19. Порядок оформления авансовых отчетов, командировочных и представительских расходов
Налоговая учетная политика: 19. Порядок оформления авансовых отчетов, командировочных и представительских расходов
В компании действует порядок выдачи денег в подотчет и составления авансовых отчетов подотчетными лицами, утвержденный приказом № ___ от __________ (см. приложение № 7 к НУП).
19.1. Командировочные расходы
(ст. 101 Налогового кодекса)
Порядок оформления служебных командировок смотрите в приложение № 8 к НУП.
Согласно подпункту 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Трудовой кодекс), «командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку».
В соответствии с положениями статьи 152 Трудового кодекса при направлении работников в командировки предусмотрены следующие компенсационные выплаты работникам:
• суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время нахождения в пути;
• расходы по проезду к месту назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения.
Порядок направления в командировку (сроки, условия, обязательные документы и т. д.) разрабатываются и утверждаются компанией с учетом ограничений, установленных трудовым законодательством, при направлении в командировку в отношении работников, не достигших 18-летнего возраста (ст. 183 Трудового кодекса), женщин, имеющих детей в возрасте до 7 лет, и других лиц с семейными обязанностями, осуществляющих уход за больными членами семьи или воспитывающих детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (ст. 187 Трудового кодекса), работников-инвалидов (ст. 226 Трудового кодекса).
Согласно статье 101 Налогового кодекса, компенсации при служебных командировках относятся на вычеты при определении налогооблагаемого дохода у компании.
В целях налогообложения к компенсациям при служебных командировках, учитываемым в вычетах, относятся:
1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);
2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и бронь (в том числе расходы на наем жилища у физических лиц на основании договоров гражданско-правового характера);
3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению компании.
При утверждении размеров суточных расходов учитывается, что суточные в пределах норм, установленных подпунктом 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса, не рассматриваются как доходы работников и относятся на вычеты компанией как командировочные расходы. Если утвержденные компанией-работодателем суточные расходы превышают установленные нормы, то сумма превышения рассматривается как доход работника и облагается соответствующими налогами и платежами;
4) расходы, произведенные компанией при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).
Не рассматриваются в качестве дохода работника компенсации при служебных командировках:
• установленные в подпунктах 1, 2 и 4 статьи 101 Налогового кодекса;
• суточные не более 6-кратного размера МРП, действующего на 1 января соответствующего финансового года, в сутки – за период нахождения в командировке в пределах Республики Казахстан до сорока суток;
• суточные не более 8-кратного размера МРП, действующего на 1 января соответствующего финансового года, в сутки – за период нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан до сорока суток.
Примечание.С 1 января 2011 года МРП – 1 512 тенге.
Командировочные расходы относятся на вычеты по строке 100.00.041 Декларации по КПН. Сумма превышения суточных в целях налогообложения учитывается как доход работников.
19.2. Представительские расходы
(ст. 102 Налогового кодекса)
К представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате компании, производимые:
1) в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;
2) в целях организации и проведения заседаний совета директоров, иного органа управления компании, кроме исполнительных органов, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам также относятся расходы на транспортное обеспечение указанных лиц, питание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
В то же время не относятся к представительским расходы на организацию досуга, развлечений или отдыха.
Представительские расходы являются затратами компании, связанными с ее предпринимательской деятельностью и с получением совокупного дохода, поэтому учитываются в вычетах при определении налогооблагаемого дохода. Данные расходы осуществляются компанией на основании официальных решений (приказ, распоряжение и т. д.), по разработанному плану проведения мероприятия с указанием количества приглашаемых участников и собственного персонала, утвержденной сметы расходов и ответственных лиц за проведение мероприятий. Для реализации предусмотренных сметой расходов выделяются конкретные суммы денег под отчет ответственным за организацию работникам.
Понесенные расходы подтверждаются первичными документами: платежными документами (в т. ч. счетами-фактурами), фискальными (товарными) чеками, накладными, актами выполненных работ и так далее. Все расходы, подтвержденные документально, являются затратами компании.
Представительские расходы, определенные статьей 102 Налогового кодекса, согласно подпункту 27 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются как доходы физического лица.
Представительские расходы рассматриваются как доход работника в том случае, если расходы выданных средств не подтверждены документально. В этом случае расходы, не подтвержденные документально, учитываются в доходах работника в целях обложения соответствующими налогами и обязательными платежами.
Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 процента от суммы расходов работодателя по доходам работника, подлежащим налогообложению, определяемым в соответствии с пунктом 2 статьи 163 Налогового кодекса. При определении общей суммы затрат на доходы работников за год отдельные выплаты работникам не рассматриваются как доходы (перечень выплат по пункту 3 статьи 155 Налогового кодекса).
В случае превышения компанией расходов на представительские расходы сверх установленного предела сумма превышения не относится на вычеты при определении налогооблагаемого КПН дохода.
В пределах нормы и при наличии подтверждающих документов затраты на представительские расходы отражаются по строке 100.00.042 Декларации по КПН в форме 100.00.
По представительским расходам компанией ведется налоговый регистр № 10 согласно приложению № 23 к НУП.