Глава 14. Автоматизация бухгалтерского учета
Путеводитель бухгалтера – 2012: Глава 14. Автоматизация бухгалтерского учета
14.1. АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХУЧЕТА – ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ КОМПАНИИ
14.1.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ, КРИТЕРИИ ВЫБОРА СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ
Когда говорят об автоматизации бухгалтерского и налогового учета, имеют в виду исключение ручной обработки и ошибок при заполнении документов и отчетов, автоматически выполненные расчеты, интеграцию с другим необходимым программным обеспечением, обработку документов и получение отчетов в короткие временные промежутки, что будет благоприятно влиять на управление бизнес-процессами.
К бухгалтерским системам предъявляются требования по полноценному качественному учету, оперативности, надежности, удобному интерфейсу. В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов, осуществлять безошибочный перенос данных из одной формы в другую, производить накопление итогов, обеспечивать обращение к данным справочников и архивов.
Для получения ожидаемого результата, в зависимости от особенностей учета, данные могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого рабочего плана счетов, задающего основные параметры настройки конкретной системы.
Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, определение налогооблагаемой базы и исчисление налогов, суммирование итогов и формирование отчетов, должны использовать нормативы, которые приняты в текущее время. Для этого необходимо поддерживать программное обеспечение в актуальном состоянии. Это достигается путем периодической замены версий программного обеспечения. Очередную версию можно получить в рамках информационно-технического сопровождения или доработки, настройки действующей системы на местах.
Надежность бухгалтерской системы означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Но если происходит неожиданный технический сбой, важно иметь возможность восстановления системы и базы данных в кратчайшие сроки.
Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться за советом или консультацией и за заменой устаревшей версии на актуальную версию.
Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, среди которых:
• единообразное выполнение идентичных операций, с использованием нормативной информации, которое предупреждает случайные ошибки при вводе данных;
• разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций.
Компьютерные системы предоставляют широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Например, мы можем практически ежедневно сравнивать результаты и выполнять сверки счетов, если учет ведется оперативно, и, как результат, регулярно поступающие данные способствуют эффективному менеджменту.
Рассмотрим критерии выбора систем автоматизации бухгалтерского, налогового учета и отчетности.
1. Возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей. Организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей (например, администратором, специалистом бухгалтерской службы и пользователем информацией (менеджеры, аудиторы).
2. Разграничение прав доступа к документам.
В зависимости от того, к какой из групп пользователей принадлежит специалист, он может иметь различные права доступа к регистрационно-контрольным карточкам, документам и настройкам системы.
Пользователи, имеющие статус «Администратор», имеют полный доступ к системе. Чаще всего этот статус в бухгалтерской системе имеет главный бухгалтер. Владелец такого статуса может не только выполнять любые операции с документами и их регистрационными данными, но и может изменять параметры системы.
Группа пользователей со статусом «Пользователь» имеет доступ к отдельным задачам, к журналам, документам, но не может изменять настройки и параметры системы в целом. Обычно к данной группе относят бухгалтеров и других пользователей, которые будут отвечать за ввод информации в базу данных на своем участке. Другие участки могут быть для них закрыты.
Статус «Просмотр» предназначен для исполнителей или пользователей, которые не только не имеют доступа к настройкам системы, но и имеют ограниченный доступ к журналам, карточкам и документам. Пользователям данной группы разрешено только чтение информации из базы данных, поиск по ней и формирование отчетных документов. Операции редактирования или удаления данных не доступны для данной категории пользователей.
Организованная таким образом система разграничения прав доступа к данным позволяет обеспечить достоверность, конфиденциальность и целостность информации, хранящейся в системе.
3. Зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей. Современные системы имеют низкую зависимость скорости работы от количества документов в базе данных и от количества одновременно работающих с системой пользователей, что позволяет без труда обрабатывать большие массивы документов ежедневно.
4. Наличие системы поиска документов и объектов учета. Все справочники и журналы программного обеспечения должны быть оснащены высокоэффективной системой поиска и фильтрации информации при больших объемах данных. Для выполнения подобных функций «вызывается» окно, которое позволяет задать различные критерии поиска и фильтрации.
