Работа с документом «Авансовый отчет» в программе «1С»

В хозяйственной деятельности любого предприятия большинство расчетов, совершаемых за наличный расчет (различные хозяйственные закупки, командировочные расходы, приобретение ГСМ), оформляются авансовыми отчетами. Рассмотрим, как происходит выдача и учет денежных средств в конфигурации «1С:Бухгалтерия для Казахстана» в редакции 8.2 и 8.3.

Авансовый отчет – это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:

–    на хозяйственно-операционные расходы;

–    оплату за полученные товары, выполненные работы, услуги;

–    представительские цели;

–    аванс на оплату командировочных расходов;

–    в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам организации. В бухгалтерии организации издается приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение ГСМ). Работники составляют отчет о затратах, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей. Таким отчетом является авансовый отчет.

Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой организации, а также может устанавливаться приказом, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника.

Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (далее – РКО).

Выдача денежных средств в подотчет оформляется двумя способами:

–    из кассы;

–    с банковского счета.

Выдача денежных средств подотчетнику из кассы

В конфигурации «1С:Бухгалтерия для Казахстана» в редакции 8.2 и 8.3 выдача оформляется в меню «Банк и Касса => Расходный кассовый ордер». По выдаче денежных средств подотчетному лицу устанавливается вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику» (рис. 1, 2, 3).

В поле «Касса» выбирается касса, из которой выдаются денежные средства. В поле «Подотчетник» из справочника «Физические лица» выбирается работник, которому выдаются денежные средства, счет расчетов устанавливается по умолчанию – 1251. В табличной части «Расшифровка платежа» кнопкой «Добавить» выбрать «Вид задолженности подотчетного лица» – на какие цели выдаются денежные средства, указывается сумма и соответствующая статья движения денежных средств (рис. 4).

На закладке «Печать» видны данные, которые будут отражены в печатной форме документа (рис. 5).

...