Расчеты с подотчетными лицами: документальное оформление и учет

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций нередко возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Также наличность требуется командированным сотрудникам. Кроме того, потребность в наличности возникает в осуществлении представительских расходов. В таких случаях работнику из кассы выдаются в подотчет наличные денежные средства.

Работники, получающие денежные авансы, называются подотчетными лицами. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата неизрасходованных наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на:

– приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

– оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

– расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

– представительские расходы.

Подотчетные суммы авансов выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность производить эти расходы из подотчетных сумм и которых направляют приказом руководителя в командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться определенных правил:

– выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера;

– не выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц);

– не выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– работники, получившие денежные средства в подотчет, по истечении оговоренного в учетной политике компании срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы;

– откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки;

– выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам;

– сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить:

– своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;

– назначение и фактическое использование авансов;

– командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;

– правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

– правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

– правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

– своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

– наличие подтверждающих документов по всем операциям.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними, согласно Правилам ведения бухгалтерского учета (далее – Правила), утвержденным приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, должен быть включен в учетную политику предприятия. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам предприятия, и учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III, все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан:

1. Постановление Правления Национального Банка РК «Об утверждении Инструкции по оформлению, использованию и исполнению платежных поручений, платежных требований-поручений, инкассовых распоряжений» от 25 апреля 2000 года № 179.

2. Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562).

3. Приказ и. о. министра финансов РК «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений» от 2 августа 2011 года № 390.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены нормативно-правовыми актами РК, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству Республики Казахстан, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы.

Командировочные расходы

Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем предприятия. Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке. В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Согласно

...