Например, для поиска поставщика в большом перечне справочника достаточно указать или код, или часть наименования, или РНН. Для выборки части бухгалтерских проводок из журнала можно задать желаемые параметры, например, дебетовый счет проводки (или кредитовый, или проводку полностью), интервал дат, один из элементов аналитического учета или другую характеристику, и на экране будут отображены только проводки, соответствующие заданным параметрам.
5. Наличие функции архивации данных. В системе должна быть предусмотрена возможность создания резервных копий данных. Создание архивов – копий данных и сохранение их на внешних носителях позволяет во много раз уменьшить вероятность потери информации и увеличивает возможность ее долговременного хранения.
При работе с базами данных всегда есть вероятность возникновения сбоя по техническим причинам в результате отключения электропитания, сбоя в работе оборудования и т. д. Наличие копий данных дает возможность в любой момент времени восстановить данные и вернуться к нормальной работе.
6. Требования к операционной системе, необходимость приобретения системы управления базами данных, зависимость от сторонних продуктов. Главным программным требованием является требование к операционной системе. Желательно, чтобы программный продукт работал с помощью уже имеющихся на предприятии версий операционных систем. Разумеется, мы ведем речь о лицензионной операционной среде.
7. Интеграция с другими системами, обеспечивающая связь автоматизированных бизнес-процессов с корпоративными системами, а также с внешними системами: информационной системой «Система обработки налоговой отчетности» (СОНО), автоматизированной системой «Учет обязательных социальных отчислений и пенсионных взносов» (АС СП), системой «Банк-клиент» и т. д.
8. Удобство сопровождения. Вместе с программным продуктом обычно поставляется инструкция по установке программного обеспечения и инструкция по эксплуатации (руководство пользователя). Однако необходимо предусмотреть: возможность поддержки со стороны разработчика системы; определить, насколько доступны его услуги на рабочем месте, дистанционно; оговаривается ли порядок предоставления консультаций в договоре; какова стоимость информационно-технического сопровождения при внедрении и в процессе дальнейшей эксплуатации; насколько возможно оперативно получить обновление программного обеспечения и самостоятельно его выполнить.
14.1.2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ
Можно ли дать экономическую оценку программным средствам?Многие при ответе на этот вопрос ориентируются на финансовые затраты, направленные на приобретение программного обеспечения. Однако следует особое внимание уделять затратам на эксплуатацию системы, так как только в том случае, если известны затраты на эксплуатацию программного обеспечения, на освоение и внедрение, можно оценить целесообразность покупки конкретного программного обеспечения и эффективность осуществляемых инвестиций.
Из каких элементов состоят затраты на эксплуатацию конкретного программного обеспечения, что они в себя включают?К элементам затрат относятся в первую очередь амортизационные отчисления по техническим средствам и амортизация самого программного обеспечения (нематериальный актив), расходы на оплату труда бухгалтеров и программистов (операторов), сопровождающих данное программное обеспечение, затраты на услуги сторонних организаций по информационно-технической поддержке, затраты на обновление системы (постоянная поддержка программного обеспечения в актуальном состоянии).
На эффективность использования программного обеспечения оказывает влияние такой важный фактор, как степень автоматизации бухгалтерского и налогового учета с ориентировкой на требование законодательства и учетной политики компании. Оценка технико-эксплуатационных характеристик позволяет выявить имеющиеся функции или, наоборот, те функции, которые в данном программном обеспечении не реализованы. Если необходимые функции отсутствуют, следует определить возможность доработки программы и целесообразность доработки. Другим фактором является степень подготовленности персонала для работы с программным обеспечением, расходы на обучение и, что не менее важно, желание работать с новым программным обеспечением. Отсутствие у бухгалтера желания осваивать новые технологии может перечеркнуть все планы руководства предприятия на качественное управление бизнес-процессами, а вложенные средства (и ежемесячно вкладываемые) потянут лишь убытки. Следует знать, что в момент внедрения на пользователя возлагаются дополнительные задачи и увеличивается объем работы. Хорошими помощниками бухгалтеру становятся знание предметной области, деловой настрой, инициатива, творческий подход, способности организовать учет и управлять существующими инструментами настроек.
