Все о командирвках. Оформляем, провожаем, встречаем

Автор:

Авторские материалы, размещенные на сайте, выражают экспертное мнение и носят рекомендательный характер. Материалы основаны на нормативных актах, действительных на момент публикации.
Для поиска на странице нажмите CTRL+F

                                                                                     Все о командировках.                                                                       Оформляем, провожаем, встречаем   Подготовка документов и оформление командировки - не самая сложная процедура для опытного кадровика, однако и она имеет свои особенности. Как правильно подготовить пакет документов для командированного работника, всех ли сотрудников без исключения можно направить в командировку, как подвести итоги финансовых затрат, осуществленных в ходе выполнения служебного задания, – подробно читайте в данной статье.  Трудовое законодательство определяет командировку как направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление  работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку (пп. 81 п. 1 ст. 1 Трудового кодекса).       Характеризующими признаками командировки является то, что работодатель направляет работника для выполнения трудовых обязанностей вне места его постоянной работы.      В данном случае важно, что между работником и работодателем  должен быть  заключен трудовой договор, то есть  работник должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. Поэтому работника в командировку может направить  только работодатель на основании своего распоряжения.      Обращаю внимание на то, что, согласно Трудовому кодексу, не каждого работника можно направить в командировку, в частности не допускается отправлять в командировку следующих лиц: -   не достигших восемнадцатилетнего возраста (ст. 183 Трудового кодекса); -  беременных женщин (ст. 187 Трудового кодекса).        Три категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия:  женщины, имеющие детей в возрасте до семи лет, и другие лица, воспитывающие детей в возрасте до семи лет без матери; работники, осуществляющие уход за больными членами семьи либо воспитывающие детей-инвалидов, если на основании медицинского заключения дети в возрасте до трех лет, дети-инвалиды либо больные члены семьи нуждаются в осуществлении постоянного ухода,  и  работники-инвалиды; Работник в командировке выполняет работу, связанную  с поручением работодателя или должностного лица организации, которая должна соответствовать его должностным/трудовым обязанностям; Работника направляют в командировку   на другой объект, который находится вне места его постоянной работы. Правовое регулирование командировки попадает под  действие Трудового, Налогового  кодексов РК, постановления Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428 «Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан» (далее – Правила о служебных командировках), постановления Правительства Республики Казахстан от 6 февраля 2008 года № 108 «О возмещении государственным служащим расходов на служебные заграничные командировки за счет средств республиканского и местных бюджетов». Вышеуказанное позволяет сделать вывод, что направление работника в командировку – это не только надлежащим образом оформленные кадровые документы, но и документы бухгалтерского учета.  Правильное  оформление командировочных документов позволит избежать возникновения условий материальной ответственности работника перед работодателем, так как выданные под отчет денежные средства работнику на командировку образуют его  дебиторскую  задолженность перед организацией и относятся к случаям полной материальной ответственности за  необеспечение сохранности имущества и других ценностей, полученных работником под отчет по разовому документу  (п. 2 ст. 167 Трудового кодекса).   Порядок расчета дней командировки Работник направляется в  командировку на определенное количество дней. Для работников организаций частной формы собственности  количество командировочных дней на законодательном уровне не определено. Правилами  определено, что максимальное  количество командировочных дней – 40, не считая времени нахождения в пути.  Пункт 6 Правил  о служебных командировках определяет, что «днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.  Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл в место постоянной работы, но опять-таки с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта. В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда». Статьей 101 Налогового кодекса  установлено,  что время нахождения в командировке определяется на основании: письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку; количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика. В соответствии с вышеуказанным,  руководствуясь статьей  152 Трудового кодекса,   работодатель в своем акте  при определении условий и сроков направления в командировку, может установить порядок определения дня выезда и дня приезда.  Считаю, что необходимо оговорить в акте работодателя   порядок  выхода работника на работу  в день приезда до окончания рабочего дня, если в этом имеется производственная необходимость. Документами, подтверждающими прибытие к месту командировки  и дату выбытия, помимо командировочного удостоверения являются  проездные билеты. Работник может быть направлен в командировку в выходной день, в этом  случае  ему производится оплата в повышенном размере согласно статье 128 Трудового кодекса, которой установлено, что оплата работы в выходные дни производится не ниже чем в двойном размере исходя из дневной (часовой) ставки работника. Работника могут  направить целенаправленно в командировку с поручением выполнения задания в выходные дни. В этом случае оплата производится также в повышенном размере. Срок командировки может быть продлен в случае,  если работник не успевает до окончания срока командировки выполнить порученное ему задание, путем издания  соответствующего  приказа о продлении срока командировки.  Основанием для   продления командировки будет  являться служебная записка непосредственного руководителя командированного работника. Время нахождения в командировке учитывается в  табеле учета рабочего времени (п. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Работодатель обязан вести учет рабочего времени, которое фактически отработано  командированным работником.  Время нахождения работника в командировке  учитывается в табеле, тем более что  за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата (ст. 152 Трудового кодекса). Находясь в командировке,   работник пользуется выходными днями в соответствии с трудовым распорядком работодателя, к которому он направлен (п. 6 ст. 96 Трудового кодекса), что также  должно отражаться в табеле учета. Находясь в командировке,  работник может заболеть.  Правилами  о служебных командировках для служащих определено, что «в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не приступит к выполнению возложенного на него служебного поручения или не вернется к месту постоянной работы, но не свыше 40 дней. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке листом временной нетрудоспособности. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях социальное пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки».   Этапы оформления  работника в командировку   1.      Оформление акта работодателя.          Направление работника в командировку работодатель обязан оформить соответствующим актом работодателя, например приказом.       Проект приказа на командировку готовит кадровая служба организации  на основании соответствующих документов, например служебной записки непосредственного руководителя командированного работника.  Приказы по командировкам  нумеруются и регистрируется в соответствующем журнале, данное требование прописано в пункте  45 приказа и. о. министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128  «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – типовые Правила).   Приказы на командировку подлежат хранению в организации в течение 5 лет.       Текст приказа на командировку  может состоять  из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или только из одной распорядительной части.  По общему правилу в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.  Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.      Особенностью данного приказа является то, что он требует согласования с бухгалтерской службой организации. Так как исходя из приказа и количества дней командировки бухгалтерия до даты выезда работника обязана выдать ему денежные средства на командировочные расходы.   Примерная форма служебной записки Генеральному директор ТОО «Н»  _________ «__»  ______ 2011 г. Служебная записка О командировании работника      Наша организация заключила договор на выполнение работ № 615 от 20.12.2010  г.  с  ТОО «NNN». В соответствии с условиями договора в срок до 11 октября необходимо выполнить работы по  монтажу оборудования.      В связи с чем предлагаю для выполнения обязательств по договору направить в командировку  инженера отдела реконструкций Куренного Ивана Алексеевича  в ТОО «NNN»,  г. Актау,  сроком на   4  календарных дня  с  8 октября  2011 г.  по 11 октября  2011 г.  
Начальник отдела реконструкций Кононов Г.О.
__________ подпись Типовая форма приказа на командировку   "ж?йелердi модельдеудi?          товарищество с ограниченной
      ?аза?станды? институты"  ответственностью
       инновациялы? орталы?ы"          "Инновационный центр
       жауапкершiлiгi шектеулi                     "Казахстанский институт
серiктестiк            моделирования систем"
   б?йры?        приказ 15 сентября  2011 года    № 109
Астана ?аласы                город Астана          
  
