Некоторые особенности ведения учета в филиале, представительстве

Юридический статус

Согласно статье 43 Гражданского кодекса Республики Казахстан (далее – Гражданский кодекс), филиал – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства.

Филиалы (как и представительства) не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Документом, определяющим отношения между филиалом и головной компанией, является положение о филиале, которое представляется при регистрации филиала в уполномоченные органы Республики Казахстан. В положении должны быть прописаны: цели и основные виды деятельности филиала, порядок назначения и увольнения его должностных лиц, их компетенция, формы контроля, порядок передачи имущества от филиала юридическому лицу.

При формировании положения о филиале должны быть учтены следующие моменты:

–   филиал может действовать во взаимоотношениях с третьими лицами от имени или по поручению головной компании (по доверенности), поэтому все права и обязательства, возникающие из сделок, заключенных филиалом, относятся к головному юридическому лицу;

–   филиал не наделен возможностью формирования уставного капитала;

–   все доходы и расходы филиала как результат экономических отношений с третьими лицами должны находить отражение в отдель­ном балансе филиала и самостоятельном (сводном) балансе головной организации;

–   все перемещения товарно-материальных запасов, денег и внеоборотных активов между головной организацией и филиалом (между филиалами) должны признаваться внутрикорпоративными переводами от одних подотчетных лиц другим и оформляться документами внутреннего перемещения. При этом взаимные расчеты между юридическим лицом и его филиалом, являющимися одним юридическим лицом, подлежат отражению в бухгалтерском учете в качестве внутрихозяйственных обязательств и требований, которые в последующем не должны приводить к образованию дохода или расхода у каждого из них;

–   движение денежных средств по расчетным счетам между филиалом и головным предприятием должны считаться переводом денег с одного расчетного счета головной организации на другой ее счет и не признаваться доходом или расходом сторон.

Организация учетного процесса

Бухгалтерский учет филиала формируется на основании учетной политики головной организации. Независимо от видов деятельности, филиалы должны руководствоваться единым рабочим планом счетов. Главному бухгалтеру головной организации необходимо разработать раздел учетной политики, включающий всю информацию об организации учетного процесса филиала. Для обеспечения сопоставимости данных необходимо выработать общий методологический подход к формированию показателей внутренней бухгалтерской отчетности.

Не секрет, что, опираясь на общеустановленные нормы и правила бухучета, на нормы налогового законодательства, бухгалтеры различных регионов нашего государства могут иметь сугубо личные профессиональные суждения по тому или иному вопросу, поэтому главный бухгалтер, как руководитель бухгалтерской службы головной организации, должен проконтролировать, чтобы суждение по поводу признания в учете того или иного актива было однозначным.

Формы отчетных документов обособленного подразделения (справки, реестры и т. д.), предоставляемых в головной офис, должны быть обязательно утверждены в приложении к учетной политике.

Внутренним приказом по организации необходимо установить строгий порядок оформления и учета операций обособленного подразделения, а также порядок документооборота между головной организацией и обособленным подразделением.

Для исключения нежелательных послед­ствий деятельности обособленного подразделения следует определить нормативным документом перечень ответственных лиц, способ и сроки доставки подтверждающих хозяйственно-финансовую деятельность документов в бухгалтерию головной организации.

Внутрикорпоративная отчетность филиала и его отдельный баланс создаются при формировании системы внутрихозяйственного хозрасчета с целью контроля над хозяйственной деятельностью филиала.

Согласно Закону Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», порядок составления финансовой отчетности и дополнительные требования к ней устанавливаются в соответствии с МСФО и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Основные вопросы представления финансовой отчетности регулируются МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности».

По характеру организации учетного процесса все обособленные подразделения юридического лица условно подразделяются на два основных вида:

−   выделенные на отдельный баланс;

−   не выделенные на отдельный баланс.

При организации бухгалтерского учета в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, бухгалтерией филиала осуществляется формирование полного объема бухгалтерской отчетности подразделения. С применением отдельного программного обеспечения ведется учет всех операций, их полная обработка, систематизация и хранение первичной документации.

