Учет расчетов с подотчетными лицами в «1С»

В статье приводится подробный порядок учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С».

В программе «1С: Бухгалтерия для Казахстана» для ведения учета денежных средств предназначено несколько справочников:

– Статьи движения денежных средств.

– Кассы.

– Банки.

– Банковские счета.

– Валюты.

И документов:

– Приходный кассовый ордер.

– Расходный кассовый ордер.

– Авансовый отчет.

– Платежное поручение входящее.

– Платежное поручение исходящее.

– Платежный ордер (списание денежных средств).

– Платежный ордер (поступление денежных средств).

– Сервисная обработка «Выписка банка».

Справочник «Статьи движения денежных средств» можно открыть через меню «Банк и касса => Статьи движения денежных средств». Справочник является общим для оформления банковских и кассовых операций.

Во всех документах по учету денежных средств присутствует реквизит «Статья ДДС», значением которого может быть один из элементов справочника «Статьи движения денежных средств». Корректное заполнение этих реквизитов в соответствующих документах позволит не только разделять поступление и выбытие денежных средств по статьям движения, но и даст возможность в дальнейшем автоматически сформировать «Отчет о движении денежных средств».

В справочнике заполняются следующие реквизиты:

– «Наименование» – наименование статьи;

– «Разрез деятельности» – операционная, инвестиционная или финансовая;

– «Вид движения» – поступление или выбытие;

– «Движение денежных средств» (рис. 1).

Описание: Ruc_1

Справочник «Кассы» можно открыть через меню «Банк и касса => Кассы». Данный справочник предназначен для хранения информации о кассах организации. Для каждой кассы указывается ответственное лицо (выбирается из справочника «Физические лица») и валюта учета (рис. 2).

Описание: Ruc_2

Счет учета, в корреспонденции с которым будут формироваться проводки по движению денежных средств в кассе организации, задается с помощью кнопки «Перейти», расположенной на панели инструментов формы (рис. 3).

Описание: Ruc_3

Справочник «Банки» можно открыть через меню «Банк и касса => Банки». В данном справочнике хранится информация о банках, с которыми сотрудничает организация. Чтобы ввести новый банк в справочник, необходимо нажать на кнопку «Подбор» и из появившегося «Классификатора банков» выбрать нужный. В том случае, когда в классификаторе нет требующегося банка, его добавляют путем нажатия клавиши «Insert». Для каждого банка указываются такие реквизиты, как «БИК», «Наименование», «Город», «Корр. счет» (рис. 4).

Описание: Ruc_4

Справочник «Банковские счета» можно открыть через меню «Предприятие => Организации», нажать на кнопку «Перейти» и из выпадающего списка выбрать пункт «Банковские счета». В нем хранится информация о всех банковских счетах организации (рис. 5).

Описание: Ruc_5

Справочник «Валюты» можно открыть через меню «Банк и касса => Валюты». Данный справочник предназначен для хранения информации о валютах. Для того чтобы ввести новый вид валюты в справочник, нужно нажать кнопку «Подбор» и из появившегося на экране «Классификатора валют» выбрать необходимый (рис. 6).

Описание: Ruc_6

Документ «Приходный кассовый ордер» предназначен для отражения поступления наличных денежных средств в кассу. Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером. Его можно открыть через меню «Банк и касса => Приходный кассовый ордер».

В программе «1С:Бухгалтерия для Казахстана» при помощи этого документа могут быть оформлены следующие хозяйственные операции:

– «Оплата от покупателя»;

– «Возврат денежных средств подотчетником»;

– «Возврат денежных средств поставщиком»;

– «Получение наличных денежных средств в банке»;

– «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;

– «Прочий приход денежных средств» (рис. 7).

Описание: Ruc_7

Вид операции устанавливается с помощью кнопки «Операция».

Операцией «Оплата от покупателя» регистрируется поступление наличных денежных средств от покупателя. В качестве договора по взаиморасчетам необходимо выбрать тот договор, в котором установлен вид «С покупателем». При проведении документа автоматически будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма будет разделена на аванс и оплату.

Для регистрации возврата денежных средств подотчетным лицом (сотрудником предприятия) предназначена операция «Возврат денежных средств подотчетником». При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка работников.

Регистрация поступления наличных денежных средств, возвращенных поставщиком, оформляется через операцию «Возврат денежных средств поставщиком». В качестве договора необходимо выбрать тот, в котором установлен вид «С поставщиком».

Операция «Получение наличных денежных средств в банке» предназначена для отражения факта получения наличных денег с расчетного счета организации в банке.

При поступлении наличных денежных средств по кредитам и займам используется операция «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами».

При этом договор должен быть указан тот, в котором установлен вид «Прочее».

Для всех остальных случаев, для которых не предусмотрен специальный вид операции, используется операция «Прочий приход денежных средств».

Документ «Приходный кассовый ордер» имеет печатную форму, которую можно открыть с помощью кнопки «Печать».

Документ «Расходный кассовый ордер» предназначен для отражения выбытия наличных денежных средств из кассы. Его можно открыть через меню «Банк и касса => Расходный кассовый ордер».

Документом оформляются следующие виды хозяйственных операций:

– «Оплата поставщику»;

– «Возврат денежных средств покупателю»;

– «Выдача денежных средств подотчетнику»;

– «Выплата заработной платы»;

– «Взнос наличными в банк»;

– «Инкассация денежных средств»;

– «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;

– «Выплаты по исполнительным листам»;

– «Прочий расход денежных средств» (рис. 8).

Описание: Ruc_8

Вид операции выбирается через кнопку «Операция», расположенную на панели формы документа.

При выборе того или иного вида операции форма документа приобретает соответствующий этой операции вид. Так, при выборе вида операции «Оплата поставщику» появляется реквизит «Контрагент», а при выборе вида операции «Выдача денежных средств подотчетнику» вместо «Контрагента» появляется подотчетник.

Операцией «Оплата поставщику» оформляются выплаты из кассы для погашения задолженности перед поставщиком. В качестве договора по взаиморасчетам нужно указать тот, в котором установлен вид «С поставщиком». При проведении документа автоматически будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма будет разделена на аванс и оплату.

 Для регистрации выдачи денежных средств подотчетному лицу (сотруднику предприятия) используется операция «Выдача денежных средств подотчетнику». При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка физических лиц.

Операция «Выплата заработной платы» предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы. В реквизитах платежа необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации», на основании которого выдаются денежные средства.

Для регистрации взноса наличных денег на расчетный счет организации в банке предназначена операция «Взнос наличными в банк».

На основании расходного кассового ордера с установленным видом операции «Инкассация денежных средств» можно ввести документ «Платежный ордер (поступление денежных средств)», отражающий операции по зачислению инкассированных денежных средств на расчетный счет организации.

Операцией «Возврат денежных средств покупателю» оформляется возврат денежных средств покупателю. В качестве договора для взаиморасчетов необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «С покупателем».

Операция «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами» предназначена для отражения расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. Выбираемый договор имеет вид «Прочее».

Операцией «Выплаты по исполнительным листам» регистрируется факт перечисления задолженности по исполнительным листам получателям алиментов. В табличной части указываются документы «ИЛ перечисление получателям», на основании которых выдаются денежные средства.

В других случаях, для которых не предусмотрен свой вид операции, используется операция «Прочий расход денежных средств».

Документ «Расходный кассовый ордер» имеет печатную форму">

...