Расчеты с подотчетными лицами

Направление работников в командировку, выдача подотчетных денежных средств для приобретения различных материалов, оформление представительских расходов с использованием подотчетных сумм – любые расчеты с подотчетными лицами постоянно находятся в зоне внимания проверяющих органов. При этом имеет значение порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, связанных с подотчетными денежными средствами.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Требования к учету подотчетных сумм установлены Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241.

Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

–  запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

–  выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;

–  выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

–  предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;

– для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;

–  не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Учет сумм, выданных под отчет, осуществляется на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников:

–  по выданным под отчет денежным средствам на приобретение активов, оплату услуг, служебные командировки и т. д.;

–  по предоставленным работникам займам, а также расчетам по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и др.), причиненного организации работником, и прочей краткосрочной дебиторской задолженности работников.

Расходы, на оплату которых выдаются денежные средства под отчет

В организациях денежные средства могут выдаваться подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т. п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работника, направленного в командировку. Согласно пункту 81 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан, (далее – Трудовой кодекс ) командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку. В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата.

Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Условия и сроки направления в командировку работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Направление работников в командировку осуществляется с учетом ограничений, преду­смотренных статьями 183, 187, 226 Трудового кодекса.

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Что касается налогового учета, то при расчетах по командировкам необходимо руководствоваться статьей 101 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (далее – Налоговый кодекс), которой установлены компенсации при служебных командировках, подлежащие вычету. К ним относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика. Время нахождения в командировке определяется на основании:

–  приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

–  количества дней командировки, исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;

4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

В соответствии с подпунктом 24) пункта 1 статьи 156 Налогового кодекса из доходов физического лица, подлежащих налогообложению, исключаются расходы работодателя при направлении работника на обучение, повышение квалификации или переподготовку в соответствии с законодательством Республики Казахстан по специальности, связанной с производственной деятельностью работодателя:

–  при оформлении служебной командировки в другую местность – фактически произведенные расходы работодателя на оплату
обучения, повышения квалификации или переподготовки ра">

...