14.1.3. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ВНЕДРЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Этап 1. Разработка программы автоматизации, выбор масштабов автоматизации. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться учет и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема в первую очередь стоит перед крупными предприятиями, со сложным учетом и объемным документооборотом.
Например, поочередно решаются задачи автоматизации заработной платы, учета денежных средств, торговых операций и т. д. Когда речь идет о небольшой фирме, где один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще – бухучет надо автоматизировать одновременно и полностью. Если программа будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый за своим компьютером, важно заранее четко распределить функции, чтобы в дальнейшем при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.
При разработке программы внедрения следует учитывать необходимость исходной информации в других структурных подразделениях предприятия, например, для отдела сбыта требуется информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения – информация об остатках на складах и их номенклатуре. Однако если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководство не пользуется аналитическими показателями, то информация для них не так важна в данный момент.
Этап 2. Применение настроек, адаптация типовой программы под учетную политику компании. В зависимости от самого программного обеспечения, от сложности учета, от потребности пользователя масштаб настройки программного обеспечения может быть разным, в частности, это настройки:
• параметров организации;
• справочников (заполнение);
• рабочего плана счетов и субсчетов;
• уровней аналитического учета по бухгалтерским счетам;
• схем типовых бухгалтерских проводок;
• первоначальных остатков (ввод);
• документов и отчетных форм.
Этап 3. Тестирование.
Этап 4. Ввод данных, обработка текущих документов, выполнение расчетов, распечатка документов, получение расчетов, формирование отчетов и т. д.
Внедрение считается завершенным, когда пользователь получает за первый отчетный период желаемые отчеты.
Если бухгалтер представляет себе схему движения данных в системе, ему легче ориентироваться в задачах, отслеживать свои действия и видеть результат.
Схема автоматизированного бухгалтерского и налогового учета на примере программного комплекса «Компьютернаябухгалтерия «АЛТЫН»
Нормативно-справочная информация (НСИ) постоянно хранится в программе, может пополняться и корректироваться. Таблица «Параметры» содержит название и реквизиты предприятия, ставки налогов, настройку сетевой версии, характеристики учетной политики.
В разделе «Справочники» находятся таблицы «Бухгалтерские счета», «Номенклатура», «Подотчетные лица», «Элементы учета», «Юридические лица» и др. Информация в справочниках чаще всего имеет вид реестра или картотеки, в которых содержатся коды объектов учета, их характеристики и настройки отдельных элементов.
Таблица «Начальные остатки» заполняется при внедрении программы. В дальнейшем из года в год таблица автоматически обновляется.
Раздел схемы «Текущие документы и расчеты» объединяет задачи бухгалтерского учета. Решение задач включает: обработку входящих документов, ввод данных, формирование первичной документации, выполнение расчетов по заработной плате, амортизации, налогообложению, себестоимости. При этом активно используется нормативно-справочная информация, алгоритмы расчетов и функции формирования документов. Задачи учета взаимоувязаны. Например, оформляем накладную на отгрузку товара, при этом автоматически происходит: а) списание товара со склада по себестоимости; б) определяется доход от реализации товара; в) определяется сумма начисленного НДС; г) отражается дебиторская задолженность покупателя.
Журнал бухгалтерских проводок пополняется автоматически. Журнал доступен для просмотра, поиска и отбора отдельных групп проводок, для ввода и корректировки данных. Журнал имеет содержательную аналитическую информацию, с помощью которой формируются разнообразные итоговые документы.
Результатом программной обработки данных являются финансовые отчеты, бухгалтерские регистры, разнообразные ведомости, книги, журналы, а также налоговые декларации, которые передаются в СОНО, налоговые регистры, ведомости расчетов с бюджетом, расшифровки налогов и других обязательных платежей и т. д.
Копии данных систематизируются пользователем в хронологическом порядке и хранятся в нескольких экземплярах на отдельных носителях.
