Инвентаризация продовольственных товаров

Понятие инвентаризации и ее виды

Одним из основных свойств, которыми должна обладать финансовая отчетность организации или индивидуального предпринимателя, является ее надежность, т. е. правдивость и достоверность отраженных в ней статей. В связи с этим для подтверждения данных отчетности организации необходимо проводить инвентаризацию. Инвентаризация представляет собой способ бухгалтерского учета, при помощи которого осуществляется проверка соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета. Ее целью является обеспечение сохранности и правильного использования имущества организации.

Инвентаризацию необходимо проводить для:

·   выявления фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете);

·   сопоставления полученных данных с данными бухгалтерского учета;

·   проверки полноты и правильности отражения в учете стоимости товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассе и на счетах в банках, дебиторской и кредиторской задолженностей и т. д.

Кроме того, инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения имущества, денежных средств, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств предпринимателя или организации. Помогая вскрывать или предупреждать возможные недостачи, материалы инвентаризации являются действенным средством контроля за работой материально ответственных лиц.

Выделяют несколько видов инвентаризаций по различным признакам:

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

·   при передаче имущества предпринимателя или организации в аренду;

·   при выкупе, продаже и иной реорганизации компании перед составлением разделительного или соединительного баланса;

·   перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

·   при смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи активов);

·   при установлении фактов хищения, краж, ограблений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

·   после пожара или стихийных бедствий (наводнение, землетрясение и т. д.).

Порядок проведения инвентаризации и документальное оформление ее результатов

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов регламентируются Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года № 221, согласно которым инвентаризация активов и обязательств должна проводиться не реже одного раза в год.

Индивидуальные предприниматели и организации с численностью работников не более двадцати пяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут самостоятельно определять порядок и сроки проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения, включая не принадлежащее организации на правах собственности (находящееся на ответственном хранении, арендованное согласно договору, полученное для переработки, принятое на комиссию), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Комиссия, как правило, состоит из представителей административного персонала, работников бухгалтерии и других специалистов (инженеры, экономисты, техники и др.).

После утверждения приказа председателю комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя организации, в котором кроме состава комиссии указываются: номер и дата приказа, объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания проведения инвентаризации.

Все члены комиссии до начала проведения инвентаризации должны:

–   подробно ознакомиться с материалами последней инвентаризации, проведенной по данному объекту, и с мерами, принятыми по ее результатам;

–   опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;

–   проверить исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации;

–   получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации по состоянию на дату«__»_____20__года», что должно служить бухгалтерской службе основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерию. Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственного лица, при этом оно не может являться членом комиссии на своем уча­с­т­­ке. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризируемое имущество, ежедневно опечатывается в присут­ствии членов комиссии и материально ответственного лица. В случае если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать его в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки фактического наличия имущества (форма Инв-16, приложение 56 к приказу министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 21 июня 2007 года № 216. Далее – Приказ).

На имущество, не принадлежащее индивидуальному предпринимателю или организации на правах собственности, но находящееся у них, а также на имущество, пришедшее в негодность, составляются отдельные инвентаризационные описи.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению. При хранении запасов в разных изолированных помещениях у одного и того же материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов помещение опломбируется, а комиссия переходит для работы в следующее помещение. На время инвентаризации все операции с инвентаризуемыми запасами прекращаются и посторонние лица в помещение, где проводится инвентаризация, не допускаются.

Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся винвентаризационные описи (форма Инв-4, приложение 43 к Приказу) – документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти запасы заносятся в отдельную опись под наименованием «Запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается: когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти запасы.

На больших складах при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения индивидуального предпринимателя или руководителя организации в процессе инвентаризации могут отпускаться запасы в присутствии членов комиссии.

Эти запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «Запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляться эта опись должна по аналогии с документами на поступившие запасы во время инвентаризации. В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя комиссии.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в его получении, а сдавшее – в его сдаче. Для полной и точной проверки фактического наличия имущества комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. п.

Запасы в инвентаризационных описях отражаются по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества. Запасы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих запасов на ответственное хранение, с указанием их наименований, количества, сортности, фактической стоимости (по данным учета), даты сдачи груза на хранение, места хранения, номера и даты документов.

