Дебиторская задолженность работников: учет в ПО «Бухгалтерия «АЛТЫН»

Наличие дебиторской задолженности характеризует отток или отвлечение средств из оборота предприятия. Правильная классификация и раскрытие в финансовой отчетности дебиторской задолженности и ее эквивалентов необходимы для точной оценки финансового состояния активов в соответствии с международными стандартами.

Дебиторская задолженность работников свидетельствует о том, что работнику выданы денежные средства на приобретение активов, об операциях по оплате услуг, по служебным командировкам внутри страны и за пределы страны.

Дебиторская задолженность появляется тогда, когда работнику выдаются товары или продукты питания в счет заработной платы, а также возникает при обнаружении недостачи (хищении, порче) материальных ценностей и в том случае, если работнику выдается ссуда. Дебиторская задолженность числится за работником до полного ее погашения.

Автоматизация учета дебиторской задолженности работников позволяет с минимальными затратами труда и времени формировать документацию, вести учет и анализировать ее состояние по каждому работнику и в целом по предприятию.

Учет любых хозяйственных операций в системе «Бухгалтерия «АЛТЫН» ведется с использованием корреспонденции счетов с помощью справочника «Балансовые счета», который изначально настроен на типовой план счетов и корректируется пользователем в соответствии с учетной политикой и рабочим планом счетов (рис. 1).

Подраздел 1200 типового плана счетов, группа счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» может включать следующие бухгалтерские счета:

– 1250 – по выданным в подотчет деньгам на приобретение активов, оплате работ (услуг), служебным командировкам и другие;

– 1251 – по предоставленным работникам займам, ссуде;

– 1252 – по расчетам за товары, приобретенные работниками;

– 1253 – по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации.

Подотчетные суммы выдаются штатным работникам, список которых находится в справочнике «Подотчетные лица». В справочнике имеются следующие графы: код подотчетного лица, участок (подразделение), табельный номер, фамилия, имя, отчество работника (рис. 2).

Основанием для выдачи наличных денег в подотчет служат письменные распоряжения руководителя организации. Выданные денежные авансы расходуются и учитываются по целевому назначению, для этого используется справочник «Целевое назначение». Передача подотчетных денег напрямую одним лицом другому без документального оформления не допускается.

Выдача денег в подотчет осуществляется путем оформления расходного кассового ордера по меню «Задачи => Касса => Документы => Расходный кассовый ордер» или с помощью платежного поручения по меню «Задачи => Банк => Документы => Платежное поручение». В журнале хозяйственных операций автоматически регистрируется операция «Выданы деньги в подотчет», кому и в какой сумме. Дебиторская задолженность отражается в карточке аналитического учета работника, в бухгалтерских регистрах по учету денежных средств в кассе и на банковских счетах, а также ведомости учета расчетов с подотчетными лицами.

Работник, получивший аванс, после совершения намеченных операций обязан отчитаться о расходе денег путем представления авансового отчета в установленные сроки. К авансовому отчету прилагаются квитанции, накладные, счета-фактуры и другие документы.

Основными статьями расходов подотчетных денежных средств являются:

– хозяйственные расходы, оплата услуг;

– служебные командировки;

– представительские расходы;

– приобретение товарно-материальных запасов (ТМЗ).

Общие принципы работы с первичными документами

Бухгалтеру необходимо своевременно отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо построчно ввести данные в таблицу «Авансовый отчет». При регистрации очередного авансового отчета программное обеспечение показывает все выданные сотруднику в подотчет суммы, которые числятся за этим подотч">

...