14.1.4. БУХГАЛТЕРСКИЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ
Делопроизводство в Республике Казахстан, включая бухгалтерскую документацию, ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570). Также приказом и. о. министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» установлен перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. Существует государственный стандарт Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Согласно статье 11 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.
В соответствии с пунктом 74 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстана от 14 октября 2011 года № 1172 (далее – Правила ведения бухгалтерского учета), длительное хранение документов обеспечивается предприятием самостоятельно, при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет собственных средств организации.
Согласно статье 59 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее – Налоговый кодекс), при составлении учетной документации в электронном виде налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц органов налоговой службы представить копии такой документации на бумажных носителях. Согласно статье 46, срок исковой давности по налоговому обязательству и требованию составляет пять лет. Налоговая учетная документация хранится до истечения срока исковой давности. Однако следует учитывать виды налогов, периодичность отчетов, некоторые другие особенности.
Для чего предназначен электронный архив?
Электронный архив накапливает и сохраняет электронные образы бухгалтерских, кадровых и других документов и обеспечивает пользователям оперативный доступ к базам данных и копиям документов.
Какие существуют варианты создания бухгалтерских и кадровых электронных архивов?
Вариант 1. Многие из нас самостоятельно организуют структуру папок и файлов на своем компьютере. Используя этот способ, можно хранить как созданные на рабочем месте документы, так и отсканированные документы, предоставляемые другими юридическими и физическими лицами. В этом случае документы могут храниться независимо от системы бухгалтерского учета. Некоторые организации используют специальные системы архивного хранилища документов.
Вариант 2. Обеспечивается хранение базы данных и программного обеспечения для формирования документов по мере надобности. В этом случае электронные бухгалтерские документы привязаны к учетной системе, существующей на предприятии. Чем этот вариант хорош? Многообразие документов, создаваемых бухгалтерской программой, позволяет формировать документы, задавая произвольные параметры, такие как аналитические показатели, группировка данных, интервалы дат, наличие активов или обязательств на конкретную дату и другие.
Однако бухгалтер должен быть уверен, что с помощью имеющихся версий программного обеспечения можно работать с архивами прошлых лет. Если у вас нет уверенности в том, что вы правильно храните электронные архивы и сможете в любой момент ими воспользоваться, то проконсультируйтесь у специалистов, разработчиков вашего программного обеспечения.
Организационные документы компании, подлинники документов длительных сроков хранения, документы, которые касаются трудовых отношений, заработной платы, пенсионных взносов и социальных отчислений, следует иметь на бумаге, формировать номенклатуру дел, чтобы в любой момент обеспечить передачу в государственный или ведомственный архив.
Как организовать работу с электронными архивами?
На крупных предприятиях разрабатывают положение о документообороте, где описаны процесс создания, обработки документов, сроки исполнения, указаны ответственные лица и т. д. В данное положение включают раздел, который касается бухгалтерской документации. Кроме этого, раздел о ведении и хранении бухгалтерских документов должен быть и в учетной политике. Необходимо в этих нормативных документах обозначить порядок формирования электронных архивов, структуру, лиц, имеющих доступ к архиву и ответственных за сохранность данных, обеспечить дисциплину при создании и хранении электронных архивов, а также порядок их передачи от одного ответственного лица другому.
Как передаются электронные архивы при смене главного бухгалтера?
В процессе передачи дел проверяется наличие документации, состояние учета, достоверность отчетных данных. Передача электронных архивов должна обязательно отражаться в акте приема-передачи. Специалист, принимающий дела, должен убедиться в том, что программное обеспечение находится в актуальном для прочтения архивов и формирования документов состоянии.
14.2. ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ
Автоматизированные системы – это средства для решения прикладных задач различной сложности, используемых в различных сферах деятельности, которые позволяют выполнять ежедневную работу легче и быстрее. Иногда для повышения эффективности работы достаточно автоматизировать самые простые, привычные действия – все зависит от вида и масштабов деятельности предприятия и решаемых задач.
