Учет разовых выплат работникам в «1С»

Автор рассказывает о том, как в программе «1С» отражаются разовые выплаты работникам и об индексации заработной платы в «1С».

Оформление плановых начислений работников организации в «1С»

Все начисления и удержания, с помощью которых производится расчет заработной платы, подразделяются на два класса:

1. Начисления и удержания, которые назначаются работникам в плановом порядке, т. е. на какой-то период времени. Например, плановым начислением является вид расчета «Оклад по дням», он назначается с даты приема на работу и прекращается со дня, следующего за днем увольнения. Примером планового удержания может служить «Удержание по исполнительному листу». Расчет плановых начислений и удержаний производится ежемесячно.

2. Разовые начисления и удержания. К разовым начислениям относятся, например, виды расчета «Оплата отпуска», «Оплата больничного листа», виды расчета, начисляемые как облагаемый доход, премии и т. д. Расчет начислений и удержаний, не являющихся плановыми, происходит одновременно с их регистрацией в информационной базе.

Любое начисление и удержание может быть назначено как плановое и может быть начислено и удержано как разовое.

Плановые начисления могут быть назначены работнику:

1. Кадровыми документами:

– документом приема на работу в организацию работнику можно назначить начисления, обусловленные формой оплаты труда или его условиями (оплата по окладу, оплата по часовому тарифу, доплата по окладу и т. д.);

– документом кадрового перемещения можно изменить условия оплаты труда;

– документом увольнения работника в программе автоматически регистрируется прекращение его плановых начислений;

– документом «приказ» можно назначить плановое начисление или удержание работника.

2. Документами подсистемы «Заработная плата».

В дополнение к документам кадрового учета назначение, изменение и прекращение плановых начислений может производиться с помощью документа подсистемы «Заработная плата» «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации». Данный документ позволяет назначить, изменить, прекратить плановые начисления работников без регистрации кадровых движений в «Работники ведения о плановых начислениях работников организации» (рис. 1).

Форма документа состоит из  табличных частей:

– работники – вводится список работников, для которых регистрируется назначение, изменение и прекращение плановых начислений. Для табличной части предусмотрена возможность автоматического заполнения списком работников (по кнопке «Заполнить – Списком работников»);

– основные начисления – при добавлении работников в таб­личную часть «Работники» в табличную часть «Основные начисления» автоматически попадают все их плановые начисления, действующие на дату документа. Таким образом, в табличной части формируется список всех плановых начислений по всем работникам, указанным в документе.

Изменение действующего планового начисления. Для изменения действующего планового начисления работника необходимо создать новый документ, выбрать нужных работников, в строке с нужным начислением в колонке «Действие» выбрать значение «Изменить», указать дату, с которой начнет действовать изменение, и внести новое значение показателя для указанного начисления (рис. 2).

Назначение нового планового начисления. Для назначения нового планового начисления работника создается новый документ, в табличную часть добавляется новая строка, выбирается вид начисления, в поле «Действие» выбирается значение «Начать», указывается дата, с которой начинает действовать данный вид расчета, и вводится размер показателя. Если начисление назначается на определенный период, то в поле «Дата действия конец» внести дату окончания начисления (последний день начисления) (рис. 3).

прекращение планового начисления.для прекращения планового начисления  работника создается новый документ, выбираются нужные работники, в строке с нужным начислением в поле «действие» выбирается значение «прекратить», указывается дата, с которой прекращает действовать данный вид расчета, при этом размер показателя начисления автоматически обнуляется (рис. 4).

Дополнительные начисления – при добавлении работников в табличную часть «Работники» в табличную часть «Дополнительные начисления» автоматически попадают все их плановые дополнительные начисления, действующие на дату документа. Назначение, изменение и прекращение дополнительных начислений осуществляется аналогично основным начислениям.

При заполнении документа «Сведения о плановых начислениях работников организации» необходимо учитывать следующую особенность. В программе существует понятие основного начисления работника – это начисление за отработанное в пределах нормы время, например «Оклад по дням», «Оплата по часовому тарифу». Работнику можно назначить только одно основное начисление. В случае необходимости зарегистрировать изменение основного начисления работника, например с «Оклада по дням» на «Оплату по часовому тарифу», прекращать предыдущее основное начисление не следует, нужно создать новый документ, выбрать нужного работника и в строке с основным начислением заменить вид расчета, указать дату начала изменения и ввести размер показателя.

