Учет расходов на ремонт и содержание автотранспортных средств (05.04.2012) - Справочная система для бухгалтеров «Professional Vitamin»

Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.

Для поиска на странице нажмите CTRL+F

Практически все организации используют в своей деятельности автотранспорт. Если на балансе нет своего транспорта или его не хватает, то его арендуют у других предприятий или физических лиц, заключив либо договор аренды, либо договор на транспортные услуги. Также при нехватке транспортных средств часто используют личный транспорт сотрудника в служебных целях. В данном материале рассмотрены бухгалтерский и налоговый учет расходов, основные статьи затрат при эксплуатации транспортных средств (затраты на ГСМ, ремонт, техническое обслуживание, страхование и др.), а также нюансы аренды транспортных средств у физических лиц.

Общие положения

Согласно подпункту 6) статьи 1 Закона Республики Казахстан от 4 июля 2003 года № 476-II «Об автомобильном транспорте», автомобильное транспортное средство (далее – транспорт) – это единица подвижного состава автомобильного транспорта, включающего автобусы, микроавтобусы, легковые и грузовые автомобили, автомобильные прицепы, полуприцепы к седельным тягачам, а также специализированные автомобили (предназначенные для перевозки определенных видов грузов) и специальные автомобили (предназначенные для выполнения различных, преимущественно нетранспортных, работ).

Весь транспорт, поступающий в организацию, должен быть принят комиссией с проверкой комплектности и технического состояния и закреплен за производственными подразделениями и участками. До ввода в эксплуатацию самоходные машины, подконтрольные ГАИ, должны быть зарегистрированы в этих органах. Кроме того, на некоторую технику необходимо получить разрешительные или регистрирующие документы, например в Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан – на самоходные грузоподъемные краны.

Формы использования автотранспортных средств

На предприятии возможны различные формы эксплуатации транспортных средств.

1. Используются свои транспортные средства, принадлежащие организации на правах собственности и находящиеся у нее на балансе. В этом случае техника учитывается в составе основных средств, начисляется амортизация, в установленном порядке ведется учет затрат на ее содержание.

2. Транспортная техника взята в лизинг (финансовая аренда). Учет затрат взятой в лизинг техники не отличается от учета затрат на эксплуатацию и содержание собственной техники, так как при лизинге происходит передача практически всех рисков и выгод, присущих праву собственности. Техника ставится на баланс лизингополучателя и амортизируется.

3. Транспорт взят в текущую аренду у юридического или физического лица с оплатой согласно договору аренды. В соответствии с пунктом 1 статьи 540 Гражданского кодекса Республики Казахстан (далее – Гражданский кодекс) по договору имущественного найма (аренды) наймодатель обязуется предоставить нанимателю имущество за плату во временное владение и пользование. Арендованный транспорт учитывается на забалансовом счете «Арендованные основные средства». Амортизация, естественно, не начисляется.

Может ли предприятие брать на себя расходы по содержанию арендованного транспортного средства?

Согласно статье 589 Гражданского кодекса, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы по оплате топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, по уплате сборов и другие расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. То есть в договоре аренды должна быть оговорена обязанность арендатора либо арендодателя по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. Если договором аренды предусмотрена оплата расходов арендатором, то, при наличии подтверждающих документов, эти расходы идут ему на затраты.

4. Транспортная организация предоставляет организации технику вместе с обслуживающим персоналом. Расчеты производятся исходя из стоимости машино-часа (смены) пропорционально отработанному времени. С транспортными организациями должны быть заключены договоры на предоставление транспортных услуг. Все затраты на содержание транспорта – это затраты транспортной организации, предоставляющей транспортные услуги.

Первичная документация

Первичный учет работы автотранспортных средств ведется в унифицированных формах учетной документации. В связи с тем что в перечень форм первичных учетных документов, утвержденных приказом министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года № 216, межотраслевые документы не вошли, следует руководствоваться постановлением Государственного комитета Республики Казахстан по статистике и анализу от 16 ноября 1994 года № 73 «Об утверждении Альбома межведомственных форм первичной учетной документации» и приложениями к приказу директора департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 1 декабря 1998 года № 548 «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений Республики Казахстан».

Основным документом первичного учета является путевой лист автомобиля. Путевой лист – основание для начисления заработной платы водителю, списания горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ). В таблице 1 представлены формы путевых листов для автомобильного транспорта.

Таблица 1

Документальное оформление работы автомобильного транспорта

Наименование формы

Применение

Путевые листы грузового автомобиля:

? форма № 4-С (при перевозке грузов по сдельным расценкам)

? форма № 4-П (при работе по повременному тарифу в течение одного рабочего дня (смены))

? форма № 4-М (при перевозке грузов в междугородном сообщении)

Путевые листы грузового автомобиля являются основными документами первичного учета, которые, совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов или актом замера (взвешивания) при перевозке нетоварных грузов, определяют показатели для учета работы подвижного состава, осуществления расчетов за перевозки грузов, а также для начисления заработной платы водителю. Отрывной талон путевого листа заполняется заказчиком и является основанием при предъявлении автохозяйством счета платежного требования заказчику. Отрывной талон прилагается к счету, а путевой лист остается в автохозяйстве, в котором повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. При повременной оплате перевозки товарно-материальных ценностей в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов, один экземпляр которых прилагается к путевому листу для учета количества перевезенных тонн груза и других показателей. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автохозяйства или уполномоченным на то лицом. При этом отдельные данные заполняются ответственными работниками автохозяйства и заказчиками. Путевые листы формы № 4-С и № 4-П выдаются водителю под расписку диспетчером или уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. На длительный срок при междугородных перевозках грузов путевой лист формы № 4-М выдается при выполнении водителем перевозок более суток. Выданный путевой лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать учреждения, которому принадлежит автомобиль.

