную командировку направляются работники компании, с которыми имеются трудовые договоры, заключенные в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан.

3. Командировка в пределах и за пределы Республики Казахстан оформляется приказом компании за подписью первого руководителя (лица, замещающего его). Приказ должен содержать следующую информацию:

• ФИО командируемого, его должность;
• цель командировки;
• пункт назначения (при этом пунктов может быть несколько). При командировках в пределах Республики Казахстан оформляется командировочное удостоверение. Выезд в командировку за пределы Республики Казахстан подтверждается визовыми отметками в паспорте;
• срок командировки;
• об ограничениях, которые установлены руководством (например, в конкретных случаях не разрешается пользоваться самолетами);
• о разрешении осуществлять наем помещения для проживания (кроме гостиниц) у физических лиц или индивидуальных предпринимателях и порядке подтверждения понесенных расходов;
• указание бухгалтерии о выдаче денег на командировочные расходы;
• основание командировки в случаях, когда командировка оформляется по вызову другой организации (на основании договора на обучение с обучающей организацией, в связи с вызовом для участия в качестве эксперта при составлении актов и т. д.).

4. Расходы на проезд, в том числе на бронирование билетов, учитываются при наличии первичных подтверждающих документов. При наличии подтверждающих документов, стоимость проезда не рассматривается как доход работника, а учитывается в затратах для отнесения на вычеты в составе командировочных расходов. Проезд авиатранспортом должен быть подтвержден посадочным талоном.

5. Расходы по найму помещения подтверждаются первичными документами об оплате. При оплате проживания наличными деньгами расходы подтверждаются счетами и чеками. Затраты на наем помещения при проживании у физических лиц, подтверждаются договорами на аренду жилья (нотариально заверенными) и первичным документом о факте оплаты проживания.

6. Расходы на проживание, подтвержденные необходимыми документами, у работника не рассматривают как доходы, а у компании учитывается в затратах на командировочные расходы для учета в вычетах. Расходы на проезд и на проживание, не подтвержденные документально при сдаче работником авансового отчета, должны в целях налогообложения учитываться в доходе работника совокупно с другими доходами.

7. При оплате командировочных расходов приглашающей стороной необходимо представить документы, подтверждающие оплату приглашающей стороны.

8. Суточные командировочные расходы выдаются: в пределах Республики Казахстан – не выше 6 МРП в сутки и за пределы Республики Казахстан – не выше 8 МРП в сутки (в размере, действующем на начало финансового года) в соответствии с требованием подпункта 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса. При фактическом перерасходе суточных против предусмотренных норм сумма перерасхода учитывается в целях налогообложения как доход работника.

9. При необходимости продления срока командировки, продление оформляется официально приказом для обоснования дополнительной выплаты суточных и срока возврата из командировки.

10. Подпунктом 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса срок командировки установлен «до сорока суток». При превышении установленного срока суточные за дни превышения должны учитываться в целях налогообложения в доходе работника. При необходимости командировки сверх установленного срока командировка должна оформляться новым приказом.

11. Прочие расходы, связанные с целью командировки, при наличии подтверждающих первичных документов, могут отражаться в авансовом отчете для признания их руководством компании.

12. После возвращения работника из командировки должен быть представлен для утверждения авансовый отчет о расходах, связанных с командировкой, не позднее 5 календарных дней после даты возвращения.

Примечание. С 1 января 2011 года установлен МРП в размере 1 512 тенге.