Расчеты с подотчетными лицами

Направление работников в командировку, выдача подотчетных денежных средств для приобретения различных материалов, оформление представительских расходов с использованием подотчетных сумм – любые расчеты с подотчетными лицами постоянно находятся в зоне внимания проверяющих органов. При этом имеет значение порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, связанных с подотчетными денежными средствами.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Требования к учету подотчетных сумм установлены Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241.

Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

–  запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

–  выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;

–  выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

–  предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;

– для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;

–  не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Учет сумм, выданных под отчет, осуществляется на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников:

–  по выданным под отчет денежным средствам на приобретение активов, оплату услуг, служебные командировки и т. д.;

–  по предоставленным работникам займам, а также расчетам по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и др.), причиненного организации работником, и прочей краткосрочной дебиторской задолженности работников.

Расходы, на оплату которых выдаются денежные средства под отчет

В организациях денежные средства могут выдаваться подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, на оплату">

...