Электронный счет-фактура (ЭСФ) – это счет-фактура, выписанный в электронном виде посредством информационной системы (далее – ИС) ЭСФ и соответствующий требованиям норм налогового законодательства и Правилам документооборота ЭСФ.

ЭСФ выписывается по законодательно утвержденной форме и заверяется электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) уполномоченного лица поставщика. Оригиналом (подлинником) ЭСФ является электронный документ, содержащийся в ИС ЭСФ.

Согласно приказу министра финансов РК «Об утверждении Правил документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме» от 9 февраля 2015 года № 77 (далее – Правила), в разделе Е «Условия поставки» ЭСФ:

1) строка 24 «Договор (контракт) на поставку товаров, работ, услуг» содержит строки 24.1 «номер», в которой указывается номер договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг; и 24.2 «дата», в которой указывается дата договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг. Данные строки являются взаимозависимыми строками;

2) в строке 25 «Условия оплаты по договору» указываются условия оплаты согласно договору (контракту) на поставку товаров, работ, услуг;

3) в строке 26 «Способ отправления» указывается способ отправления согласно договору (контракту) на поставку товаров, работ, услуг;

4) строка 27 «Поставка товаров осуществлена по доверенности» содержит строки 27.1 «номер», в которой указывается номер доверенности, на основании которой осуществлена поставка товаров; и 27.2 «дата», в которой указывается дата доверенности, на основании которой осуществлена такая поставка товаров. Данные строки являются взаимозависимыми строками;

5) в строке 28 «Пункт назначения» указывается административно-территориальная единица государства – члена Евразийского экономического союза (далее – ЕАЭС) – место поставки товара.

Данная строка подлежит заполнению исключительно в случаях вывоза товара, включенного в перечень товаров, ввозимых на территорию РК из третьих стран, не являющихся государствами – членами ЕАЭС, с территории РК на территорию государства – члена ЕАЭС.

Процесс выписки ЭСФ происходит следующим образом:

– поставщик заполняет документ в соответствии с Правилами в приложениях ИС ЭСФ или в своей учетной системе (если она интегрирована с ИС ЭСФ);

– уполномоченное лицо предприятия заверяет документ ЭЦП и направляет электронный документ в ИС ЭСФ;

– ИС ЭСФ выполняет регламентированные проверки документа: форматно-логический контроль показателей ЭСФ, проверку регистрационных данных поставщика и получателя, действительность электронной цифровой подписи поставщика и др.;

– если ошибок в документе не выявлено, электронный документ регистрируется в ИС ЭСФ и направляется получателю. Документ, прошедший регистрацию в ИС ЭСФ, является электронным счетом-фактурой.

Если в документе выявлены ошибки, регистрация документа в системе и его отправка покупателю не производятся.

В форме ЭСФ обязательными разделами для заполнения являются:

– общий раздел;

– реквизиты поставщика;

– реквизиты получателя;

– данные по товарам (работам, услугам).

При этом в случае, если получателем товаров, работ, услуг является государственное учреждение, то помимо указанных разделов обязательным для заполнения является и раздел «Реквизиты государственного учреждения».

Так как в примере отгрузка производится без договора, то, соответственно, строка «Договор (контракт) на поставку товаров, работ, услуг» заполняется «Без договора». Данный раздел не является обязательным для заполнения ЭСФ и носит информативный характер. Разделы формы, заполнение которых не требуется правилами выписки ЭСФ и не заполненные поставщиком, могут быть исключены из формы ЭСФ.

Следовательно, если ЭСФ, направленный покупателю, прошел регистрацию в ИС ЭСФ и ошибок при этом не было выявлено, то, прежде чем производить отзыв или исправление документа, покупателю целесообразно обратиться к специалистам по технической поддержке.

Также необходимо знать, что в случае исправления ошибки в ЭСФ бухгалтер должен выписать исправленный ЭСФ к ранее выписанному ЭСФ с указанием верных сведений и прежних значений в строках, в которые исправления не вносятся.

Отзыв ЭСФ не предполагает выписку исправленного документа взамен отзываемого. Отзыв может производиться в том случае, если ранее отправленный ЭСФ был выписан получателю ошибочно, и документ необходимо исключить из реестра счетов-фактур поставщика.

При выписке ЭСФ подтверждение от получателя требуется только при выписке дополнительных, исправленных ЭСФ и (или) при отзыве ЭСФ.

  1. В разделе А «Общий раздел» ЭСФ предусмотрены отражение в строке 1 «Регистрационный номер» и в строке 1.1 «Номер учетной системы». Рассмотрим, чем они отличаются и какие из них указываются в реестрах счетов-фактур.

В строке 1 «Регистрационный номер» указывается уникальный регистрационный номер ЭСФ. Поле заполняется автоматически при регистрации документа в ИС ЭСФ и не предназначено для заполнения и (или) редактирования участником ИС ЭСФ.

