Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета

Автор:

Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.
Для поиска на странице нажмите CTRL+F

Основным решением по организации управления деятельностью предприятия с учетом международных стандартов является конфигурация «Управление производственным предприятием» на базе версий 8.1, 8.2, которая в свою очередь является комплексным решением, отвечающим основным требованиям к управлению и учету на производственном предприятии. Решение позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью предприятия и учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для предприятий холдинговой структуры ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг. Управленческий учет ведется по данным, зафиксированным в документах, но при этом полностью не зависит от способов и самого факта ведения регламентированного учета. Информация о факте совершения операций вводится единожды и получает в дальнейшем отражение в управленческом и регламентированном учете.

Таким образом, конфигурация «Управление производственным предприятием» 8.1, 8.2 (рис. 1) предоставляет:

–    руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, – возможности для анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

–    руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, – инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

–    работникам учетных служб предприятия – средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

Методология системы определяет категории учета, для которых разработаны механизмы автоматизации в конфигурации:

–    управленческий учет и планирование;
–    регламентированный учет;
–    учет по МСФО.

Управленческий учет и планирование строятся по правилам, разработанным внутри предприятия, и служат для получения данных, необходимых для управления бизнес-процессами на предприятии. Основная цель – помочь руководителю принимать правильные решения, поэтому отчеты, составленные для целей управленческого учета, должны быть как можно более полными.

Пользователями управленческой отчетности при определенных условиях могут быть и внешние заинтересованные стороны, и партнеры по бизнесу, и инвесторы.

Важно заметить, что для предприятий холдинговой структуры в конфигурации ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг, т. е. предприятие выступает в качестве цельного образования для задач управления.

При разработке управленческого учета в конфигурации был использован опыт автоматизации казахстанских предприятий, а также учтены основные мировые стандарты, течения и методики управления предприятиями.

Принципы ведения регламентированного учета во многом определяются внешними законами. К регламентированному учету можно отнести налоговый, бухгалтерский учет. Правила ведения такого учета, требования к структуре данных, требования к правилам формирования отчетности, требования к содержанию и формату отчетности общие для всех предприятий. Правила ведения учета фиксируются учетной политикой предприятия. Для регламентированных видов учета характерно представлять в контролирующие органы внешнюю отчетность, сформированную определенным образом. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. Данные регламентированного учета строятся на основе имеющейся в компании и документально подтвержденной информации, т. е. тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета. Таким образом, в компании осуществляется двойной контроль над первичной документацией.

Требования к отчетности по МСФО также регламентированы: принципы ведения учета, принципы получения данных для отчетности, содержание отчетности. При этом формат представления каждого отчета с учетом общих правил построения определяется организацией самостоятельно, формат, например, может быть определен для предприятия его материнской компанией. Отчетность по МСФО строится как для каждой организации, входящей в предприятие, так и консолидированно по предприятию в целом.
 

Требования к оперативности учета



В системе все механизмы автоматизации условно можно разделить на два больших класса:

–    механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;
–    механизмы для ведения неоперативного учета.

В оперативный блок выделены все механизмы, составляющие операционную деятельность предприятия. С этой точки зрения по каждой хозяйственной операции фиксируются только те данные, которые известны по ней на момент ее появления, т. е. оперативные данные. Такие данные регистрируются в системе первичными учетными документами. Иногда операции в оперативном блоке могут не иметь документального подтверждения, т. е. не иметь бумажного варианта документа-основания. Например, в системе можно учитывать поставки товаров только в количественном выражении с оформлением складских приходных ордеров, анализировать остаток денежных средств с учетом неподтвержденных поступлений и неподтвержденных расходов средств.

Требование к оперативности диктуется со стороны всех видов учета. Например, в режиме реального времени в налоговом учете необходимо учитывать товары в разрезе ГТД, в бухгалтерском учете оперативно видеть данные по задолженности, остатки и обороты по денежным средствам, в управленческом учете видеть актуальное состояние взаиморасчетов, остатков материальных ценностей на складах, в бюджетировании – оперативно контролировать исполнение бюджетов. Поэтому в каждом виде учета можно выделить участки, принадлежащие к операционной деятельности.

Помимо требований оперативного учета данных, к блоку операционной деятельности предъявляются требования оперативного контроля. При записи таких операций анализируется корректность данных, регистрируемых в первичных учетных документах, правильность ее оформления. Например, при регистрации операций расходования наличных средств из кассы организации, системой оперативно анализируется возможность превышения сумм наличных средств имеющегося в кассе остатка. При формировании заявки на расходование денежных средств анализируется соответствие данных операции параметрам контроля, установленным в подсистеме бюджетирования.

Дальше каждая хозяйственная операция может получить свое отражение в неоперативном управленческом, бухгалтерском, налоговом учете. Это могут быть операции, регистрация которых не критична по времени, или операции, уточняющие информацию из оперативного блока. В них уже невозможны отмена или изменение исходных данных, возможно только указание способа ее интерпретации в учете. Таким образом, для неоперативного учета могут использоваться как данные оперативного блока, так и данные самих первичных учетных документов. Организация такого документооборота позволяет единожды вводить информацию о факте совершения хозяйственной операции, а затем только дополнять ее информацией, характерной для каждого вида учета.

Помимо этого в каждом виде учета можно регистрировать первичные документы, которые не отражаются в оперативном блоке. Как правило, это относится к операциям, которые уточняют детализацию по какому-либо учету. Данные таких документов не требуют оперативного контроля, не влияют на оперативное принятие решений. Например, отдельным первичным документом можно зафиксировать распределение уже понесенных затрат на выпущенную продукцию для задач расчета себестоимости.