О командировке        В связи с  производственной необходимостью для выполнения договорных обязательств по договору на выполнение работ № 615 от 20.12.2010 г.  с  ТОО «NNN» ПРИКАЗЫВАЮ:
      1.  Направить в командировку  инженера  отдела реконструкций Куренного Ивана Алексеевича  в ТОО «NNN»,  г. Актау,   сроком на   4  календарных дня  с  8 октября  2011 г.  по 11 октября  2011 г. 2.      Главному бухгалтеру  Ахметовой Н.Н. выдать командировочные расходы. 3.      Куренному И.А. отчитаться по командировочным расходам в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки. 4.      Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела реконструкций Кононова Г.О. Генеральный директор          (подпись)       (расшифровка подписи) Визы: Исп.: Козлова А.С.
Тел. 74-12-96
Основание:  служебная записка. С приказом ознакомлен        _____________  (ФИО личная подпись, дата) С приказом согласен            _____________  (ФИО личная подпись, дата)   Приказ утверждается и подписывается исполнительным органом работодателя (директором или уполномоченным лицом).         С приказом о направлении в командировку работника необходимо ознакомить путем оформления соответствующей записи в приказе о направлении в командировку, а также  получить согласие  на направление в командировку следующих работников:         1)  женщин, имеющих детей в возрасте до семи лет, и других лиц, воспитывающих детей в возрасте до семи лет без матери, в соответствии со статьей  187 Трудового кодекса;        2) работников, осуществляющих уход за больными членами семьи либо воспитывающих детей-инвалидов, если на основании медицинского заключения дети в возрасте до трех лет, дети-инвалиды либо больные члены семьи нуждаются в осуществлении постоянного ухода,  в соответствии со статьей  187 Трудового кодекса; 3) работников-инвалидов,   при условии, что такая работа не запрещена им по медицинским показаниям,  в соответствии со статьей  226 Трудового кодекса.       Порядок направления работника в заграничную командировку аналогичен порядку   направления работника в командировку на территории Республики Казахстан. За исключением  увеличения видов командировочных  расходов. В частности,   при направлении работника в заграничную командировку  работнику компенсируются  расходы, связанные с оформлением въездной визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования.   2.   Оформление командировочного удостоверения.         После издания соответствующего приказа работник кадровой службы должен оформить и выдать на руки работнику командировочное удостоверение.       Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в командировке. В командировочном удостоверении указывается дата прибытия и выбытия работника. В случае  если работник командирован в несколько пунктов, в командировочном удостоверении указывается время прибытия и выбытия по каждому пункту командировки.  Командированный работник обязан проставлять отметки в каждом   пункте командировки.       Бывают такие ситуации, когда работник едет в командировку, что называется, «в никуда». Например, когда коммерческого директора отправляют в определенный регион с целью поиска новых партнеров. В этом случае в командировочном удостоверении  отметки и печати ставить некому, соответственно, и выдавать его нет смысла, а  время нахождения в командировке будет определяться по транспортным документам, что не противоречит статье  101 Налогового кодекса.     В командировочном удостоверении время прибытия и выбытия заверяется подписью ответственного работника и скрепляется печатями организации, в которую был прикомандирован  и откомандирован работник.      Дата выбытия в командировку определяется по дате фактического отправления работника транспортным средством, в таком же порядке  определяется и дата прибытия -  по дате въезда транспортного средства в город. По общему правилу отправление транспортного средства до 24 часов считается  днем командировки, а после 24 часов наступают новые сутки, соответственно, они считаются следующим днем командировки. Если приказ о командировке не выдается работ ...

Авторизуйтесь или купите полный доступ

вернуться назад
?
Не нашли нужный документ?
задать вопрос

Рубрика статей


–ейтинг@Mail.ru