Документирование и управление документацией в государственных и негосударственных организациях

Автор:

Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.
Для поиска на странице нажмите CTRL+F

                                                                                  Документирование и управление документацией                                             в государственных и негосударственных организациях    В соответствии  с подпунктом 17 пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан  «О национальном архивном фонде и архивах» приказом и.о. министра культуры и информации РК разработаны и утверждены  «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» от 25 сентября 2009 года № 128 (далее – Типовые правила). Типовые правила устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, функционированию служб документационного обеспечения управления государственных и негосударственных организаций и распространяются на организационно-распорядительную документацию.       Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объектом и характером связей с другими организациями. Кто осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации? Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления действующего в соответствии с примерным положением о документационной службе организации, утверждаемой руководителем организации. В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо (п. 5  Типовых правил).   В случае смены руководителя структурного подразделения кому должны быть переданы документы и дела? При смене руководителя структурного подразделения, осуществляющего функции по документационному обеспечению управления, или ответственного должностного лица (далее - служба ДОУ) документы и дела, а также регистрационные учетные формы к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи (п. 6 Типовых правил). Документирование      Подготовка нормативных правовых актов государственных органов осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом РК, Законом РК «О нормативных правовых актах», Законом РК «Об административных процедурах». Документы составляются на государственном языке, наравне с которым официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом РК «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки. Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами (п. 9, 10 Типовых правил). Каковы особенности  составления документов субъектами малого и среднего предпринимательства?  Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на чистых листах бумаги. При составлении документов на чистых листах бумаги необходимо указывать: 1) официальное наименование организации, издавшей документ; 2) наименование вида документа; 3) дату документа; 4) регистрационный номер документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи; 6) оттиск печати (п. 12 Типовых правил). Какие виды бланков применяются в организации? В организации применяются следующие бланки документов: 1) бланк письма организации; 2) бланк конкретного вида документа организации; 3) общий бланк организации. Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.       Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.       Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.        Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации путем проставления оттиска штампа на чистых листах бумаги в левом верхнем углу (п. 15-18 Типовых правил).   Документ разработан двумя организациями. Каков порядок его оформления? При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций. Совместный документ подлежит заверению печатями организаций (п. 19 Типовых правил). Требования к оформлению реквизитов документа Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием организационно-правовой формы. Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования. Наименования филиала, представительства, структурного подразделения указываются в том случае, если они являются авторами документа, и располагаются ниже наименования организации. В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации (п. 22, 23 Типовых правил).   Что необходимо знать о дате документа? Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и др.) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например 10 января 2011 года (п. 25 Типовых правил).     Из чего состоит регистрационный номер и что в себя включает подпись документа? Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации.  В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ (п. 26, 27 Типовых правил). Подпись документа включает: 1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке); 2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей. В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом (п. 37 Типовых правил).   Как правильно следует проставлять оттиск печати? Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи (п. 39 Типовых правил). Учет и хранение печатей, штампов и бланков Печати, штампы и бланки с указанием наименования организации подлежат учету и хранению в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах. Работники, осуществляющие их учет и хранение, определяются приказом (распоряжением) руководителя организации. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов ведется в соответствующих регистрационных учетных формах. Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов для организаций ведется в регистрационных учетных формах (п. 97-98 Типовых правил).   Приложение 2 к Типовым правилам              Схема расположения реквизитов документа

Документирование и управление документацией в государственных и негосударственных организациях

 

Г. Дурановская, специалист по вопросам труда и заработной платы

 

В соответствии  с подпунктом 17 пункта 1 статьи 18 Закона Республики Казахстан  «О национальном архивном фонде и архивах» приказом и.о. министра культуры и информации РК разработаны и утверждены  «Типовые правила документирования и управления документацией в госуда ...

Авторизуйтесь или купите полный доступ

вернуться назад
?
Не нашли нужный документ?
задать вопрос

Рубрика статей


–ейтинг@Mail.ru