Все документы, которые фиксируют данные по хозяйственной операции, делятся на две категории. Большая часть документов содержит информацию о хозяйственной операции, достаточную для отражения этой операции и в управленческом, и в регламентированном учете. В форме документов можно установить признак необходимости проведения хозяйственной операции по видам учета. В случае если хозяйственная операция, зафиксированная документом, должна отражаться по нескольким видам учета, ответственные за свои направления работ по каждому виду учета могут:

–    последовательно заполнять данные в одном документе, установив у него признак принадлежности и к управленческому, и к регламентированному учету;

–    ввести один документ с признаком принадлежности только к управленческому учету, а затем ввести либо дополнительно, либо на его основании документ с признаком принадлежности только к регламентированному учету.

Помимо документов, в которых возможны варианты отнесения их к разным видам учета, в системе есть ряд документов, которые фиксируют хозяйственные операции только по одному заданному виду учета.
 

Механизмы конфигурации, используемые по каждому виду учета.

 

Управленческий учет и планирование



Для управленческого учета в системе разработан ряд регистров с необходимым уровнем детализации для хранения и анализа управленческой информации. Система управленческих регистров предназначена в основном для ведения корпоративного управленческого учета и используется для получения достоверной картины бизнеса.

Требования к управленческому учету в большей степени определяются самим предприятием и могут безболезненно меняться, не затрагивая механизмы для ведения бухгалтерского, налогового учета, по МСФО. Для управленческого учета не требуется ведения внешней отчетности, основные пользователи управленческой информации – это работники самого предприятия. Управленческий учет может вестись в корпоративной валюте, отличающейся от валюты регламентированного учета.

Система планирования также определяется корпоративными стандартами предприятия. Системы планирования и управленческого учета сильно взаимосвязаны, так как только вместе они позволяют предоставить хороший механизм для управления, предоставить данные план-фактного и факторного анализа для выработки корректирующих воздействий.
 

Бухгалтерский и налоговый учет (общие механизмы)



Задачи бухгалтерского учета в конфигурации:

–    предоставление данных для автоматического формирования бухгалтерской отчетности;
–    ведение учета с соблюдением требований положений по бухгалтерскому учету;
–    отражение в учете хозяйственных операций в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению.

Задачи налогового учета (по налогу на прибыль) в конфигурации:

–    автоматическое заполнение декларации по налогу на прибыль организаций;
–    ведение аналитических регистров налогового учета.

При организации бухгалтерского и налогового учета, регламентированного законодательством и положениями по бухгалтерскому учету, были учтены и реализованы следующие требования:

–    независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
–    сопоставимость  данных  управленческого,  бухгалтерского  и налогового учета;
–    совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Бухгалтерский и налоговый учет ведется в конфигурации независимо друг от друга. Хозяйственные операции отражаются параллельно в бухгалтерском и налоговом учете, вместе с тем сервисные средства конфигурации в большинстве случаев избавляют пользователя от необходимости описывать операцию отдельно для каждого вида учета. Исключение составляют случаи, когда каждый вид учета имеет свою специфику ведения или особенности детализации раскрытия информации. Во всех документах, отражающих хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете, предусмотрено, что для целей налогового учета данные могут быть введены и отражены в учете позднее.

Для возможности сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета, методики учета и механизмы хранения информации максимально приближены друг к другу. Основой ведения бухгалтерского и налогового учета являются планы счетов, отдельные для каждого вида учета, но использующие легкосопоставимые счета. Такой подход существенно облегчает выполнение требований по учету расчетов по налогу на прибыль.

Организация партионного учета обеспечивает независимость способов оценки материально-производственных запасов при списании (ФИФО, ЛИФО, по средней). Сами способы оценки являются элементами учетной политики и указываются раздельно для целей бухгалтерского и налогового учета.

Механизмы партионного учета и учета производственных затрат реализованы вне плана счетов с помощью отдельных регистров учета. Результаты хозяйственных операций в течение месяца и регламентированных операций по окончании месяца отражаются в виде проводок, суммы которых определяются по данным первичных документов или этих регистров учета. Такой подход позволяет обеспечить расчет любой сложности с учетом специфики каждого вида учета, не теряя при этом сопоставимости данных и не нагружая излишне план счетов.
 

Учет по МСФО



Финансовый учет по МСФО может вестись для отчетности перед иностранными и российскими инвесторами, партнерами по бизнесу, финансовыми институтами, к которым предприятие обращается за финансированием, или может использоваться менеджментом самого предприятия. Учет по МСФО получается трансляцией данных бухгалтерского учета по некоторым заранее заданным правилам. Те участки учета, правила ведения которых кардинально отличаются в бухгалтерии от прин¬ципов учета по МСФО, ведутся параллельно для каждого вида учета. Это касается в основном учета основных средств (далее – ОС), некоторых участков учета товарно-материальных ценностей.

Для учета по МСФО в системе разработан отдель¬ный план счетов со структурой, отвечающей требованиям МСФО.
В большинстве случаев учет по МСФО ведется в валюте, совпадающей с валютой бухгалтерского учета. Но остается возможность при перекладке задать правила отражения данных бухгалтерского учета в другой валюте.

Важно, что для формирования МСФО не используются напрямую данные первичных учетных документов. Это позволяет в некотором смысле гарантировать, что при построении МСФО не были использованы непроверенные данные первичных документов.

В ряде случаев данных бухгалтерского учета не хватает для построения учета по МСФО, например, данных для учета ОС. Для этого в специализированных регистрах ведется параллельно с бухгалтерским учетом ОС учет основных средств для целей МСФО.

В случаях когда в момент построения отчетности по МСФО не хватает каких-либо данных в системе бухгалтерского учета или они еще не выверены, недостающие данные могут быть введены вручную специализированными документами.

Консолидация информации по МСФО производится по следующему механизму: для каждой организации (юридического лица) мы получаем данные бухгалтерского учета в заданном согласованном формате. Причем эти данные могут быть получены как из самой системы, так и быть присланными в виде набора проводок. Далее для каждой организации применяются правила трансляции данных в стандарты МСФО. Отдельным механизмом анализируются полученные данные МСФО для каждой организации, исключаются внутренние обороты и получается консолидированная отчетность по МСФО.

