Командировочные и представительские расходы: Общие положения

–  Гражданский кодекс Республики Казахстан от 1 июля 1999 года ¹ 409-I(далее – ГК РК);

–  Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года ¹ 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности);

–  формы первичных учетных документов, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года ¹ 216 «Об утверждении форм первичных учетных документов»;

–  типовой план счетов бухгалтерского учета;

–  международные и национальные стандарты финансовой отчетности;

–  правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года ¹ 221;

–  учетная политика предприятия.

Документирование хозяйственных операций

В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций.

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов. Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету.

Каких-либо нормативных документов о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок следует отражать в учетной политике, не существует. Соответствен

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

–  первичные документы;

–  учетные регистры;

–  бухгалтерская и налоговая отчетность;

–  график документооборота;

–  хранение документов.

В настоящее время значение процедур документирования усиливается в связи с требованиями налогового законодательства, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения для целей налогообложения проводимых организацией хозяйственных операций.

Так, согласно статье 100 Налогового кодекса, вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены, за исключением расходов будущих периодов, определяемых в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы – документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе:

–  наименование документа (формы);

–  дата составления;

–  наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

–  содержание операции или события;

–  единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

–  наименование должности, а также фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

–  регистрационный номер налогоплательщика.

Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способов обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальный предприниматель или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи – разборчиво.

Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неверного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть отмечено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Многие первичные документы имеют унифицированные, то есть типовые формы. К таким документам относятся документы по приему и выдаче денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

Все вышеуказанные требования должны соблюдаться и при оформлении документов для направления работника в командировку.

Основные положения по учету командировочных расходов в учетной политике организации

Для работников других организаций в целях ведения бухгалтерского учета такие нормы не разработаны. НСФО ¹ 2 или МСФО не содержат указаний по учету командировочных расходов, поэтому руководитель или другое ответственное лицо организации должны самостоятельно разработать нормы суточных и прочих расходов при служебных командировках с отражением этих расходов в учетной политике организации.

Организации при составлении учетной политики руководствуются положениями Налогового кодекса, Трудового кодекса и вышеуказанными правилами о служебных командировках.

Ниже приведен пример положений налоговой учетной политики ТОО, касающихся командировочных расходов.

Вычет сумм компенсаций при служебных командировках

К компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

–  фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

–  фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;

–  суточные, выплачиваемые работнику за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути, в размере, установленном директором ТОО;

–  расходы, произведенные ТОО или его работником при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Все расходы относятся на вычеты при наличии документов, подтверждающих расходы и их оплату.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

–  письменного распоряжения директора ТОО о направлении работника в командировку;

–  количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд;

–  командировочного удостоверения.

Дата выбытия – это дата отправления транспортного средства к месту командировки, дата прибытия – дата прибытия транспортного средства к основному месту работы.

После прибытия из командировки работник обязан в течение пяти дней представить руководству отчет о проделанной работе и сдать документы в бухгалтерию.

При отсутствии у работника документов, подтверждающих произведенные расходы и их оплату, выданный аванс на командировочные расходы удерживается из заработной платы работника.

Нормы по возмещению работникам суточных расходов, связанных с командировками, утверждается ежегодно приказом директора ТОО.

Примечание. В случае необходимости приказом руководителя нормы суточных могут быть изменены.

Приложение № 1

Раздел «Расходы»формы 100.00

Журнал регистрации вычетов по командировочным расходам

За период  ____________________________________________

Директор ТОО  ______________________________________

Главный бухгалтер  ___________________________________

Исполнитель  ________________________________________

ТОО  _______________________________________________

РНН  _______________________________________________

БИН  _______________________________________________