Плановые удержания работников организации

Плановые удержания работников могут быть назначены, изменены и прекращены в программе документом подсистемы «Заработная плата => Ввод сведений о плановых удержаниях работников организации» (кроме удержаний по исполнительным листам) (меню «Работники => Сведения о плановых удержаниях работников организации») (рис. 5).

Работа с данным документом аналогична работе с документом «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации».

Регистры сведений «Плановые начисления работников организации»

При проведении документов «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации» (меню «Работники => Плановые начисления работников организации») и «Ввод сведений о плановых удержаниях работников организации» происходит формирование записей в регистрах «Плановые начисления работников организации» и «Плановые удержания работников организации» соответственно. Регистры используются для быстрого просмотра списка плановых начислений/удержаний для указанной организации, подразделения, работника и т. д. (рис. 6).

Договор на выполнение работ с физическими лицами

Заключение договора гражданско-правового характера с физическим лицом регистрируется в программе с помощью документа «Договоры на выполнение работ с физлицом» (меню «Работники => Договоры на выполнение работ с физлицом»).

Если договор заключается с физическим лицом впервые, то необходимо предварительно создать новый элемент в справочнике «Физические лица».

Форма документа «Договоры на выполнение работ с физлицом» заполняется следующим образом (см. рис. 7):

в поле «Организация» указывается организация, от имени которой регистрируется договор;

в поле «Физлицо» выбирается физическое лицо из справочника «Физические лица»;

в поле «Подразделение» указывается подразделение организации, по которому отражаются расходы на оплату по договору, данное поле не является обязательным для заполнения;

в поле «Должность» указывается должность сотрудника, данное поле не является обязательным для заполнения.

На вкладке «Условия договора» необходимо внести следующие данные:

в поле «Договор» выбирается значение «Подряд (выполнение работ, оказание услуг)»;

в полях «Сроки» вводятся сроки выполнения работ по договору, если не указана дата окончания, то действие договора будет бессрочным;

в поле «Начисление» выбирается вид расчета из плана видов расчета «Дополнительные начисления работников организации», вид расчета должен иметь формулу расчета «По договору фиксированной суммой» или «По договору от обратного»;

в поле «Оплата» указывается порядок оплаты по договору «Ежемесячно» или «Однократно в конце срока», если в данном документе указан способ отражения выбранного вида расчета в бухгалтерском учете, то порядок оплаты должен иметь значение «Ежемесячно»;

в поле «Стоимость» вводится сумма оплаты по заключенному договору.

На вкладке «Отражение в учете» необходимо внести следующие данные (рис. 8):

в поле «Отражение в бухучете» выбирается способ отражения зарплаты в регламентированном учете из справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». В дальнейшем при заполнении и проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» будет автоматически создана выбранная проводка при наличии соответствующего начисления.

Учет отработанного времени

Учет отработанного времени в программе осуществляется с помощью документа «Табель учета рабочего времени» (меню  «Расчет зарплаты => Табель учета рабочего времени») (рис. 9).

Отклонения от назначенного графика работы (неявки) регистрируются в программе специальными кадровыми документами.

Расчет отработанного времени для оплаты происходит при расчете заработной платы документом «Начисление зарплаты работникам организации». Происходит этот расчет следующим образом:

1. Для сотрудников с графиком работы «Пятидневка»:

• если по работнику за данный период был создан документ «Табель учета рабочего времени», то отработанное время определяется по табелю;

• если по работнику за данный период нет документа «Табель учета рабочего времени», то отработанное время рассчитывается методом отклонений, т. е. из нормы времени по графику «Пятидневка» вычитается время отсутствий. Причем отсутствия должны быть не только зарегистрированы кадровыми документами, но и должна быть рассчитана оплата этих дней в подсистеме «Заработная плата».

2. Для сотрудников со сменными графиками работы:

• если по работнику за данный период был создан документ «Табель учета рабочего времени», то отработанное время определяется по табелю;

• в случае отсутствия в программе по сменному работнику документа «Табель учета рабочего времени» его отработанное время рассчитывается методом отклонений, т. е. из нормы часов по установленному графику сотрудника в данном периоде вычитается количество дней.

Расчет оплаты неявок

К документам, с помощью которых начисляется и рассчитывается оплата за периоды неявок, относятся:

– начисление по больничному листу;

– оплата по среднему заработку;

– начисление отпуска работникам организации;

– невыходы в организации.

Перечисленные документы объединяются в журнал документов «Расчет оплаты">

...