Опционально можно получать данные от организаций не с данными бухгалтерии, а уже приведенные к МСФО.
 

Проведение документа по видам учета



В ряде документов конфигурации реализован функцио¬нал, позволяющий хозяйственную операцию, описанную в документе, отразить по разным видам учета одновременно. Для того чтобы указать, по какому виду учета документ должен быть отражен, в форме документа есть три флажка принадлежности к видам учета: управленческому, бухгалтерскому, налоговому. Установка флажка означает, что при проведении документ будет пытаться обработать правила отражения хозяйственной операции в соответствующем виде учета. В том случае, если по какому-либо виду учета, установленному флажком, документ не может быть проведен из-за нехватки информации, из-за некорректной информации или по другой причине, то документ вообще не проводится ни по какому виду учета. Если, например, ошибки проведения связаны с отражением документа в бухгалтерском учете, а по управленческому учету ошибок нет, то пользователь должен либо ввести корректные данные для бухгалтерского учета, либо снять флажок бухгалтерского вида учета и провести документ только по управленческому учету. Такая система фактически означает, что если документ в итоге проведен, значит, он корректно проведен по тем видам учета, флажки которых установлены в документе.

До закрытия месяца необходимо найти все документы, которые проведены; не имеют включенного флажка принадлежности к регламентированному учету.

В эти документы необходимо ввести корректные данные по регламентированным видам учета и затем перепровести.

Документы, которые должны быть проведены по управленческому учету, следует проводить корректно сразу, не осуществляя их проведение поэтапно (сначала по регламентированным видам учета, а потом по управленческим).

Для налогового учета в документе есть отдельный флажок. Его включение возможно только при включенном флажке бухгалтерского учета.
 

Организация нумерации в документах



Для организации сквозной нумерации документов по организациям в системе реализован следующий механизм. Для каждой организации указывается префикс, который подставляется в номер документа, выписанный на эту организацию. Таким способом по номеру документа можно быстро определить, от какой организации выписан документ. Для документов, принадлежащих только управленческому учету, префикс в номере документа отсутствует, так как управленческий учет в разрезе организаций не ведется, и соответственно организация в документе не будет указана. В тех ситуациях, когда документ предварительно был выписан только для управленческого учета, а потом было принято решение отразить документ по бухгалтерскому учету, в номер документа будет подставлен префикс соответствующей организации, по которой документ будет проводиться в бухгалтерском учете.

Для каждого вида документов в организации необходимо вести последовательную нумерацию документов. В этой связи, при смене организации в документе будет изменен не только префикс номера документа, но и значение самого номера документа. Будет взято следующее значение номера из номеров существующих документов данного вида для новой организации.
 

Пример



Организация 1 имеет префикс документов «Дл», организация 2 имеет префикс номеров «Кн».

В системе на организацию 1 было выписано 20 документов некоторого вида, а для организации 2 – 50 документов того же вида. Если будет создан документ такого вида на организацию 1, то его номер будет «Дл21». Если в этом документе поменять значение организации 1 на организацию 2, то сменится не только префикс «Дл» на «Кн», но и поменяется номер. В итоге номер документа будет «Кн51».
 

Структура предприятия.

 

Деление объектов для ведения управленческого и регламентированного учета



Для отражения хозяйственных операций по управленческому и регламентированному учету, планированию часто требуется указывать информацию следующего рода: юридическое лицо, на балансе которого отражается операция и выписывается первичный документ; подразделение, на которое списываются затраты производства; работника компании, участвующего в оформлении операции, и т. д.

Для корректного выбора объектов важно различать, какие объекты в системе предназначены для ведения управленческого учета и планирования, а какие для ведения регламентированного учета.

С точки зрения организационной структуры предприятие состоит из организаций (рис. 2).

Каждая организация является отдельным юридическим лицом. Соответственно, управленческий учет и планирование ведутся для предприятия в целом, без учета деления на юридические лица, а регламентированный учет ведется от каждой организации предприятия. Это означает, что в каждом документе, фиксирующем хозяйственную операцию, необходимо указывать организацию, по которой эта операция будет отражена в регламентированном учете. В документах, фиксирующих только операции по управленческому учету, или в документах планирования, организация не указывается.

В связи с ведением нескольких видов учета, одни и те же объекты учета могут иметь разное назначение и способ учета. Например, в системе кадрового учета такое понятие, как работники, имеет разную суть в зависимости от того, ведется регламентированный или управленческий учет.

Для кадрового управленческого ведения учета сотрудников предприятия будем называть работниками предприятия, а для регламентированного – работниками организаций (рис. 3).

 Итак, в управленческом учете ведется кадровый учет по работникам предприятия, а в регламентированном – существует требование ведения кадрового учета по работникам для каждой организации предприятия.

Перечень должностей, согласно штатным расписаниям в организациях, также может отличаться от списка должностей, необходимых для управленческого кадрового учета. В конфигурации для этого можно вести два независимых списка должностей.

Аналогична ситуация и с делением предприятия и организаций на подразделения. Для предприятия можно указать список подразделений согласно требованиям управленческого учета.

 В привязке к подразделениям предприятия будет проводиться разбивка на центры финансовой ответственности в системе бюджетирования. Указание подразделений для каждой организации проводится согласно утвержденной структуре организации. Таким образом, для предприятия ведется один список подразделений, а для каждой организации – свой список.

При этом в документах, регистрирующих операцию как по управленческому учету, так и по регламентированному учету, есть реквизиты и для указания подразделения предприятия, и для указания подразделения организации.

В конфигурации существует еще ряд объектов, имеющих такую двойственность для каждого типа учета, более подробно они описаны в разделах соответствующих подсистем.

Объекты, описывающие склады предприятия, едины для ведения управленческого и регламентированного учета. То есть структура складов материалов и готовой продукции никак не привязана к организациям предприя¬тия. При оформлении хозяйственных операций складского учета по управленческому и регламентированному учету используются одни объекты, описывающие структуру складов.
 

