Оформление начислений и удержаний из заработной платы работников в «1С»

В данной статье рассматривается, как вести учет отработанного времени, расчитывать оплату неявок, начисления по больничным листам, учитывать невыходы в организации и многое другое. Автор журнала расскажет, как правильно оформить все операции в конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом для Казахстана»

Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового зако­нодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника – от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Все начисления и удержания, с помощью которых производится расчет заработной платы, подразделяются на два класса:

– начисления и удержания, которые назначаются работникам в плановом порядке, то есть на какой-то период времени. Например, плановым начислением является вид расчета «Оклад по дням», он назначается с даты приема на работу и прекращается с дня, следующего за днем увольнения. Примером планового удержания может служить «Удержание по исполнительному листу». Расчет плановых начислений и удержаний производится ежемесячно;

– разовые начисления и удержания. К разовым начислениям относятся «Оплата отпуска», «Оплата больничного листа», виды расчета, начисляемые как облагаемый доход, премии и т. д. Расчет начислений и удержаний, не являющихся плановыми, происходит одновременно с их регистрацией в информационной базе.

Любое начисление и удержание может быть назначено как плановое и начислено/удержано как разовое.

Плановые начисления могут быть назначены работнику:

1. Кадровыми документами:

– документом приема на работу в организацию работнику можно назначить начисления, обусловленные формой оплаты труда или его условиями (оплата по окладу, оплата по часовому тарифу, доплата по окладу и т. д.);

– документом кадрового перемещения можно изменить условия оплаты труда;

– документом увольнения работника в программе автоматически регистрируется прекращение его плановых начислений;

– документом «Приказ» можно назначить плановое начисление или удержание работника.

2. Документами подсистемы «Заработная плата».

В дополнение к документам кадрового учета назначение, изменение и прекращение плановых начислений могут производиться с помощью документа подсистемы «Заработная плата» «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации». Данный документ позволяет назначить, изменить, прекратить плановые начисления работников без регистрации кадровых движений. Данный справочник можно открыть в меню «Работники» => «Сведения о плановых начислениях работников организации».

Форма документа состоит из двух табличных частей:

– сотрудники – вводится список работников, для которых регистрируется назначение, изменение и прекращение плановых начислений. Для табличной части предусмотрена возможность автоматического заполнения списком работников по кнопке «Заполнить => По спискам работников»;

– основные начисления – при добавлении работников в табличную часть «Основные начисления» автоматически попадают все их плановые начисления, действующие на дату документа. Таким образом, в табличной части формируется список всех плановых начислений по всем работникам, указанным в документе (рис. 1).

Изменение действующего планового начисления

Для изменения действующего планового начисления работника необходимо создать новый документ, выбрать работников, в строке с нужным начислением в колонке «Действие» выбрать значение «Изменить», указать дату, с которой начнет действовать изменение, и внести новое значение показателя для указанного начисления (рис. 2).

Назначение нового планового начисления. Для назначения нового планового начисления работника создается новый документ, в табличную часть добавляется новая строка, выбирается вид начисления, в поле «Действие» выбирается значение «Начать», указывается дата, с которой начинает действовать данный вид расчета, и вводится размер показателя. Если начисление назначается на определенный период, то в поле «Дата действия конец» необходимо внести дату окончания начисления (последний день начисления).

Прекращение планового начисления. Для прекращения планового начисления работника создается новый документ, выбираются сотрудники, в строке с нужным начислением в поле «Действие» выбирается значение «Прекратить», указывается дата, с которой прекращает действовать данный вид расчета, при этом размер показателя начисления автоматически обнуляется.

При добавлении работников в табличную часть «Сотрудники» в графу «Дополнительные начисления» автоматически попадают все их плановые дополнительные начисления, действующие на дату документа. Назначение, изменение и прекращение дополнительных начислений осуществляются аналогично основным начислениям (рис. 3).

При заполнении документа «Сведения о плановых начислениях работников организации» необходимо учитывать следующую особенность. В «1С» существует понятие основного начисления работника – это начисление за отработанное в пределах нормы время, например, «Оклад по дням», «Оплата по часовому тарифу». Работнику можно назначить только одно основное начисление. В случае необходимости зарегистрировать изменение основного начисления работника, например, с «Оклада по дням» на «Оплату по часовому тарифу», прекращать предыдущее основное начисление не следует, нужно создать новый документ, выбрать нужного работника и в строке с основным начислением заменить вид расчета, указать дату начала изменения и ввести размер показателя.

Плановые удержания работников

Плановые удержания работников могут быть назначены, изменены и прекращены в программе документом подсистемы «Заработная плата» «Ввод сведен">