Личное дело работника

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В данной статье рассмотрим порядок ведения и хранения личных дел работников.

Ведение личных дел работников предусмотрено «Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», утвержденными постановлением Правительства РК от 21 декабря 2011 года № 1570 (далее – Типовые правила документирования). На основании данного постановления документы, которые образуются в деятельности любой организации, подлежат формированию в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Минимальный набор документов, который может содержаться в личном деле работника (трудовой договор, заявление о приеме на работу, копия удостоверения личности), должен храниться в определенном деле согласно номенклатуре. Таким образом, самой удобной и верной формой хранения документов о работнике является ведение личных дел.

Документы в личном деле работника

Формирование личных дел работников начинается в момент заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Первоначально в состав личного дела включаются документы, необходимые для подписания трудового договора, пре­дусмотренные пунктом 1 статьи 31 Трудового кодекса. В дальнейшем личное дело пополняется документами о трудовой деятельности работника.

На негосударственных предприятиях состав личных дел утверждается локальным нормативным актом работодателя, например инструкцией по кадровому делопроизводству. В данной инструкции могут рассматриваться следующие вопросы:

– способ формирования личных дел;

– состав документов личных дел с указанием того, какие документы хранятся в оригиналах, а какие в копиях;

– перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;

– порядок ведения и хранения личных дел;

– другая информация на усмотрение работодателя;

– порядок хранения и передачи в архив личных дел уволенных работников.

Следует отметить, что в государственных органах и учреждениях состав личных дел определяется в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих, которые рекомендованы методическим советом Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации РК в протоколе № 1 от 23 декабря 2009 года.

Традиционно документы личного дела помещаются в скоросшиватель, в отдельную папку на каждого работника. На обложке личного дела проставляется присвоенный делу порядковый номер согласно книге учета или журналу регистрации личных дел работников на предприятии.

Книга">

...