Настройка связи между организациями предприятия



Иногда при анализе данных взаиморасчетов организации с контрагентами возникает задача сопоставления того, является ли контрагент, например, на самом деле не внешним контрагентом, а организацией, входящей в предприятие. Такое сопоставление позволит выявить внутренние финансовые обороты между организациями предприятия (рис. 4).

С другой стороны, в качестве контрагента может выступить работник предприятия, например, при покупке работником продукции предприятия. Тогда задача сопоставления контрагента и работника возникнет, если оплата за продукцию будет проводиться работником не взносом денежных средств в кассу, а удержанием суммы из зарплаты.

В конфигурации реализован механизм для учета таких ситуаций. Можно зафиксировать список контрагентов, которые являются либо работниками предприятия, либо организациями, входящими в предприятие. Более того, можно указать, какие связи есть между организациями: дочерняя организация, зависимая, совместно контролируемая, материнская, контролирующая организация. Анализ такой связи между организациями используется, например, для консолидации данных по МСФО.
 

 Объекты для настройки связи между организациями



Для фиксирования того, какая запись из справочника «Контрагенты» соответствует записи из справочника «Организации» или «Физические лица», предназначен регистр сведений «Собственные контрагенты».

Для хранения вида связи между организациями предназначен регистр сведений «Контрагенты, связанные с организациями». В этом регистре измерение «Организация» указывает на организацию, по отношению к которой устанавливается связь. А измерение «Контрагент» – информацию о контрагенте, со стороны которого устанавливается связь. Например, если значениями измерений являются «Организация А» и «Контрагент Б», а вид связи – «Дочерняя организация», то запись трактуется как «Организация А является дочерней организацией фирмы Б». При этом для «Контрагента Б» в регистре «Собственные контрагенты» должна быть запись о том, какой организацией является этот контрагент.

История изменения данных о типе связи не хранится, регистры «Собственные контрагенты» и «Контрагенты, связанные с организациями» непериодические.
 

Нормативная система. Объекты учета запасов.

 

Номенклатура как объект складского учета



Объект складского учета – это объект, по которому ведется количественный учет на складах, причем количественный учет в некоторой стандартной единице измерения (штуки, килограммы, коробки и т. д.).

Каждый объект складского учета должен обладать некоторым набором свойств однозначно его характеризующих. Мы сейчас говорим о том наборе свойств, по которым этот объект можно физически (как правило, визуально, но может быть и с помощью каких-либо измерений) отличить от других объектов на складе, например, цвет, сорт, фасон, серийный номер. В разрезе этих свойств будет проводиться инвентаризация объектов на складе. Помимо этих свойств у объекта может существовать и ряд других свойств для учета в системе (документ прихода, ставка НДС, др.), но эти свойства в настоящем разделе не рассматриваются.
 

Единицы измерения количественных показателей по номенклатуре



Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей измерения. Кроме базовой единицы измерения, позиция номенклатуры может иметь необходимое число других единиц измерения (упаковок). Например, сигареты могут иметь единицы измерения: штука, пачка, блок, коробка.

Каждая единица измерения (упаковка) имеет свой коэффициент пересчета относительно базовой единицы, имеет штрихкод, вес.
Одна из единиц измерения определяется в форме позиции номенклатуры как единица хранения остатков.

В этой единице измерения хранятся остатки товаров в регистрах.

Единица хранения остатков используется как единица измерения по умолчанию при подборе позиций номенклатуры в документ. В то же время конфигурация позволяет выписывать в документах позиции номенклатуры в любой единице измерения из числа введенных для данной позиции.

Информацию в отчетах можно выводить как в базовой единице измерения, так и в единице хранения остатков.
Для хранения данных о единицах измерения в конфигурации существует справочник «Единицы измерения», подчиненный справочнику «Номенклатура».

При заполнении информации о единице измерения используется справочник «Классификатор единиц измерения». В этот справочник заносится общий список применяемых компанией единиц измерения.
 

Структура объекта складского учета



Структура объекта складского учета – это фактически структура свойств, по которым идентифицируется объект складского учета. Для описания свойств объекта могут использоваться характеристики и серии.

По каждому объекту номенклатуры можно вести список его характеристик. Одна и та же номенклатура может отличаться по цвету, сорту, размеру и т.д.

Характеристика номенклатуры – это определенный набор значений свойств, отличающий ее от других объектов. Для каждой номенклатуры можно задать свой набор характеристик. Например, «сорт, цвет, категория», «цвет, коллекция, размер».

Характеристика может указываться в заказах покупателей, может использоваться при резервировании на складе. Соответственно, характеристика должна указываться во всех документах движения ТМЦ (товарно-материальные ценности), во всех документах, где указывается номенклатура и некое ее количество. Исключение могут составлять только документы, связанные с взаиморасчетами, так как долг за номенклатуру с разными характеристиками будет одинаковым, а следовательно, и характеристики тогда можно не указывать. Следствием этого становится то, что бухгалтерский учет в разрезе характеристик не ведется только в разрезе номенклатуры. Использование механизма характеристик указывается отдельно для каждой номенклатуры.

Заметим здесь, что с точки зрения стоимостного бухгалтерского учета существует требование к организации справочной системы следующего характера. Одна и та же номенклатура, имеющая разные характеристики, стоит одинаково. В бухгалтерском учете стоимостный учет ТМЦ не ведется в разрезе характеристик. Более подробно об этом написано в соответствующем разделе.

Серия номенклатуры – это внутренний разрез складских остатков. Это означает, что понятие применимо именно к количественному выражению и не является природным свойством самой номенклатуры. Это свойство получает номенклатура в момент поступления на склад. Понятие «внутренний разрез» означает, что серия, в отличие от механизма характеристик, не является категорией для системы резервирования под заказ, не является предметом договоренностей с клиентами и соответственно не фигурирует в заказах. Считаем, что номенклатура разных серий обладает одинаковыми свойствами.