Регистрация участника ИС ЭСФ производится на основании Соглашения о пользовании информационной системы электронных счетов-фактур, заключаемого в электронном виде в процессе регистрации.

Наличие регистрационного номера подтверждает факт регистрации документа в системе и отправку ЭСФ получателю товаров, работ, услуг. Счет-фактура является выписанным с момента его регистрации в информационной системе.

В случае выписки счета-фактуры посредством ИС ЭСФ оригиналом (подлинником) ЭСФ является электронный документ, содержащийся в ИС ЭСФ с присвоенным регистрационным номером. Оригинал является основанием для отнесения в зачет сумм НДС.

При выписке счета-фактуры в электронном виде до его регистрации в ИС ЭСФ и отправки ЭСФ получателю система автоматически проверяет действительность ИИН/БИН поставщика и получателя, а также запрещает регистрацию и отправку ЭСФ в случае, если ЭСФ выписан с НДС поставщиком, не состоящим на регистрационном учете по НДС.

Документы, которые были направлены получателю через ИС ЭСФ, но содержали ошибки, выявленные системой в процессе обработки документа, помещаются в журнал «Ошибочные» без присвоения регистрационного номера таким документам.

В строке 1.1 «Номер учетной системы» указывается порядковый номер счета-фактуры, который присваивается в налоговом учете налогоплательщика и определяется поставщиком товаров, работ, услуг самостоятельно (строка подлежит обязательному заполнению).

Согласно подпункту 1 пункта 5 статьи 263 Налогового кодекса, порядковый номер счета-фактуры указывается арабскими цифрами (от 0 до 9).

В соответствии с пунктом 2 статьи 270 Налогового кодекса, одновременно с декларацией формы 300.00 представляются реестры счетов-фактур по приобретенным и реализованным в течение налогового периода товарам, работам, услугам, являющиеся приложением к декларации. Формы реестров счетов-фактур по приобретенным и реализованным товарам, работам, услугам устанавливаются уполномоченным органом.

В реестре счетов-фактур по приобретенным и реализованным в течение налогового периода товарам, работам, услугам отражаются счета-фактуры, выписанные как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

В случае если плательщик НДС:

– выписывает в течение налогового периода счета-фактуры исключительно в электронной форме, то реестр счетов-фактур по реализованным в течение налогового периода товарам, работам, услугам в налоговые органы не представляется;

– получает в течение налогового периода счета-фактуры исключительно в электронной форме, то реестр счетов-фактур по приобретенным в течение налогового периода товарам, работам, услугам в налоговые органы не представляется.

Согласно подпункту 5 пунктов 39, 43 Правил составления налоговой отчетности (декларации) по налогу на добавленную стоимость (форма 300.00, приложение 27 к приказу министра финансов РК от 25 декабря 2014 года № 587) в Реестре счетов-фактур по реализованным товарам, работам, услугам и в Реестре счетов-фактур по приобретенным товарам, работам, услугам в течение отчетного налогового периода в графе E указывается арабскими цифрами номер счета-фактуры, который должен соответствовать номеру, отраженному в счете-фактуре.

  1. Согласно пункту 29 Правил, дата выписки исправленного или дополнительного ЭСФ не должна превышать срока исковой давности, установленного налоговым законодательством, с даты выписки ЭСФ, к которому выписывается дополнительный или исправленный ЭСФ. Общий срок исковой давности, согласно статье 46 Налогового кодекса, составляет 5 лет.

Содержание

Дополнительный ЭСФ

Исправленный ЭСФ

Нормативное положение

Согласно п. 13 Правил, ЭСФ выписывается на основании:

ст. 265, 239 Налогового кодекса

п. 14, 14-1, 14-2 ст. 263 Налогового кодекса

Случаи выписки

Отметка строки 4 «Исправленный» возможна в случае, если не отмечена строка 5 «Дополнительный». И соответственно, отметка строки 5 «Дополнительный» возможна в случае, если не отмечена строка 4 «Исправленный».

То есть в одном ЭСФ заполняется строка «Исправленный» либо строка «Дополнительный»

В следующих случаях, предусмотренных п. 2 ст. 239 Налогового кодекса:

Согласно п. 14 ст. 263 Налогового кодекса

1) полного или частичного возврата товара;

2) изменения условий сделки;

3) изменения цены;

4) скидки с цены, скидки с продаж;

5) получения разницы в стоимости реализованных товаров, работ, услуг в РК при их оплате в тенге в случаях индексации договорной суммы согласно п. 3 ст. 282 Гражданского кодекса;

6) возврата тары, включенной в оборот по реализации

Внесение изменений, в том числе в целях исправления ошибок, в ранее выписанный счет-фактуру производится путем аннулирования ранее выписанного счета-фактуры и выписки исправленного счета-фактуры.

Данное положение не применяется в случаях, предусмотренных ст. 239 Налогового кодекса

Порядок выписки ЭСФ

Согласно п. 3 ст. 239 Налогового кодекса

Согласно п. 22, 23 Правил

...