+7 (727) 346-83-53 Алматы
+7 (7172) 36-64-64 Астана
Рубрика статей

Практика проведения совещаний
09.02.2012

Автор:
Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.
Для поиска на странице нажмите CTRL+F

Практика проведения совещаний
 
 
    Если вы руководитель подразделения кадровых и HR-специалистов, то для решения  производственных вопросов вы периодически используете совместные совещания. Решение проблем, определение коллективного мнения и решений достигается в процессе коллективного общения. Всегда ли эти процессы результативны и рабочее время используется полноценно?
 
В некоторых организациях руководители стараются самостоятельно принимать решения по возникающим проблемам, так как считают, что совместное обсуждение  - пустая трата времени, а тут каждая минута на счету. Иногда это дает положительные результаты, но в других случаях  вас могут обвинить в авторитарном стиле управления.
 
Поэтому необходимо наладить организацию и проведение совещаний. Какие формы может  приобретать совещание коллектива и какой метод выбрать для определенного момента?
 
Обсуждение – это совместное высказывание специалистами отдела и руководителями своих мнений по вопросу, который вынесен на повестку дня. Возможны предложения вариантов собственных решений  вынесенной проблемы. При этом нет необходимости каждому участнику высказывать свое мнение.
 
Мозговой  штурм интенсивное обсуждение имеющейся проблемы специалистами в непринужденной обстановке. Чем больше решений, ответов на поставленную задачу будет озвучено, причем без какой-либо оценки руководителя, тем лучше. Данный метод используют при поисках нестандартных подходов в решении сложных задач.
 
Обмен мнениями – форма, при которой каждый из участников совещания (работник и руководитель)  представляет свое заключение как специалист в определенной сфере. Это позволяет сформировать у всех присутствующих общее видение всей проблемы. Возможно, что каждый из участников подготавливает заранее доклад по освещаемому вопросу.
 
Доклад – это сообщение для всех присутствующих от лица одного из специалистов или руководителей. Он  должен отражать кратко суть обсуждаемой проблемы, без углубленных аргументов. Рекомендуемый  интервал для  произношения доклада - 8-10 минут.
 
Для эффективного проведения совещания организатору  необходимо выполнить следующие условия:
 
  1. Определиться, какой тип  совещания вы хотите провести.
  2. В какое время и где его проводить.
  3. Кто должен на нем присутствовать (состав).
  4. Отсутствие стихийности.
Всем знакомы стихийные мероприятия: накопилась информация – нужно поделиться с подчиненными  или требуется  узнать мнение подчиненных по волнующей теме.
 
Почему они перерастают в затянувшиеся разбирательства? Потому что рождается новый вид: оперативное штурмообсуждение с выяснением, кто и как работает, и наказанием за невыполнение поставленных задач. Основные минусы таких мероприятий:
 
- разные типы коллективного взаимодействия  участников вносят дискомфорт;
- поставленные цели не достигаются в результате сумбурных дискуссий.
 
  Пример
 
Торговая компания по продаже автомобильных аксессуаров и автозапчастей. Принято решение о ежегодном проведении аттестации. Процедура проводится впервые для персонала головного предприятия  и  нескольких филиалов. Разрабатываются положение, формы документов, методика, технология всего процесса проведения аттестации.
 
Два раза в неделю проводятся совещания в подразделении по управлению персоналом.
 
Цель: выяснить соблюдение времени и эффективности процесса разработки документов и их формирования. Получение новых идей от специалистов в соответствии с особенностями предприятия.
 
Во время подведения итогов руководитель подразделения несдержанно критикует недоработки подчиненных, выносит решение о лишении премии. Одновременно делает упор на «мозговой штурм» для выработки идей по улучшению процедуры.
 
Естественно, что никаких предложений не поступало из-за тяжелой атмосферы на таком совещании. Каждый специалист думал лишь о том, как бы избежать участия в обсуждении и защититься от негатива. Несколько работников (новичков), еще не прошедших адаптации на предприятии до конца, подали заявление на увольнение, а процесс начала аттестации перенесли.
 
Для выхода из этой ситуации было бы эффективнее применить метод «Таблица принятых решений», описанный далее, как пробный вариант для предотвращения таких по">
















...

Для получения полного доступа к сайту, Авторизуйтесь или купите полный доступ, либо пройдите бесплатную регистрацию!


вернуться назад