Серия имеет следующие параметры: серийный номер, сертификат, срок годности (дата, до которой распространяется срок годности этой серии). Есть требование уникальности к серийному номеру. Использование механизма серий указывается отдельно для каждой номенклатуры, и остатки по всем ее сериям должны давать общий остаток этой номенклатуры по складу.

В итоге каждый объект складского учета характеризуется номенклатурой, значением характеристик, серией. Соответственно, инвентаризация по каждому складу должна проводиться в указанных разрезах. Эти же разрезы должны быть указаны во всех документах, сопровождающих движение ТМЦ, – приход, расход, списание, отпуск в производство. Количественный учет на складах ведется в единице хранения остатков, которая может не совпадать с базовой единицей номенклатуры.
 

Ограничения выбранной структуры



Если необходимо вести складской учет и физически разделять товары на складах по каким-либо дополнительным признакам, то для этого необходимо развивать механизм характеристик или механизм серий. Несколько примеров:

•    Если необходимо вести складской учет мяса по категориям, то следует создать дополнительное свойство характеристики – «сорт мяса».
•    Если необходимо вести учет товаров с использованием штрихкодов, например, присваивать каждому паллету свой уникальный штрихкод, то в механизм серий следует добавить свойство «штрихкод». В этом случае каждый паллет будет образовывать серию.
 

Организация складского и партионного учета



Информация о стоимости ТМЦ на складах в системе хранится в разрезе партий. Партия является источником информации о документе, образовавшем партию; о контр¬агенте, при взаимодействии с которым образовалась партия; о договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией; о цене номенклатуры и др. Подсистема стоимостного учета ТМЦ должна удовлетворять двум требованиям:

a) предоставлять подробную стоимостную оценку запасов ТМЦ;
б) при перемещении ТМЦ в количественном выражении давать стоимостную оценку перемещаемому количеству номенклатуры (т. е. реализовывать механизм погашения партий по ЛИФО, ФИФО, по средней).

Для разных видов учета (управленческого, бухгалтерского, налогового, учета по МСФО) организация системы партионного учета несколько различается. Различаются параметры, характеризующие партии, различаются способы выбора партий при погашении (ЛИФО, ФИФО, по средней).

Такие настройки ведения партионного учета фиксируются в учетной политике предприятия. Причем отдельно настраивается учетная политика для управленческого учета предприятия и отдельно учетная политика регламентированного учета для каждой организации предприятия.

Варианты настроек в привязке к видам учета указаны в табл. 1:

Таблица 1
 
 

Виды учета

 

Настройка ведения партионного

суммового учета в разрезе складов

Способ списания партий

(указывается для каждой организации)

 

Управленческий

 

Задается в учетной политике предприятия

 

ЛИФО, ФИФО, по средней

 

 

Бухгалтерский

 

Единая настройка для этих видов учета задается для каждой организации предприятия

 

ЛИФО, ФИФО, пo средней

 

 

Налоговый

 

ЛИФО, ФИФО, пo средней

 

 

МСФО

 

ФИФО, по средней

 


 
Настройка ведения партионного суммового учета в разрезе складов
 
Ведение учета стоимости партий ТМЦ в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости ТМЦ по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости ТМЦ, закрепленной за каждым МОЛ (материально ответственным лицом). Минус заключается в том, что механизм позволяет произвольно изменять стоимость перемещаемых ТМЦ, то есть при наличии одинаковых ТМЦ на разных складах можно анализировать, на каком складе стоимость ТМЦ больше, а на каком меньше, и в дальнейшем уже принимать решение, с какого склада удобнее списать ТМЦ. Такой выбор может противоречить выбранной предприятием учетной политике по ведению партионного учета по методам ФИФО или ЛИФО, по средней. Для разрешения подобного конфликта в системе ведение суммового учета в разрезе складов сделано опционально.
 
Способ списания партий
 
Погашение партий производится в два этапа:
 
a) выбор подходящих партий, то есть удовлетворяющих некоторым фильтрам;
б) из подходящих партий выбор следующей, списываемой.
 
Фильтрация производится по тем разрезам учета, которые определены для партионного учета (склад, если в системе используется суммовой учет по складам, номенклатура, характеристика, серия, заказ и др.).
 
Выбор следующей из отобранных партий производится по дате образующего партию документа, соответственно по методам ЛИФО или ФИФО. Важным является еще тот факт, что при отборе партий будут участвовать только партии, созданные до момента свершения хозяйственной операции, запускающей механизм погашения партий. Например, при списании в производство материалов требованием-накладной будут анализироваться партии, имеющиеся на момент создания требования-накладной.
 
Использование в качестве фильтров тех или иных измерений партий зависит от хозяйственной операции, при которой необходимо выполнить погашение партий.
 
Например, если в качестве фильтра используется заказ, то погашаемые партии имеют следующий приоритет: сначала погашаются партии, зарезервированные под заказ, то есть у которых соответствующий заказ, потом партии из свободного остатка, то есть партии, у которых никакой заказ не указан.
Если в каком-либо виде учета выбран способ списания партий «по средней», то для тех партий товаров, которые получены по договору комиссии, будет использоваться способ ФИФО.
 
Другие
настройки для ведения партионного учета.
Обособленный
 учет товаров по заказам покупателей
В договорах с контрагентами можно указать необходимость учета поступивших по этому договору ценностей в разрезе заказов покупателей. При использовании этой настройки значение заказа покупателя будет выступать в качестве одного из параметра, характеризующего партию ТМЦ. В противном случае, даже при указании заказа покупателя, в документе значение не будет прописано в партию поступивших товаров и, соответственно, в дальнейшем списание партий товаров с конкретным заказом будет невозможно. Фактически указание заказа покупателя в документах поступления ТМЦ означает резервирование поступивших партий под определенный заказ покупателя. Соответственно, при списании партий заказ будет играть роль фильтра при выборе партий для списания.
Разрез учета «статус получения» выполняет функцию фильтра для выбора партий ТМЦ, полученных в переработку, полученных на реализацию. При выборе партий для списания по управленческому учету статус получения часто роли не играет, стратегия списания партий задается на уровне учетной политики предприятия. Учетной политикой определяется, будут ли сначала списываться партии полученных на реализацию товаров, а затем собственные, или наоборот.
 