Далее приводится краткое описание некоторых автоматизированных систем и их предназначение, которые повсеместно используются в Республике Казахстан и призваны решать ежедневные задачи руководителей и бухгалтеров.
14.2.1. ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО
Термином «электронное правительство» (e-Government) обозначают единую систему, которая объединяет все государственные органы и позволяет им оказывать услуги с помощью Интернета, электронных терминалов или даже мобильного телефона. Услугами электронного правительства могут пользоваться физические лица, а также компании и предприниматели. В настоящее время электронное правительство Республики Казахстан предоставляет большой перечень государственных услуг, которые можно получить, не выходя из собственного кабинета. То, что раньше отнимало дни или недели, теперь возможно за считаные минуты.
Например, через сайт электронного правительства юридические лица и предприниматели могут получить следующие услуги:
• государственная регистрация, перерегистрация и ликвидация юридических лиц, учетная регистрация и снятие с учетной регистрации их филиалов и представительств;
• постановка и снятие с учета контрольно-кассовых машин;
• выдача справки об отсутствии (наличии) налоговой задолженности налогоплательщика, задолженности по обязательным пенсионным взносам и социальным отчислениям по Республике Казахстан;
• регистрация налогоплательщиков;
• регистрационный учет в качестве электронного налогоплательщика, замена и аннулирование электронной цифровой подписи налогоплательщика;
• выдача решения о применении специального налогового режима или об отказе в применении специального налогового режима;
• регистрационный учет налогоплательщика, осуществляющего отдельные виды деятельности;
• внесение новых моделей контрольно-кассовых машин в Государственный реестр контрольно-кассовых машин;
• приостановление (продление, возобновление) представления налоговой отчетности налогоплательщика (налогового агента);
• регистрационный учет, изменение регистрационных и снятие с регистрационного учета данных индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, адвоката;
• выдача справок о зарегистрированных правах (обременениях) на недвижимое имущество и его технических характеристиках;
• предоставление информации по залогу движимого имущества, не подлежащего обязательной государственной регистрации;
• оформление и выдача актов на право временного безвозмездного землепользования;
• выдача технического паспорта объектов недвижимости;
• государственная регистрация прав (обременений) на недвижимое имущество и сделок с ним;
• выдача лицензий на строительно-монтажные работы;
• выдача лицензий на производство (выпуск) строительных материалов, изделий и конструкций (за исключением сертифицируемой продукции);
• выдача лицензий на экспертные работы и инжиниринговые услуги в сфере архитектурной, градостроительной и строительной деятельности;
• выдача лицензий на проектно-изыскательскую деятельность;
• выдача разрешения на производство строительно-монтажных работ (начало строительства) по объектам местного значения;
• выдача разрешения на размещение объектов наружной (визуальной) рекламы.
Для работы с системой электронного правительства необходимо иметь доступ в Интернет и электронную цифровую подпись, которую можно получить в ЦОНе по месту регистрации. Порядок ее получения и требуемые документы указаны на сайте www.pki.gov.kz. Также имеется возможность получения электронной цифровой подписи через портал электронного правительства (http://e.gov.kz/wps/portal/EDSRegistration?lang=ru).
Порядок работы с системой электронного правительства описан на сайте www.egov.kz.
14.2.2. КАБИНЕТ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА
Веб-приложение «Кабинет налогоплательщика» позволяет просматривать лицевые счета и выписки с лицевого счета налогоплательщика, получать уведомления о налоговой задолженности и своих регистрационных данных, а также другую полезную информацию.
Назначением веб-приложения «Кабинет налогоплательщика» является автоматизация подготовки и представления форм налоговой отчетности в электронном виде без использования клиентского приложения СОНО, повышение достоверности собираемой и обрабатываемой информации, повышение оперативности представляемой информации в налоговые органы и повышение прозрачности работы налоговых органов.
