Расчеты с подотчетными лицами

Общая характеристика расчетов
с подотчетными лицами
 

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или из банка на карточный счет под отчет на предстоящие командировочные расходы, оплату расходов, связанных с приобретением материалов, услуг, представительских расходов и на другие хозяйственные нужды. При этом расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Выдача средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся на командировку. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют с учетом их целевого назначения и определяют расходы, подлежащие утверждению руководителем организации. Неизрасходованные суммы аванса под­отчетные лица либо возвращают в кассу по приходному кассовому ордеру, либо, при согласии работника, их удерживают из заработной платы. Перерасход подотчетных сумм возмещается работодателем.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

–   запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

–   выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;

–   выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

–   предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;

–   для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;

–   не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Порядок выдачи и оформления денежных средств под отчет, а также форма авансового отчета законодательными актами Республики Казахстан в настоящее время не ре­гламентированы. В таких случаях статья 7 «Бухгалтерская документация» Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и пункт 139 НСФО № 2 дают право организациям и индивидуальным предпринимателям самостоятельно прописать в учетной политике все то, что не предусмотрено нормативно-правовыми актами (далее – НПА), основываясь на принципах законности, целесообразности, эффективности, минимизации рисков, в соответствии со своей отраслевой принадлежностью и другими особенностями деятельности. В качестве образца для разработки положений расчетов с подотчетными лицами можно использовать Инструкцию по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях (счет 16 «Расчеты с подотчетными лицами»), утвержденную приказом директора Департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 27 января 1998 года № 30.

Главное, чтобы в учетной политике и других внутренних документах (приказы, положения о командировках и т. д.) в расчете с подотчетными лицами было отражено:
 

–   сроки и размеры выдачи подотчетных сумм своим сотрудникам;

–   перечень должностей, кому выдают деньги под отчет;

–   срок сдачи в бухгалтерию отчета об израсходованных суммах (обычно не позднее
3–5 дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки);

–   срок сдачи в кассу бухгалтерии неизрасходованных сумм или возмещения организацией перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету (обычно не позднее трех дней после сдачи авансового отчета.

Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы. Остановимся на этом подробнее.

Согласно подпункту 81) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Трудовой кодекс), «командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку».

В соответствии с пунктом 2 статьи 152 Трудового кодекса «работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
 

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения».

Согласно пункту 3 статьи 152 Трудового кодекса, «условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя». То есть компания может самостоятельно установить размер суточных, определить максимальный размер расходов по проживанию и проезду. При этом следует иметь в виду, что в понятие «суточные» включаются расходы на питание, проезд на такси и прочие расходы, не перечисленные выше.

Часто сторона, приглашающая в командировку, берет на себя обязательство оплатить командировочные расходы вашего сотрудника. В этом случае, если работник будет командирован на основании приказа руководителя в служебную командировку для выполнения трудовых обязанностей вне места постоянной работы и связанных с деятельностью компании, ему все равно следует выплатить командировочные, а для того, чтобы приглашающая сторона возместила расходы по командировке работника, с ней следует заключить договор в установленном порядке (возмещение идет как доход предприятия).

Первичные документы по расчетам
с подотчетными лицами
 

Первичными документы по расчетам с под­отчетными лицами являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; отчет о командировке, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

Форма авансового отчета не утверждена в НПА, поэтому она может быть разработана и утверждена компанией индивидуально в соответствии с основными требованиями к первичным документам Закона о бухучете. Если предприятие не разрабатывает свою форму авансового отчета, то она использует форму № 286, утвержденную приказом директора Департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 1 декабря 1998 года № 548 «Об утверждении альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений Республики Казахстан».

Авансовый отчет является основным документом для учета расчетов с подотчетными лицами. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет представляется с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

В отчете должны быть обязательно заполнены показатели: остаток предыдущего аванса, полученные авансы, израсходованная сумма, остаток (перерасход) подотчетной суммы, оплата перерасхода, внесение в кассу остатка. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счетах 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц», 2151 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» (используется редко). Это активно-пассивные счета, сальдо которых отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию – или наоборот.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» в дебет счетов 1310 «Сырье и материалы», 1330 «Товары», 7210 «Административные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 1010 «Денежные средства в кассе». Аналитический учет по счету 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» ведется по каждой авансовой выдаче.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками (работникам) в установленные сроки, отражаются по дебету счета 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 3396 «Задолженность перед подотчетными лицами».

Проводки расчетов с подотчетными лицами приведены в таблице.