Списание
 партии при проведении документов
На уровне общей настройки системы (списывать партии при проведении документов) указывается момент проведения документов по партиям. Возможны два варианта:
  Анализ партий для погашения непосредственно в момент проведения документа.
  Списание партий для каждой хозяйственной операции проводить регламентно в конце отчетного периода.
При первом способе осуществляется движение по партиям непосредственно при проведении документов. Это, с одной стороны, увеличивает время обработки проведения документа, с другой стороны, позволяет оперативно видеть картину партионного учета, анализировать списанные, оставшиеся партии, получать оперативную стоимостную оценку ТМЦ на складах предприятия. В этом случае при погашении партий будут анализироваться только те партии, которые на момент оформления хозяйственной операции были в системе. Соответственно, если какие-либо операции потом фиксируются «задним числом», необходимо регламентное перепроведение документов для восстановления корректного проведения по партиям.
При регламентном формировании партий в конце отчетного периода все документы анализируются в целом за период, и списание производится не по средней скользящей, а по средней за период. Аналогична ситуация, если стратегия погашения партий ЛИФО, то есть при погашении будет выбираться партия с самой поздней датой относительно всего периода, а не только имеющаяся на момент оформления хозяйственной операции.
Если используется политика списания партий ЛИФО или по средней, причем партионный учет ведется в течение месяца, то в конце месяца после регламентированного проведения по партиям данные погашения партий будут отличаться от тех, которые были в течение месяца.
Для учета по МСФО партионное списание всегда выполняется в конце отчетного периода. Оперативного проведения по партиям нет.
 
Структура
информации о стоимости партии
Для использования стоимостной оценки партии ТМЦ необходимо иметь информацию о стоимости каждой партии и о количестве ТМЦ этой партии. Таким образом, мы имеем возможность получить себестоимость единицы номенклатуры по каждой партии.
Для управленческих партий стоимость включает сумму НДС. Для других видов учета стоимость партии учитывается без НДС. Для партий бухгалтерского учета сумма НДС учитывается для каждой партии отдельно, такая информация в дальнейшем используется подсистемой учета НДС.
При указании дополнительных расходов сумма дополнительных расходов добавляется непосредственно в стоимость существующей партии, отдельно суммы дополнительных расходов внутри партии не ведутся.
 
Управленческий
партионный учет
Для ведения управленческого партионного учета предусмотрены следующие аналитические разрезы:
  склады;
  номенклатура;
  характеристика;
  серия;
  документ, образовавший партию;
  заказ покупателя или заказ на переработку;
  статус получения.
Теперь расскажем более подробно о каждом разрезе стоимостного учета ТМЦ.
 
Ведение суммового учета в разрезе складов. Ведение суммового партионного учета в разрезе складов зависит от соответствующей настройки учетной политики; если суммовой учет в разрезе складов не ведется, то данная аналитика останется пустой.
 
Ведение суммового учета в разрезе номенклатуры. Этот разрез суммового учета является обязательным. По этому разрезу учета производится синхронизация с механизмом складских остатков ТМЦ.
 
Ведение суммового учета в разрезе характеристик. Этот разрез учета предназначен в большей степени для синхронизации с механизмом складских остатков ТМЦ. Заметим лишь, что с точки зрения ценообразования цены в системе могут указываться в привязке к номенклатуре, или в привязке к номенклатуре и ее характеристикам.
 
Ведение суммового учета в разрезе серий. Этот разрез учета также предназначен в большей степени для синхронизации с механизмом складских остатков ТМЦ.
 
Ведение суммового учета в разрезе документов, образовавших партию. Основное назначение документов следующее. Для анализа стоимости перемещаемых ТМЦ прежде всего анализируется, какие партии в прин­ципе связаны с перемещаемыми ТМЦ. Если таких записей несколько, то для определения следующей списываемой партии используется дата возникновения этой партии – дата создания документа, образовавшего партию. Такой механизм используется при методах списания ФИФО или ЛИФО. Кроме того, по документу, образовавшему партию, можно получить информацию в ряде случаев о контрагенте и договоре, к которым привязано возникновение партии.
Информация о партии не указывается только в случае использования метода списания «по средней». Напомним, что если все же используется метод «по средней», но учету подлежат комиссионные товары, то для таких партий учет по документам, образовавшим партию, все же ведется, а списание партий выполняется по методу ФИФО.
 
Ведение суммового учета в разрезе заказов. Используется, например, если некоторые партии материалов были куплены специально под заказ. Соответственно, по этому разрезу учета отбираются партии, что позволяет не смешивать стоимость материалов под заказ со стоимостью таких же материалов и прогнозировать материальную составляющую себестоимости продукции, изготовленной из купленных под заказ материалов. При поступлении партий товаров аналитика по заказам заполняется при условии, что в договоре контрагента указано ведение обособленного учета партий по заказам покупателей.
 
Ведение суммового учета в разрезе статусов получения. Используется как фильтр для отбора партий ТМЦ, на которых распространяются разные права собственности: ТМЦ, принятые на комиссию, давальческое
сырье, покупные товары.
 
