+7 (727) 346-83-53 Алматы
+7 (7172) 36-64-64 Астана
Рубрика статей

Документирование и управление документацией в государственных и негосударственных организациях
10.02.2012

Автор:
Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.
Для поиска на странице нажмите CTRL+F

                                                                                  Документирование и управление документацией

                                            в государственных и негосударственных организациях 
 
В соответствии  с подпунктом 17 пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан  «О национальном архивном фонде и архивах» приказом и.о. министра культуры и информации РК разработаны и утверждены  «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» от 25 сентября 2009 года № 128 (далее – Типовые правила).
Типовые правила устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, функционированию служб документационного обеспечения управления государственных и негосударственных организаций и распространяются на организационно-распорядительную документацию.    
 
Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объектом и характером связей с другими организациями.
Кто осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации?
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления действующего в соответствии с примерным положением о документационной службе организации, утверждаемой руководителем организации. В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо (п. 5  Типовых правил).
  В случае смены руководителя структурного подразделения кому должны быть переданы документы и дела?
При смене руководителя структурного подразделения, осуществляющего функции по документационному обеспечению управления, или ответственного должностного лица (далее - служба ДОУ) документы и дела, а также регистрационные учетные формы к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи (п. 6 Типовых правил).
Документирование
     Подготовка нормативных правовых актов государственных органов осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом РК, Законом РК «О нормативных правовых актах», Законом РК «Об административных процедурах».
Документы составляются на государственном языке, наравне с которым официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом РК «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.
Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами (п. 9, 10 Типовых правил).
Каковы особенности  составления документов субъектами малого и среднего предпринимательства? 
Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на чистых листах бумаги. При составлении документов на чистых листах бумаги необходимо указывать:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати (п. 12 Типовых правил).
Какие виды бланков применяются в организации?
В организации применяются следующие бланки документов:
1) бланк письма организации;
2) бланк конкретного вида документа организации;
3) общий бланк организации. Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
      Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
      Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
       Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации путем проставления оттиска штампа на чистых листах бумаги в левом верхнем углу (п. 15-18 Типовых правил).
  Документ разработан двумя организациями. Каков порядок его оформления?
При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядк">

...

Для получения полного доступа к сайту, Авторизуйтесь или купите полный доступ, либо пройдите бесплатную регистрацию!


вернуться назад