Одной из особенностей веб-приложения «Кабинет налогоплательщика» является наличие личного информационного пространства налогоплательщика на веб-ресурсах Налогового комитета Министерства финансов Республики Казахстан. Имея доступ в Интернет, руководитель, предприниматель, бухгалтер посредством Кабинета налогоплательщика имеет возможность получать информацию в электронном виде об услугах, предоставляемых налоговыми органами. Таким образом, можно иметь криптоключ на съемном носителе и использовать его на любом компьютере, где есть доступ к Интернету. Это очень удобно при работе дома или в командировках. Криптоключ для работы в Кабинете налогоплательщика можно получить в налоговом департаменте, подав заявление в установленной форме.
Веб-приложение «Кабинет налогоплательщика» обеспечивает доступ к следующим услугам:
• предоставление регистрационных данных;
• предоставление лицевого счета;
• предоставление карточки лицевого счета;
• предоставление выписки по лицевому счету;
• оплата налогов и других обязательных платежей в бюджет;
• предоставление уведомлений/извещений:
− уведомления из Интегрированной налоговой информационной системы Республики Казахстан (ИНИС РК);
− уведомления камерального контроля;
− уведомления о сумме налога на имущество и земельного налога, исчисленных налоговым органом;
• предоставление возможности подачи налоговых заявлений:
− налогового заявления о проведении документальной проверки в связи с ликвидацией;
− налогового заявления для получения сведений об отсутствии и (или) наличии налоговой задолженности, задолженности по обязательным пенсионным взносам и социальным отчислениям;
− налогового заявления на проведение зачета и возврата налогов, других обязательных платежей, пеней, штрафов;
− налогового заявления о продлении срока представления налоговой отчетности;
− налогового заявления о приостановлении (продлении, возобновлении) предоставления налоговой отчетности;
− налогового заявления на применение (прекращение) специального налогового режима;
• предоставление возможности обжалования результатов налоговой проверки;
• предоставление информации о зарегистрированных на налогоплательщика объектах налогообложения;
• предоставление календаря налоговых событий.
Следует учесть, что просмотр форм по электронному мониторингу и формы 300.00, отправленных посредством использования СОНО, можно осуществить только в СОНО.
Налогоплательщики, имеющие криптоключи, получают все уведомления от налоговых органов через Кабинет налогоплательщика. Если налогоплательщик не увидел эти уведомления, то это целиком и полностью его вина. И по истечении срока, указанного в уведомлении, при бездействии налогоплательщика, к нему могут быть применены санкции со стороны налогового органа. Поэтому рекомендуется ежедневно «посещать» Кабинет налогоплательщика и оперативно реагировать на каждое уведомление, во избежание ненужных проблем.
Рассмотрим некоторые проблемы, которые часто встречаются на практике при работе с Кабинетом налогоплательщика.
Проблема 1. Браузер не находит среду Java, хотя она установлена.
В этом случае, скорее всего, в браузере может быть отключен плагин, отвечающий за работу Java. Нужно его найти и включить. Для примера, в браузере «Mozilla Firefox» это выполняется во вкладках «Инструменты / Дополнения / Плагины».
Проблема 2. При работе Кабинета налогоплательщика в операционной системе Windows 7 в браузер не импортируется криптоключ ни в режиме настройки Кабинета налогоплательщика, ни при ручном импорте криптоключа непосредственно в браузер.
Решения могут быть следующими:
• для файла запуска браузера следует установить функцию «Запускать от имени администратора»;
• если первая рекомендация не помогла, то нужно посмотреть права пользователей и назначить пользователю недостающие права. Возможно, потребуется сменить владельца – с администратора на пользователя.
Проблема 3. Невозможно просмотреть отправленные отчеты и уведомления.
Для решения этой проблемы следует:
• проверить наличие установленной на компьютере программы Adobe Reader версии 8 или выше;
• если необходимое программное обеспечение установлено, то проблема может быть в блокировании браузером всплывающих окон с сайта www.cabinet.salyk.kz. Необходимо добавить разрешение для данного сайта для разблокировки всплывающих окон. Например, в браузере «Mozilla Firefox» это настраивается так: «Инструменты / Настройки / Содержимое / Блокировать всплывающие окна / Исключения». Добавить адрес сайта www.cabinet.salyk.kz в исключения.
