Как вести кадровое делопроизводство

Если индивидуальный предприниматель нанимает в штат работников, то ему необходимо вести кадровое делопроизводство. С чего начать? В какой последовательности? Что необходимо учесть? Какие документы в обязательном порядке должны быть в его компании?

В соответствии со статьей 19 Гражданского кодекса Республики Казахстан государственная регистрация индивидуальных предпринимателей заключается в постановке на учет в качестве индивидуального предпринимателя.

Обязательной государственной регистрации подлежат индивидуальные предприниматели, которые отвечают одному из следующих условий:

1) используют труд наемных работников на постоянной основе;

2) имеют от предпринимательской деятельности совокупный годовой доход, исчисленный в соответствии с налоговым законодательством, в размере, превышающем не облагаемый налогом размер совокупного годового дохода, установленный для физических лиц законодательными актами Республики Казахстан, за исключением лиц, указанных в пункте 4-1 статьи 19 Гражданского кодекса.

Согласно подпункту 1 статьи 433 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее – Налоговый кодекс), специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации применяют индивидуальные предприниматели, которые не являются лицами, указанными в пунктах 3 и 4 статьи 428 Налогового кодекса, и соответствуют следующим условиям:

– предельная среднесписочная численность работников за налоговый период составляет 25 человек, включая самого индивидуального предпринимателя;

– предельный доход за налоговый период составляет 1 400-кратный минимальный размер заработной платы, установленный законом о республиканском бюджете и действующий на 1 января соответствующего финансового года.

Правовое регулирование трудовых отношений основывается на Конституции и Трудовом кодексе Республики Казахстан (далее – Трудовой кодекс), а также законах и других нормативно-правовых актах Республики Казахстан:

– приказ министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»;

– приказ министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях».

Эти типовые правила устанавливают порядок организации работы с документами на государственных и негосударственных предприятиях, в частности: порядок составления номенклатуры дел, формирование и хранение дел, оперативное хранение дел, передача дел в архив организации и т. д.

Указанными нормативными документами руководствуются все предприятия независимо от формы собственности, в том числе ИП, применяющие труд наемных работников.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с Трудовым кодексом, за исключением случаев, установленных законодательством Республики Казахстан.

Трудовые отношения регулируются трудовым договором, актом работодателя, трудовым соглашением или коллективным договором.

Трудовой договор – письменное соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу (трудовую функцию), соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется предоставить работнику работу в соответствии с его трудовыми объязанностями, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, коллективным договором, актами работодателя, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Основные права и обязанности работника регулируются статьей 22 Трудового кодекса от 23 ноября 2015 года № 414-V. Основные права и обязанности работодателя регулируются статьей 23 Трудового кодекса.

Отличительными признаками трудового договора от иных видов договоров является наличие в нем одного из следующих условий:

1) выполнение работником работы (трудовой функции) по определенной квалификации, специальности, профессии или должности;

2) выполнение обязательств лично с подчинением трудовому распорядку;

3) получение работником заработной платы за труд.

Согласно пункту 1 статьи 30 Трудового кодекса, трудовой договор может быть заключен:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не менее одного года, кроме случаев, установленных подпунктами 3–6 данного пункта.

При истечении срока трудового договора стороны вправе продлить его на неопределенный или определенный срок не менее одного года.

В случае истечения срока действия трудового договора, если ни одна из сторон в течение последнего рабочего дня (смены) письменно не уведомила о прекращении трудовых отношений, он считается продленным на тот же срок, на который был ранее заключен, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2