Кассовая дисциплина: документооборот, учет и контроль

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты, которые производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. В данной статье рассмотрены вопросы, касающиеся учета наличных денежных средств, контроля за их расходованием, документального оформления кассовых операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег, и некоторые другие нюансы, касающиеся оборота наличности в организации.

Денежные средства организации являются составной частью оборотных активов. Они необходимы для осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками, платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

Денежные средства поступают на предприятие от покупателей и заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.

Базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения организации с различными предприятиями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций. Наличие денежных средств позволяет своевременно выполнить свои обязательства перед кредиторами, бюджетом, персоналом.

Учет наличных денежных средств в кассе

Учет денежных средств регулируется Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III, Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, МСФО, а также Законом РК «О валютном регулировании и валютном контроле» от 13 июня 2005 года № 57-III, в случае если организация осуществляет операции с валютой.

Для хранения, приема и выдачи денежных средств каждая организация имеет кассу. Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у организации, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе (депозиты банков, ценные бумаги и др.).

Правильное управление и организация учета наличных денежных средств и их эквивалентов в кассе заключается в:

–    обеспечении сохранности денежных средств;

–    контроле за использованием их по целевому назначению в соответствии с нормативно-законодательными актами;

–    полном и своевременном документировании всех операций по движению наличных денежных средств;

–    соблюдении расчетной и финансовой дисциплины;

–    достоверном и своевременном ведении аналитического учета;

–    проведении инвентаризации денежных средств и их эквивалентов в кассе.

Кроме вышеназванных нормативно-правовых актов предприятие также имеет право самостоятельно определять конкретные формы и методы организации учета и контроля, исходя из организационно-правовой формы хозяйствования, отраслевых особенностей, специфики сферы и характера деятельности и т. д., не противоречащие законодательству Республики Казахстан, закрепив их в учетной политике.

Документальное оформление кассовых операций

Бухгалтерия является тем структурным подразделением, где аккумулируется поток документации по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности организации. Движение документов – создание или их получение, принятие к учету, обработка, передача в архив – называется документооборотом.

Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами, которые требуют правильного оформления.

Приказом министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» (далее – Приказ № 562) от 20 декабря 2012 года № 562 установлен перечень форм, применяемых для учета кассовых операций. Основными документами, подтверждающими поступление или выбытие денежных средств из кассы предприятия, являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер.

Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (далее  –  приходный ордер), подписанному главным бухгалтером.

Приходный кассовый ордер (ф. КО-1 – приложение 1 к Приказу № 562) используется для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств. Документ составляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Лицу, от которого получены денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером, кассиром и заверяется печатью. А сам ордер остается в кассе для отчетности.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее – расходный ордер) или надлежаще оформленным другим документам, с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером и кассиром.

Расходный кассовый ордер (ф. КО-2 – приложение 2 к Приказу № 562) служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Документ выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, имеющими на это полномочия. Расходный ордер подписывается руководством организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством организации, и кассиром.

Все кассовые приходные и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписью. Прием и передача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

–    наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на РКО и подписи руководителя;

–    правильность оформления документов.

Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, кассир возвращает документы в бухгалтерию.

Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий по платежным ведомостям производится кассиром без составления расходного ордера на каждого получателя. На общую сумму выданных наличных денег составляется один расходный">

...