При получении копий инвентаризационных описей от организаций, на ответственном хранении которых запасы находятся, комиссия сопоставляет их фактическое наличие с данными бухгалтерского учета.

По запасам, находящимся в переработке у других организаций, составляется отдельная опись, где указывается наименование организации, наименование запасов, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи их в переработку, номера и даты документов, на основании которых отпущены запасы в переработку.

Инвентаризационные описи составляются отдельно на запасы, находящиеся в пути, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, находящиеся на складах других организаций.

В актах инвентаризации запасов, находящихся в пути (форма Инв-7, приложение 46 к Приказу), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти запасы учтены на соответствующих счетах.

На счетах учета запасов могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

·   по запасам, находящимся в пути, – расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами;

·   по отгруженным запасам – копиями предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей и т. д.);

·   по просроченным оплатой документам – платежные документы с обязательным подтверждением банка;

·   по запасам, находящимся на складах других организаций, – сохранными расписками на последнюю дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Инвентаризация запасов, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм. Предварительно может быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. При установлении фактов неоприходования поступивших запасов должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их.

В акте инвентаризации товаров отгруженных (форма Инв-5, приложение 44 к Приказу) по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование запасов, дата отгрузки, дата выписки, номер и сумма по счету-фактуре.

Запасы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по месту их нахождения и по лицам, на ответственном хранении которых запасы находятся.

При инвентаризации запасов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.).

При инвентаризации незавершенного производства комиссия:

·   определяет фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве, а также готовых изделий, не полностью укомплектованных и не сданных на склад;

·   выявляет неучтенный брак;

·   определяет фактическую комплектность незавершенного производства (заделов) и обеспеченность сборки деталями;

·   выявляет остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено, определяет фактическую себестоимость находящихся в производстве заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий и т. п.

Запасы, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.

По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отраслях промышленности), в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящим в их состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами с учетом специфики производства.

Инвентаризационные описи могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях. Записи в них осуществляются без помарок и подчисток, а пустые строки на последних листах прочеркиваются. Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибки в описях, оно должно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и, в случае их подтверждения, производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

По окончании инвентаризации при необходимости проводятся контрольные проверки ее правильности с участием членов комиссий и материально ответственного лица, которые оформляются актом. Не допускается внесение комиссией в опись заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков.

Отражение результатов инвентаризации в учете

Расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей отражаются в сличительных ведомостях. Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов (форма Инв-14, приложение 54 к Приказу) заполняется с целью отражения тех запасов, по которым выявлены отклонения от данных учета, она составляется в одном экземпляре бухгалтером компании и хранится в бухгалтерской службе.

При оформлении результатов инвентаризации в инвентаризационных формах не допускаются никакие помарки и подчистки. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета признаются:

·   излишки – доходом, а запасы подлежат оприходованию:

     Дебет 1300 Запасы

     Кредит 6280 Прочие доходы;

·   недостачи – расходом:

     Дебет 7470 Прочие расходы

     Кредит 1300 Запасы.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности. Комиссия выявляет причины недостач или излишек, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным индивидуальным предпринимателем или руководителем организации. Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается такими лицами.

Хранение и реализация некоторых запасов, особенно на предприятиях торговли, сопровождается в ряде случаев образованием товарных потерь, которые могут возникать как по объективным, так и по субъективным причинам. В связи с этим принято делить товарные потери на нормируемые и ненормируемые.

Нормируемые потери связаны с физико-химическими свойствами товаров (естественная убыль, потери от боя товаров в стеклопосуде и другое), то есть такие, которые носят объективный характер, и поэтому по ним устанавливаются предельные размеры (нормы). Потери товаров в пределах установленных норм списываются на расходы субъекта по реализации товаров.

Ненормируемые потери возникают, как правило, в результате бесхозяйственности (бой, лом, порча товаров) или стихийных бедствий. Списание таких потерь требует установления причин и виновных лиц, допустивших эти потери.

Потери товаров вследствие естественной убыли по месту возникновения можно разделить на три группы:

1) при транспортировке;

2) при хранении;

3) при реализации">

...