Отчетность обособленного подразделения является внутренней отчетностью и подлежит передаче в бухгалтерию головной организации для составления бухгалтерской отчетности организации в целом.

Таким образом, основной баланс юридического лица включает балансы всех обособленных подразделений и баланс головной организации.

Юридическое лицо, согласно действующему законодательству, имеет право наделять обособленные подразделения имуществом, но в этом случае обособленность выделенного имущества носит относительный характер, так как оно продолжает оставаться имуществом головной организации даже в том случае, когда учитывается на отдельном балансе обособленного подразделения.

В тех подразделениях, где объем операций и количество сотрудников незначительны, бухгалтерский и налоговый учет чаще всего ведется без выделения филиала на отдельный баланс. Обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, обычно не имеют отдельного текущего банковского счета. Все потоки средств, как денежных, так и материальных, они получают из головной организации. В этом случае штатным расписанием филиала, представительства не предусматривается наличие бухгалтерской службы, и все первичные учетные документы, которые оформ­ляются обособленным подразделением, в установленные внутренними корпоративными документами сроки передаются в бухгалтерию головной организации.

Для осуществления обособленности бухгалтерского учета в филиале в рабочем плане счетов главный бухгалтер головной организации в соответствии со своим профессиональным суждением может предусмотреть дополнительно соответствующие счета аналитического учета либо, используя инструменты программного обеспечения, ввести аналитику по структурным подразделениям. Условно отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций между головной организацией и ее филиалом можно, например, представить следующим образом:

1. При открытии субсчетов по учету товарно-материальных запасов предусматривается следующая аналитика:

−   1311 «Сырье и материалы головной организации»;

−   1312 «Сырье и материалы филиала № 1»;

−   1313 «Сырье и материалы филиала № 2».

Если открыть счета подобным образом, то при ведении бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия» отчет, сформированный по счету 1310 «Сырье и материалы», будет содержать суммированные обороты по всем аналитическим счетам, открытым по этому счету.

2. При работе со справочником «Подразделения» в программе «1С:Бухгалтерия» предусматривается ввод элементов данного справочника, которые предназначены для отражения структуры предприятия как организационной единицы. В этом случае в оборотно-сальдовой ведомости будут отражены обороты по одному счету – 1310 «Сырье и материалы» и выделение отдельного структурного подразделения как организационной единицы даст возможность дополнительной аналитики по счету в разрезе подразделений.

Таким образом, в зависимости от того, как настроены рабочий план счетов и справочник «Подразделения», сведения в отчетах можно получать с разной степенью детализации уже по филиалам и подразделениям.

Филиалы и структурные подразделения, являясь частью юридического лица, обязаны представлять полный комплект финансовой отчетности (включая сравнительную информацию) в головную компанию.

Датой представления годового финансового отчета определено 31 марта года, следующего за отчетным. В отношении определения срока представления промежуточной финансовой отчетности в учетной политике возможно, например, оговорить, что участники головной организации оставляют за собой право дополнительного требования представления данной финансовой отчетности, но не реже одного раза в квартал, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Формирование самостоятельной (сводной с филиалами) финансовой отчетности головной организации основано на объединении информации, содержащейся в отчетности филиалов и головной компании. При подготовке сводной отчетности компания объединяет финансовую отчетность головной организации и ее филиалов на постатейной основе. При этом предусматриваются действия по превращению отдель­ных финансовых отчетов в комплект сводной отчетности, составленной в соответствии с теми или иными стандартами, а именно производится перевод статей финансового отчета в единую валюту отчета, а также осуществляется исключение внутригрупповых операций и внутренней задолженности. В процессе деятельности головная компания и филиал должны проводить обязательную сверку взаиморасчетов.

В учетной политике головной организации должно быть предусмотрено применение субконто и аналитических счетов в рабочем плане счетов, которые упрощают составление консолидированного баланса. Для учета взаимных операций применяются счета типового плана счетов, утвержденного приказом министра финансов Республики Казахстан от 23 мая 2007 года №185:

–   1240 «Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений»;

–   2140 «Долгосрочная д">

...