Понятие и классификация дебиторской задолженности

В каждой организации есть сотрудники, которые осуществляют покупки для предприятия, как правило, на небольшую сумму за наличный расчет. Также иногда у предприятия возникает производственная необходимость направлять сотрудников в командировки. А при работе с покупателями нередко происходит полная или частичная предоплата за товар (услуги). В статье рассмотрим, как правильно оформить операции по образованию и погашению дебиторской задолженности в программе «1С».

Дебиторская задолженность – это сумма долга, причитающаяся предприятию от других физических и юридических лиц. Возникновение дебиторской задолженности при системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс хозяйственной деятельности предприятия. По экономической сущности дебиторская задолженность выступает в виде средств, временно отвлеченных из оборота компании.

Дебиторская задолженность работников

Учет дебиторской задолженности работников производится на активных счетах 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников».

Задолженность у работников может возникнуть:

– при выдаче денежных средств под отчет на различные цели (покупка товаров, запасных частей, основных средств, командировка и т. д.);

– выдаче займов работникам предприятия;

– возмещении работником недостач и материального ущерба, возникших по его вине, и др.

Выдача денег в подотчет и предоставление займов отражается по дебету счетов 1250, 2150. Сальдо счетов по дебету отражается в финансовой отчетности (балансе) предприятия в качестве актива.

Денежные средства в подотчет и займы работникам выдаются наличными из кассы или путем перечисления на карт-счета.

Уменьшение дебетового сальдо по счетам 1250, 2150 приводит к погашению дебиторской задолженности работников и отражается по кредиту счетов.

За использованную сумму работник должен отчитаться, отсюда и название «подотчетное лицо». Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.

Авансовый отчет – это отчет работника за выданные ему подотчетные суммы. В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом: Д-т 1250, К-т 1010, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (далее – РКО).

Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой: Д-т 1250, К-т 1030.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд и расходов по командировке. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприя-тия по приходному кассовому ордеру или удержанием из заработной платы. Удержание из заработной платы производится на основании приказа руководителя предприятия в соответствии с Трудовым кодексом, при этом в бухучете выполняется проводка:

– возврат подотчетных сумм в кассу: Д-т 1010, К-т 1250;

– удержание из заработной платы: Д-т 3350, К-т 1250.

Сумма перерасходованных авансовых расходов, подтвержденных документально, выдается подотчетному лицу из кассы.

Деньги, выданные на хозяйственные нужды

ПРИМЕР

Из кассы предприятия на приобретение канцелярских товаров подотчетному лицу Жазыкбековой А. Е. выдано 10 000 тенге. После приобретения канцелярских товаров подотчетным лицом сдан авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 9 000 тенге, неиспользованная часть суммы – 1 000 тенге возвращена в кассу предприятия. Как правильно оформить операцию по образованию и погашению дебиторской задолженности в программе «1С»?

При выдаче денежных средств из кассы сотруднику ТОО «Гулим» Жазыкбековой А. Е. в подотчет на приобретение канцелярских товаров у данной компании образуется краткосрочная дебиторская задолженность работников на сумму 10 000 тенге. Данная операция оформляется через меню «Банк и касса => Расходный кассовый ордер», выбор вида операции «Выдача денежных средств подотчетнику», при нажатии на кнопку «Ок» открывается соответствующий бланк РКО (рис. 1).

В РКО указывается сумма – 10 000 тенге, в закладке «Реквизиты платежа»">

...