Ограничения
выбранной структуры
В течение периода при оперативном погашении партий списание партий производится на момент хозяйственной операции. В конце месяца производится партионный учет, то есть если в конце месяца мы будем перепроводить документы, при выборе партий для списания, например по методу ЛИФО, анализируются все партии, пришедшие за месяц, а не только партии, существовавшие на момент хозяйственной операции.
Партионный учет, согласно выбранной модели, можно вести одновременно и по складам, и по видам собст­венности. Однако с точки зрения хранения на складе визуально кладовщик не может определить, где у него находятся давальческие материалы, а где собственные. Инвентаризация кладовщиком производится без учета вида собственности на товары.
 
Принцип
ведения бухгалтерского

Окончание таблицы

 

Счет

 

ТМЗ

 

Аналитика 1

 

Аналитика 2

 

Аналитика 3

 

2010

 

Приобретение объектов ОС

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

2010

 

Оборудование к установке

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1310

 

Сырье и материалы

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1342

 

Покупные полуфабрикаты

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1310

 

Топливо

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1310

 

Тара и тарные материалы

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1310

 

Запасные части

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1310

 

Прочие материалы

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1351

 

Материалы, переданные

в переработку на сторону

Номенклатура

 

Контраген­ты

 

Договоры

 

1310

 

Строительные материалы

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1310

 

Инвентарь и хоз. принадлежности

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1342

 

Полуфабрикаты собственного

производства

Номенклатура

 

Склад

 

 

1330

 

Товары

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

1320

 

Готовая продукция

 

Номенклатура

 

Склад

 

 

003

 

Материалы, принятые в переработку

 

Номенклатура

 

Контрагенты

 

Договоры

 

004

 

Товары, принятые на комиссию

 

Номенклатура

 

Контрагенты

 

Договоры

 

учета по ТМЗ на складах
Для ведения учета ТМЗ на складах организации и отражения складских хозяйственных операций по бухгалтерскому учету в системе разработан специальный регистр складского бухгалтерского учета. Аналитика на этом регистре зачастую может быть избыточна для целей бухгалтерского учета. Однако, анализируя данные этого регистра, можно с большей степенью подробности дать оценку стоимости ТМЗ с точки зрения бухгалтерского учета.
Дополнительно складской учет ТМЗ ведется на бухгалтерском плане счетов.
Аналитика на счетах бухгалтерского плана счетов определена в самой системе. Как правило, к аналитике на счетах учета ТМЗ предъявляются два требования:
  аналитика на счетах должна удовлетворять требованиям инструкции по применению бухгалтерского плана счетов;
  аналитика должна быть достаточной для построения соответствующей бухгалтерской отчетности.
Аналитика на регистрах имеет большую детализацию, чем на счетах.
Учет ТМЗ на регистрах всегда первичен по отношению к отражению операции на плане счетов и, соответственно, аналитика на регистрах должна быть достаточной для отражения операций на плане счетов.
Это означает, что любая операция по изменению ТМЗ сначала получает свое отражение на регистрах бухгалтерского складского учета. Операция проводится с тем набором аналитики, которая задана для регистра. Затем результат расчета отражается в проводке с аналитикой, которая задана для соответствующих счетов учета ТМЗ этой проводки.
Согласно такой схеме, любые бухгалтерские операции по изменению ТМЗ, помимо формирования проводки, должны изменить состояние регистра учета.
Складской количественно-суммовой учет ТМЗ ведется по бухгалтерии на следующих счетах учета с аналитикой (табл. 2):
 
Таблица 2
 
Вся аналитика на счетах является аналитикой, по которой можно получить остатки по счету.
Все проводки, которые формируются по этим счетам, сопровождаются изменением данных регистра складского бухгалтерского учета. По другим счетам бухгалтерского плана счетов тоже можно вести при необходимости количественный учет каких-либо объектов в разрезе складов, но механизм партионного учета, заложенный в регистр, к ним будет неприменим.
 
Объекты
складского учета
по бухгалтерскому учету
Как и в управленческом учете, объектами складского бухгалтерского учета являются номенклатурные позиции с точностью до характеристики и серии. Соответствующие разрезы аналитики (номенклатура, характеристика, серия) предусмотрены в регистре складского бухгалтерского учета.
При отражении данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета стоимость ТМЦ будет агрегирована до уровня номенклатурной позиции.
Причиной является то, что аналитика по характеристикам и сериям на счетах не ведется, только аналитика до номенклатуры.
 
Пример
 
По складскому бухгалтерскому учету нужно отразить поступление следующих материальных ценностей (табл. 3):
 

Номенклатура

 

Цвет (характеристика)

 

Количество

 

Стоимость

 

Пленка

 

Зеленая

 

200

 

1000

 

Пленка

 

Синяя

 

200

 

1100

 

Пленка

 

Красная

 

200

 

1050

 















Таблица 3
 
В регистр будут сделаны три записи с точным указанием номенклатуры, характеристик, серий поступивших ценностей. При формировании проводки детализация по цвету не будет учтена, проводка будет сделана на общую сумму поступления пленки:
Дт 1310 «Пленка», «Склад»;
 
Кт 3310 «Поставщик», «Договор», 600 шт., 3 150 тг.
 
Количественный учет, как и в управленческом учете, ведется в единице хранения складских остатков.
 
Бухгалтерский партионный учет
 
Складской партионный учет на регистре бухгалтерского учета ведется в разрезе:
 
  организаций;
  складов;
  заказов;
  бухгалтерских счетов учета;
  документов, образовавших партию;
  номенклатуры;
  характеристики;
  серий;
  ставки НДС.
 
Важным отличием от аналогичного механизма в управленческом учете является ведение учета в разрезе организаций и счетов учета.
 
Ведение суммового учета в разрезе организаций. Требование такого учета накладывается правилами ведения бухгалтерского учета. Поступление любых ценностей, принимаемых на баланс, учитывается по конкретной организации, по которой собственно ведется бухгалтерский учет. От лица какой организации совершается хозяйственная операция, указывается в документе.
 