14.2.3. СИСТЕМА ОБРАБОТКИ НАЛОГОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
СОНО предлагает одно клиентское приложение по заполнению и передаче всех форм налоговой отчетности без использования Системы гарантированной доставки сообщений (СГДС). При использовании СОНО не возникает необходимости скачивать все формы налоговой отчетности, а достаточно скачать только необходимые формы для налогоплательщика, заполнить и отправить их на обработку, либо представить на бумажном носителе в налоговые органы.
СОНО имеет открытый API-интерфейс для программ сторонних разработчиков, что повышает удовлетворенность пользователей за счет наличия выбора программного обеспечения для подготовки форм налоговой отчетности и способствует развитию IT-сектора в Республике Казахстан.
Преимущества СОНО:
• гибкий открытый механизм описания форм налоговой отчетности;
• расширенная функциональность клиентского приложения;
• удобный интерфейс;
• высокая производительность и масштабируемость;
• возможность работы налогоплательщика с системой через портал Налогового комитета Министерства финансов Республики Казахстан, в том числе наличие доступа к лицевым счетам;
• использование bar-кодов при приеме форм налоговой отчетности на бумажных носителях;
• правильное использование современных технологий создания информационных систем;
• автоматическое обновление клиентских приложений;
• открытый API-интерфейс приема форм налоговой отчетности для внешних систем (бухгалтерские системы, ERP);
• возможность создавать, импортировать, обрабатывать, отправлять отчетность с большим объемом данных.
Криптоключ и программное обеспечение СОНО можно получить в налоговом управлении по месту регистрации, представив соответствующее заявление. Программное обеспечение можно скачать на сайте www.salyk.kz. Установка программы и дальнейшая работа осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя.
Рассмотрим часто возникающие проблемы при работе СОНО.
Проблема 1. Не устанавливается или не обновляется СОНО.
Наиболее часто причиной такого явления является антивирус. Для решения проблемы можно отключать антивирус на время установки или обновления СОНО. Либо настраивать в антивирусе исключения на папку с СОНО и на инсталляционные файлы.
Проблема 2. Не сохраняется профиль предприятия, не загружаются формы налоговой отчетности в СОНО.
Очень часто такая проблема встречается при установке СОНО на компьютер под управлением операционной системы Windows 7. Решить проблему можно следующими способами:
• проверить права пользователей и дать пользователю необходимые права к папке с установленной программой СОНО (С:/ Program Files / SONO / по умолчанию). Также может помочь смена владельца с администратора на пользователя. Эти действия можно проделать, кликнув по папке SONO правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства / Безопасность»;
• в случае если первый способ не дал результата, то можно точно так же установить права отдельно для следующих файлов (в папке / SONO / target / bin): hidec.exe, run_Sono_client_NP.bat, run_load_FNO_offline.bat, run_client.bat.
14.2.4. ЭЛЕКТРОННАЯ СТАТИСТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
Агентством по статистике Республики Казахстан разработана и внедрена программа по сдаче в электронном виде статистической отчетности.
Посредством программного обеспечения «Электронная статистическая отчетность» (ЭСО) можно:
• заполнить отчет, экспортировать в Excel и сдать в статистический орган на электронном (или бумажном) носителе;
• заполнить отчет, подписать цифровой подписью и отправить файл с отчетом на сервер ЭСО.
Если отчет планируется отправить на сервер ЭСО, необходимо иметь электронную цифровую подпись.
14.2.5. ЭЛЕКТРОННЫЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ЗАКУПКИ
Основная цель автоматизированной интегрированной информационной системы «Электронные государственные закупки» (АИИС ЭГЗ) заключается в повышении эффективности функционирования государственных закупок путем внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в процесс закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд, а также перевод процесса государственных закупок с бумажного на электронный вид. АИИС ЭГЗ является частью инфраструктуры электронного правительства.
