Как выжить бухгалтеру при сбое электричества

При сбое электричества пользователи бывают совершенно растеряны и просто не знают, что им делать. В статье предлагаются реально полезные советы и «лайфхаки», которые помогут смягчить последствия сбоя.

Виды отключений (сбоев) электричества

Виды сбоев электричества (далее – СЭ) разделяются для потребителей по их длительности.

Первый (легкий) вид (СЭ1) длится 5–15 минут. Обычно это случается при переключении различной автоматики в подстанциях, на линиях и т. д. Это с некоторой натяжкой можно назвать штатным поведением систем и не особенно страшно.

Второй вид (СЭ2) несколько потяжелее, длится 1, 2, 5 (иногда более) часов в течение одного дня. Такое бывает, например, при ремонтных работах на внутриквартальных электросетях и подстанциях. Перенести СЭ2 без предварительной подготовки уже невозможно.

Третий (и самый тяжелый вид) (СЭ3) – отсутствие света 1, 2, 3 суток. Такие ситуации бывают, например, при отказе электросчетчиков как раз на выходные, при краже линий и т. д.

Виды конфигураций офисов относительно СЭ

Конфигурации офисов (далее – КО) подразделяются по разновидностям и численности имеющейся в них аппаратуры, нуждающейся в электричестве.

Первая конфигурация (КО1) – это один-единственный компьютер (ноутбук, моноблок). Как правило, есть еще принтер/МФУ для печати документов, модем-роутер.

Вторая конфигурация (КО2) – несколько компьютеров (моноблоков, ноутбуков), принтер(ы)/МФУ, модем-роутер, свитч (хаб). Один из компьютеров играет роль сервера базы данных (далее – БД).

Третья конфигурация (КО3) – выделенный компьютер-сервер БД, рядовые компьютеры сети, принтер(ы)/МФУ, модем-роутер, свитч (хаб).

Чем сложнее КО, тем труднее ей перенести сбои СЭ2, СЭ3. Чем больше оборудования и его видов, тем сложнее найти замену каждому виду оборудования при СЭ.

Аппаратура, чувствительная к СЭ

Различные виды аппаратуры (далее – ВА) по отношению к СЭ делятся, прежде всего, по степени «электрической автономности» (термин условный): имеющие какую-либо степень автономности (5–15 минут для UPS (ВА1), 1, 3, 5 часов для ноутбуков (ВА2)) и не имеющие никакой встроенной степени автономности (ВА3: моноблок, системный блок (тауэр), принтер/МФУ, свитч (хаб), сетевое хранилище NAS (внешний диск), модем-роутер (кроме MiFi-GSM-модема)).

Виды оборудования, которые могут помочь при СЭ

Это ноутбуки, MiFi-GSM-модемы с аккумулятором, power-банки (мини-аккумуляторы с выходным разъемом для зарядки mini-USB), смартфоны с подключенным GSM-интернетом, а также, как ни странно, телефоны старого типа (обычные, а не современные радиотрубки).

Чтобы увеличить «электроавтономность», можно иметь не одно такое устройство, а несколько (несколько ноутбуков, power-банков и т. д). В отношении ноутбуков в домашних офисах обычно так и приходится делать, заводя «ноутбук на рабочем столе», «ноутбук на диване», «походно-полевой ноутбук» для внешних выездов и др.

Также можно приобрести несколько сменных батарей питания для одного ноутбука. Однако такое решение годится только для уже устаревших моделей ноутбуков. Современные ноутбуки уже лишены легкой возможности замены батареи: она спрятана глубоко в корпусе.

Виды деятельности, которые нужно продолжать при СЭ

Это выписка документов из БД, работа с ФНО и КВС (казахстанскими веб-сервисами), печать документов, выдача справок и актов сверки, отгрузка ТМЦ покупателям, расчеты по кассе. И многое другое.

А теперь представим, что начался СЭ, сначала самого легкого типа – СЭ1, затем плавно переходящий в СЭ2 и СЭ3. По ходу процесса будем в деталях описывать ситуацию  и, самое главное, – давать советы и рекомендации, что можно сделать.

Итак, представьте, что свет отключился.

Сразу после СЭ

Отключаются все устройства с нулевой автономностью (ВА3). Сервер и БД на нем (КО2, КО3) становятся недоступными. Значит, невозможно делать ничего в бухгалтерской БД. Однако можно взять вчерашний архив на флешке и (временно, конечно) продолжать выписывать документы на ноутбуке. Кстати, это еще один довод для ежевечернего архивирования БД самостоятельно, на внешнюю флешку.

Сразу же выключаются принтеры/МФУ и сканеры – становится невозможно что-либо распечатать и/или скопировать, потому что устройства бесперебойного питания (далее – UPSы) обычно никто не ставит на принтеры (и скорее всего UPSы не потянут нагрузку электропечек принтеров). Правда, сохраняется возможность печати на виртуальный pdf-принтер как на программу (однако необходимо заранее установить ее и обучиться работе с ней).

Для сканирования можно использовать виртуальный сканер-программу на смартфоне и отсылать клиентам фотоскан по WhatsApp, электропочте или иным способом. Правда, установить и настроить такую программу –">

...