Ведение учета в разрезе бухгалтерских счетов учета. Счет, на котором ведется учет ТМЦ по бухгалтерскому учету, указывается при поступлении ТМЦ на склады организаций. ТМЦ одной и той же номенклатуры могут быть приняты к учету на разные счета. Например, одну и ту же продукцию предприятие может покупать и производить. В этом случае купленные для перепродажи ТМЦ будут отражаться на счете 1310, а продукция – на счете 1320.
 
Счет учета выполняет роль фильтра при процедуре выбора партий, то есть погашение партий ведется только среди партий одного счета учета.
 
Аналогичные разрезы учета используются и в налоговом партионном учете. Отличием является лишь то, что счет учета выбирается из налогового плана счетов.
 
Измерение «Ставка НДС» необходимо для ведения учета по подсистеме НДС.
 
Для бухгалтерского партионного учета важным является выбор способа списания партий. В общем случае доступны способы ЛИФО, ФИФО, по средней. Однако если используется продажа товаров со ставкой 12%, то информация о партии нужна, и партионный учет в этом случае должен быть выбран средневзвешенный или ФИФО.
 
Ведение аналитического учета по местам хранения на плане счетов
 
По усмотрению пользователя суммовой учет партий в разрезе складов может быть отключен. Отключение суммового складского учета производится на уровне общей настройки системы.
 
Если суммовой учет по складам ведется, то при выборе партий накладывается список на склад, с которого списываются ТМЦ. Соответственно у всех счетов, где в качестве аналитики значится склад, для этой аналитики включен признак ведения суммового учета.
 
Во всех хозяйственных операциях, изменяющих регистр складского бухгалтерского учета в качестве аналитики по складам, в регистре записывается соответствующее значение склада из первичных документов.
 
Если суммовой учет по складам не ведется, то для счетов с аналитикой по складам снимается признак ведения суммового учета по этой аналитике. Это означает, что все отчеты по анализу остатков на счете в разрезе аналитики складов формируются только в количественном выражении. Отражение в проводках складских операций делается с указанием склада, так как сама аналитика по складам на счетах остается и по ней ведется количественный учет. В регистр складского бухгалтерского учета записи по аналитике склада не делаются. Это означает, что при формировании проводок по данным регистра аналитика по складам не может быть получена из аналитики регистра, значение аналитики по складам для проводок берется из первичного документа, формирующего проводку.
 
Структура информации о стоимости партии в бухгалтерском учете
 
Стоимость партии ТМЦ может включать или не включать сумму НДС. Это решается в каждом отдельном случае. Признак включения НДС в стоимость партии по регламентированному учету указывается в документах на закладке «Цены и валюта» в реквизите «НДС включать в стоимость». Если НДС не включается в стоимость партии, сумма НДС и счет учета НДС указываются пользователем в документе, образующем партию.
 
Выбор счета учета
 
Счет учета, на который оформляется приход материальных ценностей, указывается пользователем непосредственно в документе поступления. По умолчанию счет учета может быть задан для каждой позиции номенклатуры. Информация о счете учета по умолчанию задается с указанием не только номенклатуры, но и организации, в которой номенклатура принимается к учету. Возможны следующие варианты указания счета по умолчанию (табл. 4):
 
Таблица 4
 

Приоритет правила

 

Организация

 

Номенклатура

 

 

1

 

указана

 

указана номенклатура

 

 

2

 

указана

 

указана группа номенклатуры

 

 

3

 

указана

 

не указана

 

 

4

 

не указана

 

указана номенклатура

 

 

5

 

не указана

 

указана группа номенклатуы

 

 

6

 

не указана

 

не указана

 

 

Приоритет применения правил означает, что если есть счет учета, указанный для организации и номенклатуры, то используется он, иначе чем счет учета, указанный для организации и группы номенклатуры, и т. д.
 
При списании ТМЦ счет учета, с которого надо провести списание, также указывается пользователем. Выбор счета по умолчанию производится по тем же правилам, что и при поступлении.
 
Помимо счета учета по умолчанию, пользователем могут быть заданы следующие счета:
 
  счет бухгалтерского учета в рознице;
  счет учета НДС;
  счет налогового учета;
  дополнительный счет бухгалтерского учета (используется, когда поступление ТМЦ идет не по договору купли-продажи, а по какой-либо другой схеме, выбранной пользователем, например, по договору переработки).
 
Учет складских запасов в разрезе качества, учет брака
 
Весь перечень материальных ценностей, хранимых на складах предприятия, можно вести в разрезе качества. Под качеством понимается некая условная классификация годности товара. Классификация, по которой можно определить, например, какой объем товаров годен к продаже, имеет хорошее качество. Классификация качества задается пользователем в системе. По данным классификации качества можно будет определить объем брака товаров или продукции, хранимый на складах.
 
По умолчанию в списке качества товаров значится один вариант качества – «Новый». Этот тип качества будет присваиваться по умолчанию всем товарам в момент их поступления на склад. Параметр качества также будет храниться в каждой партии ценностей, и в случае списания товаров может выступать в качестве фильтров для списываемых партий. Значение качества накладывает определенные ограничения при оформлении операций с товарами. Например, продать товар с качеством, отличным от нормального в документе «Реализация товаров и услуг», можно только с выделенным видом операции «Брак». Товар ненадлежащего качества нельзя передать в переработку, нельзя передать на реализацию.
 
Признак качества для товаров, хранимых на складах, можно изменить вручную. В системе такая операция выполняется с помощью документа «Корректировка качества товара». Этот документ можно использовать, например, в том случае, если при поступлении товаров или при инвентаризации товаров на складе был обнаружен товар другого качества, например, бракованный товар.
 

Качество, которое будет обозначать некачественное состояние товаров, может иметь несколько градаций: брак исправимый, брак неисправимый. В любом случае реализацию товара такого качества можно будет оформить только документом «Реализация товаров и услуг» с видом операции «брак».

Авторизуйтесь или купите полный доступ

вернуться назад
?
Не нашли нужный документ?
задать вопрос

Рубрика статей


–ейтинг@Mail.ru