Система предназначена для проведения электронных государственных закупок в режиме реального времени. Для этого система обеспечивает передачу информации о нуждах (заявках на поставку товаров, работ, услуг) заказчиков, их консолидацию и, как результат, формирование каталога тендеров (списка консолидированных заявок, утвержденных к закупке, с назначенными датами исполнения) с последующим проведением закупочных процедур.
Веб-портал государственных закупок – государственная информационная система, предоставляющая единую точку доступа к электронным услугам электронных государственных закупок.
Веб-портал государственных закупок обеспечивает следующую функциональность:
• регистрация участников процесса государственных закупок;
• планирование государственных закупок;
• сбор информации о проведенных государственных закупках;
• проведение электронных государственных закупок, в том числе обмен электронными документами между заказчиком и потенциальным поставщиком;
• предоставление информации о планируемых, проводимых и осуществленных государственных закупках посредством веб-портала государственных закупок;
• формирование статистики и отчетности по проведенным государственным закупкам;
• публикация разъяснений и нормативно-справочной информации в сфере государственных закупок;
• представление и публикация сведений, включаемых в реестры государственных закупок.
Задачи, решаемые системой:
• снижение бюджетных расходов на приобретение товаров, работ и услуг для государственных нужд;
• единый порядок формирования и размещения государственного заказа;
• сокращение затрат на проведение процедур государственных закупок;
• создание равных условий конкуренции среди поставщиков продукции;
• быстрый доступ к накопленной информации;
• значительное сокращение бумажного документооборота;
• повышение транспарентности и открытости процесса государственных закупок;
• снижение количества правонарушений в процессе государственных закупок.
Для автоматизированной работы с электронными государственными закупками необходимо иметь доступ в Интернет и электронную цифровую подпись.
Использование электронной закупочной площадки позволяет предприятию вступить в конкурентную среду, увеличить количество продаж, использовать больше возможностей для производства и реализации продукции, товаров и услуг.
Рассмотрим часто возникающие проблемы при работе с системой «Электронные государственные закупки».
Проблема 1. Не импортируется RSA-ключ в Java.
Причиной может быть неправильно введенный пароль. Если предполагается, что пароль правильный, то можно попробовать открыть: 18С: / Program Files / Java / jre6 / lib / applet и очистить ее. После этого попробовать еще раз импортировать RSA-ключ.
Проблема 2. В системе устаревшие данные, например название предприятия, ФИО руководителя. Как исправить?
Эти данные берутся из базы ИНИСРК. Вам следует обратиться в налоговый орган по месту регистрации либо в службу поддержки программы ИНИС РК.
14.2.6. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «УЧЕТ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ОТЧИСЛЕНИЙ И ПЕНСИОННЫХ ВЗНОСОВ»
АС СП предназначена для автоматизации процедур формирования, учета и контроля обязательных ежемесячных социальных отчислений и пенсионных взносов на уровне предприятия. АС СП позволяет в короткие сроки обрабатывать большие объемы данных, способствует достоверному и своевременному перечислению денежных средств в накопительные фонды, а также позволяет избежать их возвратов, связанных с различными ошибками. АС СП распространяется бесплатно, система размещена на сайте Государственного центра по выплате пенсий www.gcvp.kz.
14.2.7. СИСТЕМЫ «БАНК-КЛИЕНТ»
Данное программное обеспечение предназначено для полноценного расчетного и депозитарного обслуживания и управления денежными счетами в банках с удаленного рабочего места. Системы «Банк-Клиент» позволяют создавать и отправлять в банк платежные документы любых типов, а также получать из банка выписки по счетам (информацию о движении денег на счетах в разной валюте), осуществлять переписку с банком. Кроме этого, возможна интеграция системы с бухгалтерским программным обеспечением. Каждый банк предлагает клиентам свое программное обеспечение, которое может быть отличным от программного обеспечения других банков. Преимущества использования такой системы заключаются в мобильном обслуживании банковского счета, оперативном контроле движения денежных средств по счетам компании из любой точки мира, где есть доступ к сети Интернет. Функциональные способности различных систем могут отличаться. Для использования подобной системы банк предлагает своим клиентам заключить договор на обслуживание, предоставляет все необходимые атрибуты и инструкции пользователя.