Порядок хранения документов бухгалтерского учета

Законодательством Республики Казахстан предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедура хранения регламентируются комплексом нормативных актов. Четкий и отлаженный рабочий процесс с минимальными затратами времени на поиск нужного документа возможен лишь при условии оптимизации документооборота.

К ведению бухгалтерской документации предъявляются определенные требования: документальность, краткость и ясность записей, их взаимный контроль. Операции отражаются в бухгалтерской документации с подкреплением оригиналов первичных документов.

Документы имеют следующее значение:

1) регистрируют хозяйственные операции и дают полную информацию о них;

2) документы – это первичная стадия бухгалтерского учета, и от того, насколько правильно и своевременно они составляются, зависит качество всего учета;

3) с помощью документов обеспечивается сохранность средств предприятия, так как движение средств невозможно без составления документов;

4) документы имеют юридическое значение, так как любой спорный вопрос может быть разрешен только с помощью документов.

Большое количество документов требует систематизации. Для этого их удобно группировать по следующим признакам:

– по назначению;

– объему информации;

– характеру утверждения и использования.

По назначению документы можно разделить на четыре группы:

1. Распорядительные: дают приказ на проведение хозяйственных операций, но не подтверждают факта проведения, поэтому они печатаются, подшиваются, регламентируются, но в бухучете не отражаются. К ним относятся:

– приказы;

– распоряжения;

– доверенности;

– чеки.

2. Исполнительные: подтверждают факт проведения хозяйственных операций, поэтому они отражаются в бухучете:

– накладные;

– требования;

– квитанции;

– акты и т. д.

3. Комбинированные: объединяют приказ на проведение операций и подтверждают факт их проведения. Если они полностью заполнены, то отражаются в бухучете:

– приходные и расходные кассовые ордера;

– платежные поручения и требования.

4. Документы бухгалтерского оформления: оформляются бухгалтерией и связаны с расчетными операциями:

– расчетные ведомости;

– таблицы начисления износа;

– справки бухгалтерии.

Документы бывают:

1) по объему информации: 

– разовые;

– накопительные;

2) по характеру использования и утверждения:

– исходящие;

– входящие;

– внутреннего назначения;

3) по характеру утверждения:

– типовые;

– корпоративные.

Формы типовых документов утверждаются Министерством финансов РК и обязательны для всех организаций и предприятий. Эти документы указываются в стандартах бухучета.

Корпоративные документы разрабатываются и утверждаются на предприятии. Их формы и виды указываются в учетной политике предприятия.

Сведения, которые должен содержать документ, называются реквизитами. Реквизиты обязательны для всех документов. Они бывают основными и дополнительными.

Основные реквизиты содержатся во всех документах – это наименование предприятия, документа, дата, содержание операции (наименование, единица измерения, количество, цена, сумма), подписи лиц, ответственных за операцию.

Дополнительные реквизиты – это подпись руководителя, главного бухгалтера и печать. Они содержатся во входящих, исходящих и денежных документах.

Требования к составлению документов

При составлении документов соблюдаются определенные требования:

1. Документы должны составляться на специальных бланках. Если их нет, то они печатаются на чистых листах бумаги, но с соблюдением всех реквизитов.

2. Документы печатаются либо заполняются ручкой с синей пастой.

3. В документах не допускаются помарки, подтирания.

4. В документах внутреннего назначения допускаются исправления ошибок, но по установленным правилам. Во входящих, исходящих и денежных документах исправление ошибок не допускается.

5. Документы составляются своевременно, в момент проведения операции.

6. Итоговые суммы в документах повторяются прописью с большой буквы.

7. Нумерация документов начинается с">