Путевой лист легкового автомобиля

Форма № АТ-З

Путевой лист по форме № АТ-3 выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным на то лицом и является документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. Путевой лист действителен только один день или смену. Путевой лист по форме № АТ-3 выписывается на длительный срок в случае командировки водителя более одних суток (смены). В путевом листе проставляется порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, которому принадлежит автомобиль.

Путевой лист автобуса

Форма № АТ-6

Путевой лист по форме № АТ-6 применяется для учета работы пассажирского автомобильного транспорта и является документом, дающим водителю право выезда на линию, и основанием для начисления ему заработной платы. Форма № АТ-6 применяется для учета работы служебного автобуса на городских, пригородных и междугородных маршрутах.

Журнал учета движения путевых листов

Форма № 8

Применяется для контроля за движением путевых листов, выданных водителям под расписку. При выдаче путевых листов диспетчер или уполномоченное на то лицо проверяет по журналу сдачу водителем путевого листа, выданного на предыдущий день. Получение путевого листа от водителя диспетчер или уполномоченное на то лицо подтверждает распиской в графе 7 данного журнала.

Бухгалтерский учет

При ведении бухгалтерского учета транспортных средств следует руководствоваться МСФО (IAS) 16 «Основные средства», МСФО (IAS) 17 «Аренда».

В бухгалтерском учете транспорт признается основным средством, так как в соответствии с МСФО (IAS) 16 основные средства – это материальные активы, которые:

– предназначены для использования в процессе производства или поставки товаров и предоставления услуг, при сдаче в аренду или в административных целях;

– предполагаются к использованию в течение более чем одного отчетного периода.

Расходы в процессе эксплуатации автотранспортных средств списываются на соответствующие статьи затрат – в дебет счета 7210 «Административные расходы», 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», для производства – в дебет счета 8110 «Основное производство» с кредита соответствующих счетов, согласно статьям затрат. Обычно используют следующие статьи затрат:

– материальные затраты – стоимость использованных на содержание и эксплуатацию транспортной техники материальных ресурсов, в том числе запчастей, ГСМ (кредит счета 1310 «Сырье и материалы»);

– расходы на оплату труда работников, занятых эксплуатацией транспорта (кредит
счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»);

– отчисления на социальный налог и социальное страхование (кредит счета 3150 «Социальный налог», 3210 «Обязательства по социальному страхованию»);

– амортизация транспортной техники (кредит счета 2420 «Амортизация основных средств»);

– плата за арендованные основные средства или плата за услуги организаций, предоставляющих транспортные услуги (кредит
счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»);

– ремонт техники, техническое обслуживание, диагностирование (кредит разных счетов: если ремонт производится сторонними организациями – 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», если своими ремонтными службами – 8310 «Вспомогательные производства», на котором предварительно собираются все затраты по ремонту);

– расходы на страхование, прочие затраты (мойка, парковка и т. д.) (кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»).

Налоговый учет

При налоговом учете транспортных средств следует руководствоваться статьями Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее – Налоговый кодекс), касающимися фиксированных активов. Так, согласно подпункту 1) пункта 1 статьи 116 Налогового кодекса, к фиксированным активам относятся основные средства, учтенные при поступлении в бухгалтерском учете налогоплательщика в соответствии с МСФО и предназначенные для использования в деятельности, направленной на получение дохода. Таким образом, если транспортное средство, признанное в бухгалтерском учете основным средством, будет использоваться в предпринимательской деятельности, то оно признается фиксированным активом в налоговом учете.

Доход от выбытия фиксированных активов рассмотрен в статье 92 Налогового кодекса, вычеты по фиксированным активам – в статьях 116–122 Налогового кодекса.

Cогласно пункту 1 статьи 78 Налогового кодекса, передача имущества в финансовый лизинг является реализацией имущества лизингодателем лизингополучателю. При этом лизингополучатель рассматривается как владелец предмета лизинга, а лизинговые платежи – как платежи по кредиту, предоставленному лизингополучателю. Фиксированные активы при поступлении по договору финансового лизинга увеличивают стоимостный баланс групп на первоначальную стоимость активов (п. 1 ст. 118 Налогового кодекса). Сумма расходов на ремонт (последующих расходов), произведенных арендатором в отношении арендуемых основных средств, относится на вычеты (п. 4 ст. 122 Налогового кодекса).

Обратите внимание на некоторые нюансы по НДС, которые касаются транспортных средств:

1. НДС не зачитывается, если подлежит уплате в связи с получением легковых автомобилей, приобретаемых в качестве основных средств (пп. 2) п. 1. ст. 257 Налогового кодекса). НДС, не подлежащий отнесению в зачет, учитывается в стоимости легкового автомобиля (п. 12 ст. 100 Налогового кодекса). При реализации товаров, по которым НДС, указанный в счетах-фактурах, выписанных при приобретении этих товаров, не подлежит отнесению в зачет в соответствии с налоговым законодательством Республики Казахстан, действовавшим на дату их приобретения, размер облагаемого оборота определяется как положительная разница между стоимостью реализации и балансовой стоимостью товара (п. 8 ст. 238 Налогового кодекса).

ПРИМЕР

Предприятие продает легковой автомобиль по цене 1 160 000 тенге. Балансовая стоимость на дату продажи – 820 000 тенге. При приобретении легкового автомобиля НДС в зачет не был взят. При продаже автомобиля размер облагаемого оборота определяется как положительная разница между стоимостью реализации и балансовой стоимостью товара (1 160 000 - 820 000 = 340 000 тенге). Начисленный НДС при реализации составит 40 800 тенге (340 000 ´ 12%).

...