Бухгалтерские документы: порядок ведения и сроки хранения
Автор:
Г. ЮСУПОВА, менеджер-консультант по налоговым и бухгалтерским вопросам
Все предприниматели, независимо от организационно-правовой формы, обязаны оформлять и хранить формы первичных учетных документов, которые являются документальным свидетельством факта совершения операции или события; на их основании ведется бухгалтерский учет. Рассмотрим вопросы, связанные со сроками хранения бухгалтерских документов.
Ведение бухгалтерского учета все хозяйствующие субъекты обязаны осуществлять в соответствии с требованиями Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете). Действие Закона о бухгалтерском учете распространяется:
– на индивидуальных предпринимателей;
– юридическиx лиц, филиалы, представительства и постоянные учреждения иностранных юридических лиц, зарегистрированные на территории РК в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В то же время, согласно пункту 2 статьи 2 Закона о бухгалтерском учете, существует одна категория, которая вправе не осуществлять ведение бухгалтерского учета (кроме составления и хранения первичных документов) и составление финансовой отчетности, – индивидуальные предприниматели – при соответствии одновременно следующим условиям:
– применяют в соответствии с налоговым законодательством Республики Казахстан специальные налоговые режимы (далее – СНР) на основе патента, упрощенной декларации;
– не состоят на регистрационном учете НДС;
– не являются субъектами естественных монополий и регулируемых рынков.
Субъекты малого предпринимательства, а также юридические лица, исключительным видом деятельности которых является организация обменных операций с иностранной валютой, должны осуществлять составление финансовой отчетности в соответствии с национальным стандартом (далее – НСФО), утвержденным приказом министра финансов РК от 31 января 2013 года № 50, если иное не предусмотрено статьей 2 Закона о бухгалтерском учете.
Субъекты среднего предпринимательства, а также государственные предприятия, основанные на праве оперативного управления (казенные предприятия), составляют финансовую отчетность в соответствии с международным стандартом для малого и среднего бизнеса (далее – МСФО для МСБ), если иное не предусмотрено настоящей статьей 2 Закона о бухгалтерском учете.
Субъекты крупного предпринимательства и организации публичного интереса обязаны составлять финансовую отчетность в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (далее – МСФО).
Финансовые организации, специальные финансовые компании, исламские специальные финансовые компании осуществляют ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности в соответствии c международными стандартами и нормативными правовыми актами Национального Банка РК по вопросам бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
Ведение бухгалтерского учета
В соответствии с подпунктом 2 пункта 5 статьи 20 Закона о бухгалтерском учете, приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 утверждены Правила ведения бухгалтерского учета (далее – Правила).
Ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности субъекта основывается на принципах начисления и непрерывности.
По методу начисления операции отражаются в том периоде, в котором фактически произошли, независимо от периода поступления и выплат денежных средств.
При применении принципа непрерывности финансовая отчетность составляется на основе допущения, что субъект функционирует непрерывно и будет вести операции в обозримом будущем.
Согласно Правилам под хозяйственной операцией следует понимать действие или событие, влекущие изменения в объеме и/или составе имущества, и/или обязательств организации.
Финансовая отчетность достоверно и в полном объеме представляет информацию о финансовом положении, его изменениях, а также финансовых результатах деятельности субъекта.
Субъекты ведут бухгалтерский учет, составляют и представляют финансовую отчетность согласно требованию законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в соответствии с их принадлежностью к малому, среднему и крупному предпринимательству.
Субъект ведет раздельный учет в случае, когда законодательством Республики Казахстан (Закон РК «О естественных монополиях» от 9 июля 1998 года № 272) предусмотрено разделение в учете доходов, расходов, активов и обязательств по отдельным видам деятельности.
Получатели целевых поступлений из бюджета ведут раздельный учет доходов, расходов, активов и обязательств, полученных (понесенных) в рамках целевых поступлений.
Ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности организациями и индивидуальными предпринимателями осуществляются на государственном и/или русском языках (п. 5 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).
При этом, согласно пункту 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете, первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых не утверждены приказом министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562, следует разрабатывать самостоятельно, и они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа (формы);
2) дату составления;
3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
4) содержание операции или события;
5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
7) идентификационный номер.
В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организациями и индивидуальными предпринимателями должны быть изготовлены копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций и государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Руководство организации или индивидуальный предприниматель обеспечивают организацию бухгалтерского учета, в том числе наличие утвержденных внутренних документов, регламентирующих порядок отражения в бухгалтерском учете всех совершаемых организацией операций.
Согласно подпункту 5 статьи 1 Закона о бухгалтерском учете, регистры бухгалтерского учета – формы для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения в системе бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие обязательные реквизиты:
– номер и наименование счета бухгалтерского учета, по которому составлен регистр;
– номер корреспондирующего по дебету или кредиту счета;
– сумму операции;
– остаток на начало и конец периода;
– итого оборотов за период по дебету и кредиту.
В зависимости от вида деятельности и характера операции в регистр включаются дополнительные реквизиты.
Регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, аналитические, синтетические и комбинированные.
Регистрация первичных операций ведется в форме хронологических регистров бухгалтерского учета. Для систематизации и анализа данных используются аналитические и синтетические регистры. При подготовке финансовой отчетности субъекты составляют обобщающие регистры произвольной формы в бумажном или электронном виде, соответствующие характеру деятельности и объемам операций субъекта, раскрывающие сведения бухгалтерского учета, представленные в финансовой отчетности.
Хронологический регистр бухгалтерского учета содержит информацию о бухгалтерских операциях в хронологическом порядке по мере их совершения.
Аналитический регистр бухгалтерского учета содержит данные аналитических счетов. Например, данные в разрезе позиций запасов для счетов учета запасов, в разрезе сотрудников – для счетов расчетов с персоналом и прочее.
Синтетический регистр бухгалтерского учета содержит обобщенные данные счетов или разделов бухгалтерского учета.
Комбинированный регистр сочетает хронологические и систематические записи.
На основании статьи 11 Закона о бухгалтерском учете, организациям и индивидуальным предпринимателям надлежит хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и/или электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.
Согласно Правилам, субъекты обеспечивают оперативное (в случае необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение документов. Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.
Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Подготовка и сдача документов в архив
Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. Однородные первичные документы формируют в дела. При этом номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие условия:
1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;
3) в дело включается один экземпляр каждого документа.
В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период более чем один месяц они помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие">
...