Налоговая учетная политика: Приложение № 7 к НУП

Порядок выдачи денег в подотчет и составления авансовых отчетов подотчетными лицами

Утверждено приказом № ____ от «___» ________ 20___ г.

Вводная часть

Данный порядок определяет:

• перечень событий, при которых предусмотрена выдача денежных средств под отчет;
• категории физических лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет;
• предельные суммы денежных средств, выдаваемые под отчет физическим лицам;
• формы первичных документов, используемые при выдаче денежных средств под отчет и составлении авансового отчета;
• сроки представления авансовых отчетов;
• возврат неиспользованных сумм денежных средств, ранее выданных под отчет.

1. Перечень событий, при которых предусмотрена выдача денежных средств под отчет (перечень может быть расширен с учетом других обстоятельств):

• командировки (по территории Республики Казахстан, за пределы Республики Казахстан);
• приобретение товаров, работ и услуг;
• представительские расходы;
• приобретение ГСМ;
• обучение сотрудников;
• праздничные мероприятия.

2. Категории физических лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет:

• денежные средства под отчет выдаются работникам компании, согласно перечню установленному приказом № _____ от ______________;
• денежные средства в подотчет не могут выдаваться физическим лицам, которые не являются работниками компании.

3. Предельные суммы денежных средств, выдаваемые под отчет физическим лицам.

Сумма денежных средств, выдаваемая под отчет, определяется внутренним распорядительным документом в отношении конкретного события. Максимальная сумма денег, выдаваемая под отчет, не может превышать _________ тенге.

4. Формы первичных документов используемые при выдаче денежных средств под отчет и составлении авансового отчета.

Согласно пункту 18 приказа министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» от 22 июня 2007 года № 221, первичные документы, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, могут быть разработаны организацией самостоятельно и принимаются к учету, если содержат обязательные реквизиты в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

При использовании денежных средств на определенные цели, выданные под отчет физическим лицам, компания использует формы первичных учетных документов, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года № 216:

• расходные и приходные кассовые ордера;
• доверенности;
• приходные ордера (на склад);
• акты о приемке (поступлении) оборудования;
• акты приемки-передачи нематериальных активов;
• счета-фактуры и т. д.

5. Сроки представления авансовых отчетов.

Авансовые отчеты должны быть представлены в течение 5 рабочих дней после завершения события, в связи с которым деньги были выданы под отчет.

При непредставлении авансового отчета об использовании выданных под отчет денег новая выдача денег под отчет не допускается.

6. Возврат неиспользованных сумм денежных средств, выданных под отчет.

С физическими лицами, систематически получающими под отчет деньги в значительных суммах, заключаются договоры о материальной ответственности, предусматривающие условия возмещения сумм, полученных физическим лицом под отчет, расход которых не подтвержден авансовым отчетом. Договоры о материальной ответственности разрабатываются в соответствии с положениями Гражданского и Трудового кодексов.

В договорах могут предусматриваться следующие способы возврата неиспользованных, использованных не по назначению или не подтвержденных документально подотчетных сумм:

• внесение остатка (уплата) в кассу;
• удержание из заработной платы как долга работника перед работодателем (с учетом согласия работника и соблюдением ограничения удержаний из заработной платы в пределах 50%);
• списание долга по решению компании, с отражением списанной суммы долга в качестве дохода работника, с целью налогообложения ИПН и социальным налогом, исчисления ОПВ и социальных отчислений (в соответствии с подпунктом 2 статьи 165 Налогового кодекса).

При расходе денег сверх выданной суммы на конкретные цели, подтвержденном документально, в случае принятия и утверждения авансового отчета руководством компании, перерасходованная сумма компенсируется работнику.